Zo organiseer je een schoolmusical

Begin met de datum, voorstellingstijden en zaal; die bepalen bijna alles wat daarna volgt. Maak vervolgens een begroting, ticketprijs en draaiboek voordat je rollen, crew en repetities vastlegt. Werk decor, kostuums, rekwisieten en techniek parallel uit, maar test muziek, microfoons, projector en licht ruim vóór de voorstelling. Vergeet ook de publiekskant niet: kaartverkoop, dieetwensen, route, programmaboekjes en garderobe moeten op tijd geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en voorstelling vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
2 personen
3
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
4
Begroting en ticketprijs bepalen
2 personen
5
Themaregels en draaiboek maken
2 personen
6
Cast en rollen definitief maken
3 personen
7
Crew en vrijwilligerstaken verdelen
3 personen
8
Repetitierooster opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
3 personen
10
Ticketverkoop openen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Programma en route delen
2 personen
14
Affiches ophangen
3 personen
15
Decorontwerp uitwerken
3 personen
16
Kostuums inventariseren
3 personen
17
Kostuums passen en labelen
4 personen
18
Rekwisieten verzamelen
3 personen
19
Decoronderdelen maken
5 personen
20
Programmaboekjes vormgeven
2 personen
21
Programmaboekjes printen
2 personen
22
Reserveringen bevestigen
2 personen
23
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
24
Techniekplan controleren
3 personen
25
Muziek en geluidsbestanden testen
2 personen
26
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
27
Publieksindeling maken
2 personen
28
Kaartverkoop en gastenlijst sluiten
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Decor en materialen klaarzetten
4 personen

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Laad- en losruimte vrijhouden
2 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
35
Podium en decor opbouwen
6 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
37
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Muziek en cues testen
2 personen
40
Kostuums klaarleggen
3 personen
41
Rekwisieten per scène klaarzetten
3 personen
42
Grime en schminktafel inrichten
3 personen
43
Cast ontvangen
2 personen
44
Cast omkleden
4 personen
45
Cast schminken
4 personen
46
Doorloop met techniek uitvoeren
8 personen
47
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
48
Entreebalie inrichten
2 personen
49
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
50
Publiek ontvangen
4 personen
51
Tickets controleren
3 personen
52
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
53
Dranken en hapjes serveren
4 personen
54
Voorstelling starten
3 personen
55
Licht en geluid bedienen
3 personen
56
Rekwisieten wisselen
3 personen
57
Cast begeleiden bij verkledingen
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Pauze verzorgen
5 personen
60
Voorstelling afsluiten
3 personen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
63
Kassa afsluiten
2 personen
64
Cast uitchecken
2 personen

Nazorg

65
Decor afbreken
5 personen
66
Techniek uitschakelen
3 personen
67
Kostuums verzamelen
3 personen
68
Rekwisieten inpakken
3 personen
69
Servies en glazen afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Locatie afsluiten
2 personen
75
Materialen terugbrengen
3 personen
76
Geleende kostuums retourneren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Overgebleven catering opruimen
2 personen
79
Kassa en betalingen verwerken
2 personen
80
Foto- en videomateriaal archiveren
2 personen
81
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 250
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 8
Podiummodulesaantal 12
Krukkenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Projector
Projectiescherm

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Kostuumhoezenaantal 50
Kledinglabelsaantal 60
Make-upspiegelsaantal 4
Grimekwastenaantal 12
Make-upbakjesaantal 12
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Touwaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Naambadgesaantal 40
Wegwijzerbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal zodra de datum vaststaat en controleer direct de capaciteit, beschikbare podiumruimte, stroompunten en regels voor verzekeringen en vergunningen. Zo voorkom je dat decor- of techniekplannen later niet passen.
Open de ticketverkoop pas nadat de begroting en ticketprijs zijn vastgesteld. Plan daarnaast een uiterste datum voor reserveringen en verzamel dieetwensen minstens 7 dagen vóór de voorstelling.
Maak naast het repetitierooster een apart techniekplan. Test muziekbestanden, luidsprekers, het mengpaneel, draadloze microfoons, HDMI-kabels en de projector tijdens een volledige doorloop, niet alleen op de ochtend zelf.
Label kostuums per speler en leg rekwisieten per scène klaar. Een eenvoudige scène-indeling voorkomt dat kledingrekken, decoronderdelen of kleine rekwisieten tijdens een snelle wissel zoekraken.
Plan de publieksstroom vóór de laatste week: plaats garderoberekken en afzetpalen, bepaal waar stoelen en klaptafels komen en wijs iemand aan voor ontvangst. Deel programma en route uiterlijk 3 dagen vooraf met bezoekers en vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vóór de voorstelling met datum, zaal, begroting en rollen. Reserveer techniek, catering en drukwerk uiterlijk 4 weken vooraf, omdat last-minute wijzigingen daar snel problemen geven.
Wanneer moet je kaartjes voor een schoolmusical verkopen?: Open de ticketverkoop ongeveer 6 weken vóór de voorstelling, zodra datum, tijden en ticketprijs vaststaan. Sluit reserveringen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je catering, stoelen en programmaboekjes kunt afstemmen.
Wanneer test je de techniek voor een schoolmusical?: Doe een eerste test 2 weken vooraf en plan uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling een volledige doorloop met muziek, microfoons, licht en projector. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.
Hoeveel programmaboekjes moet je drukken voor een schoolmusical?: Druk het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent reserve. Bevestig het aantal uiterlijk 7 dagen vooraf, wanneer de reserveringen redelijk stabiel zijn en wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.