Ein Schulmusical Schritt für Schritt organisieren

Ein Schulmusical gelingt, wenn du zuerst Termin, Saal und Budget festlegst und danach Rollen, Proben und Crew organisierst. Plane Technik, Kostüme, Requisiten und Programmhefte nicht erst kurz vor der Aufführung: Tests und Anproben brauchen eigene Termine. Auch Ticketverkauf, Reservierungen, Ernährungswünsche und der Ablauf für das Publikum sollten früh geklärt sein. So bleibt in der letzten Woche Zeit für eine vollständige Probe statt für fehlende Kabel oder ungeklärte Aufgaben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Aufführung festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
4
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
5
Themeregeln und Ablaufplan erstellen
2 Personen
6
Besetzung und Rollen finalisieren
3 Personen
7
Crew- und Freiwilligenaufgaben verteilen
3 Personen
8
Probenplan erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
3 Personen
10
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Programm und Route teilen
2 Personen
14
Plakate aufhängen
3 Personen
15
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
16
Kostüme inventarisieren
3 Personen
17
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
18
Requisiten sammeln
3 Personen
19
Dekorteile herstellen
5 Personen
20
Programmhefte gestalten
2 Personen
21
Programmhefte drucken
2 Personen
22
Reservierungen bestätigen
2 Personen
23
Catering und Einkäufe reservieren
2 Personen
24
Technikplan prüfen
3 Personen
25
Musik- und Audiodateien testen
2 Personen
26
Notausgänge freihalten
2 Personen
27
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
28
Kartenverkauf und Gästeliste schließen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Dekoration und Materialien aufstellen
4 Personen

Event

32
Location öffnen
2 Personen
33
Lade- und Entladebereich freihalten
2 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
35
Bühne und Dekor aufbauen
6 Personen
36
Tontechnik anschließen
3 Personen
37
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Musik und Cues testen
2 Personen
40
Kostüme bereitlegen
3 Personen
41
Requisiten pro Szene bereitstellen
3 Personen
42
Schmink- und Maskenstation einrichten
3 Personen
43
Cast empfangen
2 Personen
44
Cast umkleiden
4 Personen
45
Cast schminken
4 Personen
46
Technik-Durchlauf durchführen
8 Personen
47
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
48
Eingangstresen einrichten
2 Personen
49
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
50
Publikum empfangen
4 Personen
51
Tickets kontrollieren
3 Personen
52
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
53
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
54
Vorstellung starten
3 Personen
55
Licht und Ton bedienen
3 Personen
56
Requisiten austauschen
3 Personen
57
Cast bei den Kostümwechseln begleiten
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Pause organisieren
5 Personen
60
Vorstellung beenden
3 Personen
61
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
62
Fundsachen sammeln
2 Personen
63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Cast auschecken
2 Personen

Nachbereitung

65
Deko abbauen
5 Personen
66
Technik ausschalten
3 Personen
67
Kostüme einsammeln
3 Personen
68
Requisiten einpacken
3 Personen
69
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Materialien zurückbringen
3 Personen
76
Geliehene Kostüme zurückgeben
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
79
Kasse und Zahlungen abwickeln
2 Personen
80
Foto- und Videomaterial archivieren
2 Personen
81
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 250
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
HockerAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 20
Projektor
Projektionsleinwand

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KostümhüllenAnz. 50
KleideretikettenAnz. 60
Make-up-SpiegelAnz. 4
Make-up-PinselAnz. 12
Make-upbehälterAnz. 12
HandtücherAnz. 12

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 12
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 8
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
NamensschilderAnz. 40
Wegweiser-SchilderAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Aufführungszeiten und Saal zuerst fest. Reserviere den Raum erst endgültig, wenn du geprüft hast, ob Bühne, Sitzplätze, Garderobe und Technik dort tatsächlich ausreichen.
Finalisiere die Besetzung, bevor du den Probenplan erstellst. Teile anschließend jeder Person aus Crew und Helferkreis eine konkrete Aufgabe mit; offene Zuständigkeiten führen am Aufführungstag besonders schnell zu Verzögerungen.
Plane einen Techniktest spätestens 7 Tage vor der Aufführung. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, HDMI- und Audiokabel sowie Projektor und Beleuchtung mit den echten Musik- und Audiodateien.
Inventarisiere Kostüme und Requisiten mindestens 2 Wochen vorher. Kostüme sollten anprobiert und beschriftet werden; fehlende Dekorteile oder Gegenstände lassen sich kurz vor der Aufführung meist nicht mehr zuverlässig ersetzen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplan, Preis und Ablauf feststehen. Erfasse Reservierungen und Ernährungswünsche laufend und bestätige sie spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Sitzplätze passend vorbereitet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulmusical organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vor der Aufführung mit Termin, Saal und Budget. Rollen, Proben, Technik und Kostüme brauchen danach mehrere getrennte Planungsschritte.
Wie viele Proben braucht ein Schulmusical?: Plane für ein kurzes Schulmusical mindestens 8 bis 12 Proben ein, zusätzlich eine technische Durchlaufprobe. Die vollständige Probe mit Kostümen und Requisiten sollte spätestens 3 bis 5 Tage vor der Aufführung stattfinden.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Schulmusical starten?: Öffne den Verkauf etwa 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung. Schließe Reservierungen und Änderungen spätestens 3 Tage vorher, damit Sitzplan, Programmhefte und Catering feststehen.
Was muss man bei der Technik eines Schulmusicals testen?: Teste mindestens 7 Tage vorher Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musikdateien, Projektor, HDMI- und Audiokabel sowie die Beleuchtung. Halte außerdem Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Batterielampen für den Aufführungstag bereit.

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