Organiser une comédie musicale scolaire, étape par étape

Une comédie musicale scolaire se prépare d’abord comme un projet de production, puis comme un spectacle. Commencez par fixer la date, la durée et le lieu avant de distribuer les rôles ou d’ouvrir la billetterie. Prévoyez ensuite un calendrier de répétitions, une équipe clairement répartie et un suivi séparé pour les costumes, le décor et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les besoins alimentaires, les fichiers audio et les essais de costumes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la représentation
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
3
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
4
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
5
Créer les règles thématiques et le déroulé
2 personnes
6
Finaliser la distribution des rôles
3 personnes
7
Répartir les tâches de l’équipe et des bénévoles
3 personnes
8
Établir le planning des répétitions
2 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Ouvrir la billetterie
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Partager le programme en route
2 personnes
14
Accrocher les affiches
3 personnes
15
Élaborer le design du décor
3 personnes
16
Inventorier les costumes
3 personnes
17
Essayer et étiqueter les costumes
4 personnes
18
Rassembler les accessoires
3 personnes
19
Fabriquer les éléments de décor
5 personnes
20
Mettre en page les programmes
2 personnes
21
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
22
Confirmer les réservations
2 personnes
23
Réserver le catering et les courses
2 personnes
24
Vérifier le plan technique
3 personnes
25
Tester la musique et les fichiers audio
2 personnes
26
Dégager les sorties de secours
2 personnes
27
Répartir le public
2 personnes
28
Clôturer la billetterie et la liste d’invités
2 personnes
29
Faire les courses
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer la décoration et le matériel
4 personnes

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Maintenir dégagée la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
5 personnes
35
Monter la scène et le décor
6 personnes
36
Raccorder le matériel audio
3 personnes
37
Installer l’éclairage
3 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester la musique et les cues
2 personnes
40
Préparer les costumes
3 personnes
41
Préparer les accessoires par scène
3 personnes
42
Aménager l’espace maquillage et grimage
3 personnes
43
Accueillir la distribution
2 personnes
44
Habiller le casting
4 personnes
45
Maquiller la distribution
4 personnes
46
Effectuer une répétition avec la technique
8 personnes
47
Préparer les boissons de pause
2 personnes
48
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
49
Préparer les livrets de programme
2 personnes
50
Accueillir le public
4 personnes
51
Vérifier les billets
3 personnes
52
Guider le public vers les places assises
3 personnes
53
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
54
Lancer le spectacle
3 personnes
55
Gérer la lumière et le son
3 personnes
56
Changer les accessoires
3 personnes
57
Accompagner les acteurs dans les déguisements
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Assurer la pause
5 personnes
60
Clore la représentation
3 personnes
61
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Faire le check-out de la troupe
2 personnes

Suivi

65
Démonter le décor
5 personnes
66
Éteindre la technique
3 personnes
67
Rassembler les costumes
3 personnes
68
Emballer les accessoires
3 personnes
69
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rapporter le matériel
3 personnes
76
Retourner les costumes empruntés
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
79
Encaisser et traiter les paiements
2 personnes
80
Archiver les photos et les vidéos
2 personnes
81
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 250
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 8
Modules de podiumqté 12
Tabouretsqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Projecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 20
Housses de costumesqté 50
Étiquettes de vêtementsqté 60
Miroirs de maquillageqté 4
Pinceaux de maquillageqté 12
Boîtes de maquillageqté 12
Serviettesqté 12

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Nappesqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 8
Cordeqté 2
Serre-câblesqté 100
Badges nominatifsqté 40
Panneaux directionnelsqté 8
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la représentation avant toute communication : prévoyez au moins une date de repli et vérifiez les assurances ainsi que les autorisations nécessaires.
Construisez le planning des répétitions à rebours du spectacle. Gardez une répétition complète avec costumes, décor, musique, microphones et éclairage avant la représentation publique.
Finalisez la distribution des rôles avant d’imprimer le programme. Étiquetez chaque costume après essayage et notez les accessoires manquants pour éviter les changements de dernière minute.
Ouvrez la billetterie seulement quand la capacité de la salle, le prix et les modalités d’inscription sont définis. Demandez les besoins alimentaires au moment de la réservation, pas le jour de l’accueil.
Faites un test technique sur place avec l’ordinateur, les fichiers audio, la table de mixage, les câbles et les projecteurs. Prévoyez une solution de secours pour la musique et une personne responsable en coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une comédie musicale scolaire ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une petite production, et davantage si le décor ou les costumes sont fabriqués. Réservez la salle et fixez la date avant de lancer les répétitions.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’une comédie musicale scolaire ?: Ouvrez-la généralement 3 à 4 semaines avant la représentation, une fois la capacité de la salle, le prix et le déroulé confirmés. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour traiter les réservations et les besoins alimentaires.
Combien de répétitions faut-il prévoir ?: Comptez au moins 10 à 15 répétitions, dont une répétition technique complète et une répétition générale avec costumes. Ajoutez une séance si les changements de décor ou de costumes prennent plus de temps que prévu.
Quand tester le son et les fichiers audio ?: Testez le son au moins 7 jours avant, puis refaites un contrôle dans la salle le jour précédent. Vérifiez chaque fichier, microphone, câble et enceinte avec la personne qui pilotera la régie.

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