Organiser un marché de Noël d’école, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires et le format du marché avant de contacter les exposants. Les inscriptions des familles, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent ensuite être centralisés dans un même formulaire. Prévoyez le plan des stands, la circulation, le stationnement et les autorisations avant de réserver le matériel. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, imprimer la signalétique et vérifier que chaque poste a un responsable.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2 personnes
2
Envoyer les invitations
3 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Contacter les exposants
3 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Répartir les bénévoles
3 personnes
8
Établir la répartition des stands
2 personnes
9
Créer le plan
2 personnes
10
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Vérifier les autorisations
13
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
14
Désigner le responsable des premiers secours
15
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
16
Créer les informations de stationnement
17
Établir le programme
2 personnes
18
Préparer le programme musical
2 personnes
19
Afficher la promotion
3 personnes
20
Publier des messages sur les réseaux sociaux
21
Imprimer les étiquettes des stands
2 personnes
22
Imprimer les étiquettes de prix
2 personnes
23
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
24
Préparer l’activité manuelle de Noël
4 personnes
25
Préparer les billets et les prix
2 personnes
26
Faire les courses
4 personnes
27
Refroidir les boissons
3 personnes
28
Préparer les produits non périssables
3 personnes
29
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
30
Préparer les caisses et la monnaie
3 personnes
31
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
32
Contrôler le site
3 personnes
33
Monter les tentes
6 personnes
34
Installer les tables
6 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer l'éclairage
4 personnes
37
Suspendre la décoration
5 personnes
38
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
39
Aménager les stands
10 personnes
40
Mettre en place le point café
3 personnes
41
Préparer des bouchées chaudes
5 personnes
42
Installer les caisses
3 personnes
43
Installer la signalisation
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Tester la musique
2 personnes

Événement

46
Annoncer l'ouverture
2 personnes
47
Tenir l'entrée
3 personnes
48
Tenir la caisse
4 personnes
49
Servir le café et le thé
4 personnes
50
Servir du chocolat chaud
3 personnes
51
Servir les amuse-bouches chauds
5 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Rassembler la vaisselle
3 personnes
54
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
55
Fournir la musique
2 personnes
56
Parade du Père Noël
3 personnes
57
Vendre des billets de loterie
2 personnes
58
Organiser le tirage de la loterie
3 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Dégager les allées
2 personnes
61
Annoncer l'heure de fin

Suivi

62
Fermer les caisses
3 personnes
63
Démonter les stands
8 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
65
Éteindre l’éclairage
3 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
6 personnes
69
Évacuer les déchets
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Trier les objets trouvés
2 personnes
74
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 120
Tassesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Assiettes en papierqté 250
Couverts réutilisablesqté 200
Louchesqté 12
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 12
Carafes d'eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Marmites à soupeqté 3
Grills de contactqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 24
Draps de standqté 18
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 30
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date et les horaires sont publiés. Demandez dans le même formulaire les disponibilités des bénévoles et les besoins alimentaires afin d’éviter plusieurs relances.
Dessinez le plan avant de confirmer l’installation. Placez les stands de marché et les tables pliantes sans bloquer les issues, puis indiquez clairement l’itinéraire de circulation et le stationnement.
Réservez tôt les tentes, les tables, les chaises et le matériel de boisson chaude. Pour le service, vérifiez séparément le nombre de machines à café, bouilloires, thermos, tasses et verres nécessaires.
Désignez un responsable pour les premiers secours et vérifiez la sécurité incendie avant le jour du marché. Gardez les rallonges et multiprises sur un circuit identifié, sans câbles dans les passages.
Préparez la signalétique au moins quelques jours avant l’ouverture : étiquettes des stands, étiquettes de prix, panneaux d’itinéraire et programme. Testez aussi les haut-parleurs et le microphone avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d’école ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les exposants, les fournisseurs, les autorisations et le matériel peuvent demander plusieurs confirmations, surtout pendant la période de Noël.
Comment répartir les bénévoles pour un marché de Noël ?: Préparez une répartition par créneaux d’au moins 2 heures et prévoyez un responsable pour chaque zone. Gardez 2 à 3 bénévoles disponibles pour l’accueil, les imprévus et les pauses.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demandez une réponse 4 à 6 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, d’établir le plan des stands et d’imprimer les étiquettes.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël d’école ?: La veille, contrôlez les réservations, les autorisations, la sécurité incendie, le plan de circulation et la signalétique. Faites également un test de 15 minutes du microphone et des haut-parleurs, puis vérifiez que les boissons et la vaisselle sont bien disponibles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.