Ein Schulfest Schritt für Schritt organisieren

Ein Schulfest gelingt, wenn zuerst Rahmen, Programm und Budget feststehen und danach Helfer, Anmeldungen und Verpflegung folgen. Plane die wichtigsten Reservierungen und Einladungen mehrere Wochen vorher, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch verarbeitet werden können. In den letzten Tagen geht es vor allem um Einkauf, Technik, Beschilderung und Zugang. Am Veranstaltungstag braucht jede Aufgabe eine verantwortliche Person und einen festen Zeitpunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Festprogramm festlegen
3 Personen
3
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Programm mit der Schule teilen
2 Personen
11
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
12
Spielaktivitäten vorbereiten
3 Personen
13
Dekoration überprüfen
2 Personen
14
Technik testen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
19
Etiketten und Wegweiser erstellen
2 Personen
20
Anwesenheitsliste drucken
21
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
22
Kontaktliste der Freiwilligen ausdrucken
23
Wettervorhersage prüfen
24
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Räume kontrollieren
2 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
30
Getränkestation einrichten
2 Personen
31
Spielstationen aufbauen
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
4 Personen
33
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
34
Tonanlage aufstellen
2 Personen
35
Mikrofon testen
2 Personen
36
Beleuchtung anschließen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Brötchen und Belag bereitstellen
3 Personen
39
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Eingangstresen einrichten
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

45
Besucher empfangen
4 Personen
46
Einlass registrieren
2 Personen
47
Programm vorstellen
48
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet nachfüllen
3 Personen
53
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
54
Musik organisieren
2 Personen
55
Auftritte ankündigen
56
Auftritte betreuen
3 Personen
57
Warmes Essen servieren
5 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Tische zwischendurch aufräumen
3 Personen
60
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
61
Müll zwischendurch leeren
2 Personen
62
Letzte Runde ankündigen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
66
Getränke sicher verstauen
2 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Spielmaterial sammeln
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
4 Personen
72
Küche reinigen
3 Personen
73
Räume reinigen
4 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
2 Personen
76
Bestände zählen
2 Personen
77
Materialien zurückbringen
3 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
80
Fundsachen melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
TerrassenbänkeAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
TablettsAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Köche-SchürzenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenpapierrollenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 4
GirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
KonfettiAnz. 10
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
NamensschilderAnz. 180
Fotowand-Stoff

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Sportmaterial

KegelAnz. 30
SoftbälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpringseileAnz. 8
Tauziehseil
SpielkartenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
WarnschilderAnz. 6

Papierwaren

AnmeldeformulareAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 200
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
A4-PapierAnz. 500
HaftnotizenAnz. 6
PreislisteAnz. 8
WertungsbögenAnz. 50
ArmbänderAnz. 200
KassenbonhefteAnz. 4

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort, Programm und Eintritt fest. Teile das fertige Programm anschließend mit der Schule, bevor du Einladungen verschickst, damit Eltern mit verlässlichen Uhrzeiten planen können.
Plane die Helfer nicht nur nach Bereichen, sondern nach Schichten. Drucke die Kontaktliste aus und kläre spätestens eine Woche vorher, wer beim Aufbau, am Einlass, am Buffet und beim Abbau ansprechbar ist.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche getrennt voneinander. Eine ausgedruckte Anwesenheitsliste und gekennzeichnete Speisen verhindern, dass am Buffet am Veranstaltungstag lange nach Informationen gesucht wird.
Kaufe haltbare Vorräte früh, verderbliche Lebensmittel später und kühle Getränke erst kurz vor Beginn. Prüfe dabei nicht nur Teller und Gläser, sondern auch Servierlöffel, Zangen, Tabletts sowie Behälter für warme und kalte Speisen.
Teste Technik und Zugang spätestens am Vortag. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, organisiere Schlüssel und Öffnungszeit und stelle Wegweiser dort auf, wo Gäste Eingang, Garderobe, Toiletten und Buffet suchen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulfest organisieren?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Budget. Einladungen sollten mindestens drei bis vier Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Schulfest?: Plane pro gleichzeitigem Bereich mindestens zwei Personen ein: zum Beispiel für Einlass, Buffet, Spiele und Technik. Zusätzlich sollte es mindestens eine Ersatzperson pro Schicht geben, falls jemand kurzfristig ausfällt.
Wann sollte man Getränke für ein Schulfest kühlen?: Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass, bei größeren Mengen möglichst schon am Vorabend. Stelle zusätzlich Eis oder Kühlboxen bereit, damit die Getränke während des Festes kalt bleiben.
Was muss man am Tag vor dem Schulfest prüfen?: Kontrolliere am Vortag Technik, Dekoration, Beschilderung, Wetterlage, Schlüssel und die vollständige Einkaufsliste. Drucke außerdem Anwesenheits- und Kontaktlisten aus und lege haltbare Vorräte sowie benötigtes Geschirr bereit.

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