Comment organiser une fête d’école, étape par étape

Une fête d’école se prépare d’abord comme un petit projet collectif : date, lieu, programme et budget doivent être fixés avant de lancer les invitations. Ensuite, les inscriptions permettent d’estimer les repas, les boissons et le matériel nécessaire. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, vérifier la technique, préparer la signalétique et confirmer l’accès au lieu. Voici l’ordre qui évite les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme de la fête
3 personnes
3
Définir le budget et l’entrée
2 personnes
4
Faire les réservations
2 personnes
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Partager le programme avec l'école
2 personnes
11
Créer la playlist musicale
2 personnes
12
Préparer les activités de jeu
3 personnes
13
Vérifier la décoration
2 personnes
14
Tester la technique
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
19
Créer des étiquettes et de la signalétique
2 personnes
20
Imprimer la feuille de présence
21
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
22
Imprimer la liste de contact des bénévoles
23
Vérifier les prévisions météo
24
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier les espaces
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
30
Installer le bar à boissons
2 personnes
31
Monter les stations de jeux
4 personnes
32
Suspendre la décoration
4 personnes
33
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
34
Installer l’équipement sonore
2 personnes
35
Tester le microphone
2 personnes
36
Brancher l’éclairage
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
39
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Enregistrer l’entrée
2 personnes
47
Présenter le programme
48
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Encadrer les matchs
4 personnes
54
Fournir la musique
2 personnes
55
Annoncer les spectacles
56
Accompagner les spectacles
3 personnes
57
Servir les plats chauds
5 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Ranger les tables entre les services
3 personnes
60
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
61
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
71
Faire la vaisselle
4 personnes
72
Nettoyer la cuisine
3 personnes
73
Nettoyer les salles
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Rassembler les objets perdus
2 personnes
76
Compter le stock
2 personnes
77
Rapporter le matériel
3 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes
80
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Tables de maquillageqté 2
Bancs de terrasseqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 16
Plateauxqté 10
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 10
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Fiches de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Nappesqté 16
Confettisqté 10
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Badges nominatifsqté 180
Bannière pour photowall

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 30
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Corde de tir à la corde
Cartes de jeuqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Panneaux d’avertissementqté 6

Papeterie

Formulaires d'inscriptionqté 200
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier A4qté 500
Notes adhésivesqté 6
Listes de prixqté 8
Feuilles de scoreqté 50
Braceletsqté 200
Carnets de reçusqté 4

Conseils

Commence par verrouiller la date, le lieu et le programme, puis prévois une marge d’au moins 2 semaines avant l’envoi des invitations. Sans ces trois éléments, les inscriptions et les réservations restent incertaines.
Demande les inscriptions avec une date limite précise et recueille en même temps les besoins alimentaires. Fais le point au moins 7 jours avant la fête pour ajuster les quantités et éviter les repas oubliés.
Répartis les bénévoles par créneaux et par postes, plutôt que de compter sur une aide générale. Prévois notamment une personne pour l’accueil, une pour la caisse, une pour les activités et une pour le buffet pendant chaque période chargée.
Teste la technique et prépare la signalétique avant le jour J. Les étiquettes, la feuille de présence, les indications d’accès et la liste de contacts des bénévoles doivent être imprimées au plus tard la veille.
Vérifie la météo et l’accès au lieu 24 heures avant l’ouverture. Refroidis les boissons à temps, installe les stocks non périssables et garde la monnaie ainsi que les clés dans un emplacement connu de deux responsables.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’école ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de relancer les familles et de prévoir les repas.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête d’école ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 1 pour le buffet et 1 pour les activités sur chaque créneau animé. Ajoute une personne de coordination qui reste disponible pendant toute la fête.
Quand préparer les boissons et le matériel ?: Mets les boissons au frais la veille, puis installe les tables, chaises, buffets et stocks non périssables le jour même avant l’ouverture. Garde au moins 60 minutes pour la mise en place et les vérifications finales.
Que faire si la fête d’école a lieu dehors et qu’il pleut ?: Vérifie les prévisions 24 heures avant, puis définis un plan de repli avant de confirmer l’installation. Informe les bénévoles et les familles de la décision au plus tard le matin de la fête, avec une heure précise.

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