Zo organiseer je een schoolfeest zonder last-minute stress

Begin een schoolfeest niet met versiering of muziek, maar met datum, locatie, budget en een haalbaar programma. Leg daarna vast hoeveel leerlingen en begeleiders komen, zodat je entree, catering, zitplaatsen en vrijwilligers kunt plannen. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en deel het programma tijdig met de school. Test techniek en regel sleutels, toegang en presentielijsten vóór de feestdag; juist die praktische zaken worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Feestprogramma vaststellen
3 personen
3
Budget en entree bepalen
2 personen
4
Reserveringen maken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Programma met school delen
2 personen
11
Muziek afspeellijst maken
2 personen
12
Spelactiviteiten voorbereiden
3 personen
13
Decoratie controleren
2 personen
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Etiketten en bewegwijzering maken
2 personen
20
Presentielijst afdrukken
21
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
22
Contactlijst vrijwilligers printen
23
Weersverwachting controleren
24
Sleutels en toegang regelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimtes controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
30
Drankenstation inrichten
2 personen
31
Spelstations opbouwen
4 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
34
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
35
Microfoon testen
2 personen
36
Verlichting aansluiten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
39
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Toiletten controleren
2 personen
43
Entreebalie inrichten
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Entree registreren
2 personen
47
Programma toelichten
48
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet bijvullen
3 personen
53
Wedstrijden begeleiden
4 personen
54
Muziek verzorgen
2 personen
55
Optredens aankondigen
56
Optredens begeleiden
3 personen
57
Warm eten uitserveren
5 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Tafels tussentijds opruimen
3 personen
60
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
61
Afval tussentijds legen
2 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Dranken veilig opbergen
2 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
4 personen
72
Keuken schoonmaken
3 personen
73
Zalen schoonmaken
4 personen
74
Toiletten schoonmaken
2 personen
75
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
76
Voorraad tellen
2 personen
77
Materialen terugbrengen
3 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Kleedtafelsaantal 2
Terrasbankenaantal 4

Servies

Bordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 16
Dienbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbladenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenpapierrollenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 4
Slingersaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Confettiaantal 10
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Naamkaartjesaantal 180
Fotowanddoek

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 4
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Touwtrektouw
Spelkaartenaantal 6
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Waarschuwingsbordjesaantal 6

Papierwaren

Inschrijfformulierenaantal 200
Programmafoldersaantal 200
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
A4-papieraantal 500
Plaknotitiesaantal 6
Prijslijstenaantal 8
Scoreformulierenaantal 50
Polsbandjesaantal 200
Kassabonnenboekjesaantal 4

Tips

Plan de volgorde in vier blokken: eerst datum en locatie, daarna budget en programma, vervolgens uitnodigingen en aanmeldingen, en pas daarna boodschappen en aankleding. Zo koop je geen catering voor een onbekend aantal gasten.
Sluit de aanmeldingen vijf tot zeven dagen voor het schoolfeest en verwerk direct dieetwensen en vrijwilligerstaken. Print daarna de presentielijst en contactlijst, zodat je bij binnenkomst niet op losse telefoons of berichten hoeft te zoeken.
Test muziek, microfoon, verlichting en andere techniek uiterlijk één dag vooraf op de echte locatie. Controleer ook of sleutels, toegang en een aanspreekpunt voor openen geregeld zijn; zonder die stap kan een goed programma niet starten.
Maak de cateringindeling per moment: zet houdbare voorraad eerder klaar, koel dranken op tijd en reserveer aparte ruimte voor borden, glazen, bestek en serveermateriaal. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en pas de rest aan op de aanmeldingen.
Plan op de feestdag een korte controle vóór opening: weersverwachting, tafels en stoelen, bewegwijzering, kassa en wisselgeld, decoratie en activiteiten. Laat minimaal 30 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst van de eerste gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolfeest organiseren?: Begin minimaal zes weken van tevoren met datum, locatie, budget en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen vijf tot zeven dagen voor het feest.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een schoolfeest versturen?: Stuur ze bij voorkeur vier weken voor het schoolfeest, zodat gezinnen tijd hebben om te reageren en dieetwensen door te geven. Plan een herinnering zeven dagen vóór de uiterste aanmelddatum.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolfeest?: Verdeel de begeleiding over ontvangst, catering, activiteiten, techniek en afsluiting. Plan per vaste taak minimaal één verantwoordelijke en voeg bij grotere groepen een tweede persoon toe; maak de indeling uiterlijk één week vooraf.
Wat moet je de dag voor een schoolfeest controleren?: Test alle techniek, koel de dranken, zet houdbare voorraad klaar en controleer decoratie, bewegwijzering en activiteiten. Leg ook presentielijst, wisselgeld, contactlijst en sleutels klaar, zodat de opening op de dag zelf hooguit 30 minuten voorbereiding vraagt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.