Cómo organizar un mercado navideño escolar sin improvisar

Un mercado navideño escolar reúne puestos, familias, actividades y comida en un espacio que debe funcionar con precisión. Empieza por fijar la fecha y el horario, y después construye el plan alrededor de las inscripciones, los proveedores y la distribución del recinto. La mayor parte de los problemas aparece cuando se dejan para el final los permisos, la electricidad, la circulación o los voluntarios. Trabajar por fases te permite llegar al montaje con cada puesto, cartel y responsable confirmado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios
2 personas
2
Enviar invitaciones
3 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Contactar a los puestos
3 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
7
Asignar voluntarios
3 personas
8
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
9
Hacer el plano
2 personas
10
Confirmar proveedores
2 personas
11
Hacer reservas
2 personas
12
Comprobar permisos
13
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
14
Asignar al responsable de primeros auxilios
15
Determinar la ruta del tráfico
2 personas
16
Crear información de aparcamiento
17
Elaborar el programa
2 personas
18
Preparar el programa musical
2 personas
19
Colocar la promoción
3 personas
20
Publicar mensajes en redes sociales
21
Imprimir etiquetas para los puestos
2 personas
22
Imprimir etiquetas de precios
2 personas
23
Preparar los carteles de ruta
2 personas
24
Preparar manualidades navideñas
4 personas
25
Dejar listas las papeletas y los premios
2 personas
26
Hacer la compra
4 personas
27
Enfriar bebidas
3 personas
28
Preparar productos no perecederos
3 personas
29
Comprobar los ingredientes frescos
2 personas
30
Preparar las cajas registradoras y el cambio
3 personas
31
Dar la charla a los voluntarios
4 personas
32
Inspeccionar el recinto
3 personas
33
Montar tiendas
6 personas
34
Montar mesas
6 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Colgar la iluminación
4 personas
37
Colgar la decoración
5 personas
38
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
39
Montar los puestos
10 personas
40
Montar el punto de café
3 personas
41
Preparar aperitivos calientes
5 personas
42
Instalar las cajas registradoras
3 personas
43
Colocar la señalización
3 personas
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Probar la música
2 personas

Evento

46
Anunciar la apertura
2 personas
47
Atender la entrada
3 personas
48
Atender la caja
4 personas
49
Servir café y té
4 personas
50
Servir chocolate caliente
3 personas
51
Servir aperitivos calientes
5 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Recoger la vajilla
3 personas
54
Coordinar la actividad de manualidades
4 personas
55
Proporcionar la música
2 personas
56
Recorrido de Papá Noel
3 personas
57
Vender boletos de la lotería
2 personas
58
Realizar el sorteo
3 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Mantener despejados los pasillos
2 personas
61
Anunciar la hora de cierre

Seguimiento

62
Cerrar las cajas
3 personas
63
Desmontar los puestos
8 personas
64
Recoger mesas y sillas
6 personas
65
Apagar la iluminación
3 personas
66
Desmontar las tiendas
6 personas
67
Lavar la vajilla
4 personas
68
Limpiar el lugar
6 personas
69
Retirar los residuos
3 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
3 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
74
Guardar los restos de forma segura
2 personas
75
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Taburetescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 120
Tazascant. 100
Platos de postrecant. 100
Platos de papelcant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 200
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 10
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 12
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Ollas para sopacant. 3
Parrillas de contactocant. 2
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 3
Cajas registradorascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillo de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Pinzas de cocinacant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 24
Manteles para puestoscant. 18
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Lámparas LEDcant. 30
Farolescant. 12
Bateríascant. 40

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y los horarios antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 3 semanas para que los puestos confirmen su participación y para recoger preferencias dietéticas de quienes ofrecerán comida.
Cierra la distribución de los puestos antes de preparar el plano. Reserva las zonas de paso, coloca los puestos de comida cerca de las mesas y evita que los cables de las máquinas de café, altavoces o parrillas crucen las rutas principales.
Asigna los voluntarios por turnos de 2 horas, con una persona responsable de primeros auxilios durante todo el horario de apertura. No dependas de una lista general: cada tarea debe tener un nombre y un horario.
Comprueba los permisos y la seguridad contra incendios como mínimo 2 semanas antes. En ese momento confirma también las reservas de carpas, puestos, mesas, sillas, termos, ollas para sopa y equipos eléctricos.
Prepara el programa, las etiquetas de precios, las etiquetas de los puestos y los carteles de ruta al menos 3 días antes. Deja listas las papeletas y los premios, y prueba el micrófono y los altavoces antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño escolar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Las primeras 2 semanas sirven para publicar horarios, abrir inscripciones y contactar con los puestos; reserva las últimas 2 semanas para permisos, plano, voluntarios y comprobaciones técnicas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño escolar?: Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto activo y añade 2 personas para información, circulación y cambios de turno. Para un mercado de 10 puestos, prepara una lista de 12 a 14 personas por turno de 2 horas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para asignar espacios, imprimir etiquetas, confirmar necesidades eléctricas y recoger cualquier preferencia dietética pendiente.
¿Qué se suele olvidar en un mercado navideño escolar?: Lo que más se retrasa son los permisos, los alargadores y regletas, la señalización del aparcamiento y la persona responsable de primeros auxilios. Compruébalos 2 semanas antes y haz una prueba de sonido y electricidad al menos 1 día antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.