Zo organiseer je een schoolkerstmarkt

Begin met de datum, openingstijden en het doel van de schoolkerstmarkt. Open daarna de aanmelding voor kraamhouders en vrijwilligers, zodat je tijdig weet hoeveel kramen en helpers je hebt. Werk vervolgens de kraamindeling, plattegrond, catering en het programma uit. Controleer vóór de markt de vergunningen, brandveiligheid, verkeersroute en EHBO. Plan de opbouw niet op het laatste moment: partytenten, marktkramen, tafels, stroompunten en bewegwijzering moeten al klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
3 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Kraamhouders benaderen
3 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
3 personen
8
Kraamindeling maken
2 personen
9
Plattegrond maken
2 personen
10
Leveranciers bevestigen
2 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Vergunningen controleren
13
Brandveiligheid controleren
2 personen
14
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
15
Verkeersroute bepalen
2 personen
16
Parkeerinformatie maken
17
Programma samenstellen
2 personen
18
Muziekprogramma voorbereiden
2 personen
19
Promotie ophangen
3 personen
20
Socialmediaberichten plaatsen
21
Kraamlabels afdrukken
2 personen
22
Prijskaartjes afdrukken
2 personen
23
Routebordjes voorbereiden
2 personen
24
Kerstknutselwerk voorbereiden
4 personen
25
Lootjes en prijzen klaarleggen
2 personen
26
Boodschappen doen
4 personen
27
Dranken koelen
3 personen
28
Houdbare producten klaarzetten
3 personen
29
Verse ingrediënten controleren
2 personen
30
Kassa's en wisselgeld voorbereiden
3 personen
31
Vrijwilligersbriefing geven
4 personen
32
Terrein controleren
3 personen
33
Tenten opbouwen
6 personen
34
Tafels opstellen
6 personen
35
Stoelen plaatsen
4 personen
36
Verlichting ophangen
4 personen
37
Versiering ophangen
5 personen
38
Stroompunten aansluiten
3 personen
39
Kramen inrichten
10 personen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Warme hapjes voorbereiden
5 personen
42
Kassa's installeren
3 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
44
Toiletten controleren
2 personen
45
Muziek testen
2 personen

Event

46
Opening aankondigen
2 personen
47
Entree bemannen
3 personen
48
Kassa bemannen
4 personen
49
Koffie en thee serveren
4 personen
50
Warme chocolademelk serveren
3 personen
51
Warme hapjes serveren
5 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Servies verzamelen
3 personen
54
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
55
Muziek verzorgen
2 personen
56
Rondgang van de kerstman
3 personen
57
Loterijbriefjes verkopen
2 personen
58
Loterijtrekking uitvoeren
3 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Looppaden vrijhouden
2 personen
61
Eindtijd omroepen

Nazorg

62
Kassa's afsluiten
3 personen
63
Kramen leeghalen
8 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
65
Verlichting uitschakelen
3 personen
66
Tenten afbreken
6 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
6 personen
69
Afval afvoeren
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
74
Restanten veilig opbergen
2 personen
75
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Krukjesaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 120
Mokkenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Papieren bordenaantal 250
Herbruikbaar bestekaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 12
Waterkaraffenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Contactgrillsaantal 2
Koelboxenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Tafellopersaantal 24
Kraamdoekenaantal 18
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 30
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmelding voor kraamhouders uiterlijk twee weken voor de markt. Dan kun je dieetwensen verwerken, kraamlabels en prijskaartjes afdrukken en een definitieve plattegrond maken.
Maak per vrijwilliger een dienst van ongeveer twee uur en plan daarnaast minstens twee mensen als reserve. Vooral bij de koffie- en soepuitgifte vallen gaten zodra de bezoekersstroom toeneemt.
Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en warmhoudbakken op een aparte cateringplattegrond. Controleer vooraf hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en houd looproutes vrij.
Geef elke kraam een nummer en plaats het nummer op een kraamlabel, de plattegrond en een routebordje. Zo hoeven bezoekers niet bij de organisatie te vragen waar een specifieke kraam staat.
Leg lootjes, prijzen en kerstknutselwerk uiterlijk de avond ervoor per onderdeel klaar. Bewaar kleine materialen en prijzen in gelabelde dozen, zodat vrijwilligers tijdens de markt niet hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een schoolkerstmarkt?: Begin minimaal acht weken van tevoren met datum, tijden en de eerste communicatie. Open de aanmeldingen uiterlijk zes weken vooraf en leg de indeling, vrijwilligers en leveranciers twee weken voor de markt vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolkerstmarkt?: Reken op minimaal één vrijwilliger per kraam of activiteit per dienst, plus twee mensen voor ontvangst en coördinatie. Werk met diensten van ongeveer twee uur en plan ten minste twee reservevrijwilligers.
Wanneer maak je de plattegrond van een schoolkerstmarkt?: Maak een voorlopige plattegrond zodra je de eerste kraamhouders hebt, meestal vier weken vooraf. Zet de definitieve indeling uiterlijk één week voor de markt vast, nadat stroom, brandveiligheid en looproutes zijn gecontroleerd.
Wat moet je regelen voor de veiligheid op een schoolkerstmarkt?: Controleer minimaal twee weken vooraf vergunningen, brandveiligheid, EHBO en de verkeersroute. Houd tijdens de opbouw vluchtroutes vrij, werk kabels veilig weg en wijs één EHBO-verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.