Silent Disco organisieren: So gelingt die Planung

Bei einer Silent Disco entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf. Du brauchst einen klaren Zeitplan für Technik, Einlass, Kanäle, Getränke und Sicherheit. Beginne mit Ort, Datum und Budget, reserviere die Headsets frühzeitig und teste die komplette Anlage vor dem Veranstaltungstag. Besonders oft werden Ladezeit, Ersatzbatterien, Beschilderung und die Einweisung der Helfer zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Musikkonzept festlegen
2 Personen
4
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Silent-Disco-Ausrüstung reservieren
7
Catering und Getränke reservieren
8
Einladung gestalten
9
Einladungen verschicken
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
13
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
14
Musikdateien sammeln
2 Personen
15
Musikkanäle einteilen
2 Personen
16
Playlist testen
2 Personen
17
Besucherliste prüfen
18
Crew-Einteilung erstellen
19
Freiwillige einweisen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Besucherinformationen versenden
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Equipment abholen
2 Personen
25
Headsets aufladen
2 Personen
26
Batterien kontrollieren
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Location inspizieren
2 Personen
30
Fluchtwege freimachen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
33
Bar und Buffet aufbauen
3 Personen
34
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
37
Transmitter anschließen
2 Personen
38
Headsets synchronisieren
3 Personen
39
Audiokanäle testen
3 Personen
40
Check-in-Tisch vorbereiten
2 Personen
41
Crew-Briefing geben
8 Personen

Event

42
Registrierung öffnen
3 Personen
43
Headsets austeilen
3 Personen
44
Besucher begrüßen
2 Personen
45
Gebrauchsanweisungen geben
2 Personen
46
Musikprogramm starten
2 Personen
47
Lichtshow steuern
48
Tanzfläche betreuen
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke ausgeben
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Toilettenartikel auffüllen
56
Headsets zwischendurch überprüfen
2 Personen
57
Batterien ersetzen
2 Personen
58
Musikkanäle wechseln
2 Personen
59
Beleuchtung anpassen
60
Letzte Musikrunde ankündigen
61
Headsets einsammeln
4 Personen
62
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Headsets sortieren
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Buffet abbauen
3 Personen
67
Bar abbauen
3 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Beleuchtung abbauen
3 Personen
71
Boden und Oberflächen reinigen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
2 Personen
73
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
74
Fundsachen sammeln
2 Personen
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
77
Headsets vor der Rückgabe aufladen
2 Personen
78
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
80
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
81
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 8
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
BarunterlagenAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
TischdeckeAnz. 12
Check-in-TischAnz. 2

Ausstattung

Silentdisco-HeadsetsAnz. 110
SenderAnz. 3
MusikplayerAnz. 3
Kopfhörer-LadegeräteAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 120
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
Gaffa-TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
LaptopständerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
NeonarmbänderAnz. 120
NeonaufkleberAnz. 200
KanalschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
ChampagnergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierbretterAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Musikkonzept, drei mögliche Kanäle und den Ablauf fest. Plane für Soundcheck, Einlass und den Wechsel zwischen den Kanälen jeweils feste Zeitfenster ein.
Reserviere Headsets und Sender frühzeitig und prüfe die benötigte Anzahl anhand der Gästeliste. Lade alle Headsets vollständig und teste jedes Gerät spätestens am Vortag.
Richte den Check-in-Tisch so ein, dass Ausgabe und Rückgabe getrennt laufen. Halte Ersatzbatterien, Ladegeräte und eine Liste für beschädigte oder fehlende Headsets bereit.
Beschrifte die Musikkanäle gut sichtbar und verschicke die Besucherinformationen spätestens 48 Stunden vorher. Weise auf Einlasszeit, Rückgabe der Headsets und mögliche Ernährungswünsche hin.
Plane Kabelwege, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln vor dem Aufbau. Sichere Stolperstellen mit Gaffa-Tape oder Kabelbindern und bestimme eine Person für Erste Hilfe und Sicherheitsfragen.

Häufige Fragen

Wie viele Headsets brauche ich für eine Silent Disco?: Plane mindestens ein Headset pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen sind damit 84 bis 88 Headsets sinnvoll.
Wie lange vorher muss man eine Silent Disco buchen?: Reserviere Technik und Sender möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bei größeren Gruppen oder beliebten Terminen solltest du 3 Monate vorher anfragen.
Wie lange müssen Silent-Disco-Headsets laden?: Lade die Headsets vollständig am Vortag und prüfe die Laufzeit anschließend stichprobenartig. Plane für die Ausgabe und den Soundcheck mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein.
Wie viele Musikkanäle braucht eine Silent Disco?: Drei Kanäle bieten für die meisten Gruppen ausreichend Auswahl. Lege die Musikrichtungen vorher fest und teste jede Playlist mit dem Sender, bevor die Gäste eintreffen.

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