Zo organiseer je een schilderworkshop zonder last-minute stress

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en de schilderdocent. Die drie bepalen hoeveel tafels, stoelen, doeken, verfsets en werkruimte je nodig hebt. Werk daarna in vaste volgorde: inschrijvingen verzamelen, dieetwensen controleren, materialen inkopen en het programma versturen. Op de dag zelf draait alles om een beschermde, goed geventileerde ruimte en materiaal dat per tafel klaarligt. Zo kan de workshop op tijd starten zonder zoeken naar penselen, verlengkabels of droogruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Schilderdocent bevestigen
6
Deelnemerslijst controleren
7
Programma naar deelnemers sturen
8
Schildermaterialen inkopen
2 personen
9
Materiaalvoorraad controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
12
Werkbladen printen
13
Deelnemers herinneren
14
Locatie schoonmaken
2 personen
15
Verf en doeken klaarzetten
2 personen
16
Eten portioneren
2 personen
17
Dranken koud zetten
18
Materialen per tafel verdelen
2 personen
19
Telefoon en apparatuur opladen
20
Toegang tot locatie bevestigen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimte ventileren
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Vloer en tafels beschermen
2 personen
25
Easels en doeken plaatsen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
27
Catering klaarzetten
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
30
Schildertechniek demonstreren
31
Deelnemers begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Kwasten en water verversen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Pauzeruimte netjes houden
36
Schilderijen laten drogen
2 personen
37
Avondeten serveren
2 personen
38
Werkstukken labelen
2 personen
39
Laatste ronde begeleiden
2 personen
40
Werkstukken veilig verplaatsen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Kwasten en paletten verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Verf- en watervlekken reinigen
3 personen
46
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
47
Locatie ventileren en afsluiten
2 personen
48
Voorraad tellen en opbergen
49
Schilderijen controleren
2 personen
50
Schilderijen verpakken
2 personen
51
Schilderijen aan deelnemers meegeven
52
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel

Apparatuur

Easelsaantal 24
Droogrekkenaantal 4
Föhnsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Opladersaantal 2

Schildermateriaal

Schilderdoekenaantal 30
Acrylverfsetsaantal 30
Penselenaantal 90
Mengpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schortenaantal 30
Potloodsetsaantal 30
Gumsetsaantal 30
Mengmessenaantal 30
Papieren handdoekenaantal 12
Tafelhoezenaantal 6
Vloerfolieaantal 2
Afplaktapeaantal 6
Potten voor verfaantal 12
Verfpaletbakjesaantal 6
Werkstuklabelsaantal 30

Servies

Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Handborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 12
Wasbakkenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Tafelnummersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer uiterlijk een week vooraf hoe laat je naar binnen kunt. Plan voldoende ruimte voor tafels, easels, droogrekken en een ontvangsttafel.
Bevestig de schilderdocent en stuur het programma minstens 5 dagen vooraf naar de deelnemers. Vermeld daarin de starttijd, verwachte duur, kledingadvies en eventuele informatie over eten of drinken.
Maak per deelnemer een materiaalset en leg die per tafel klaar: schilderdoek, acrylverf, penselen, mengpalet, waterbeker en schort. Tel alle sets twee keer: bij ontvangst en opnieuw vlak voor de start.
Bescherm de vloer en tafels voordat verf wordt uitgepakt. Leg vloerfolie en tafelhoezen vast met afplaktape en zet papieren handdoeken, potten voor verf en waterbekers op elke tafel.
Regel droogruimte vóór de workshop begint. Plaats droogrekken op een plek waar deelnemers niet langs hoeven en label werkstukken direct, zodat schilderijen na afloop niet verwisselen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schilderworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en schilderdocent. Verstuur uitnodigingen zodra die twee zijn bevestigd en stuur deelnemers uiterlijk 5 dagen voor de workshop een herinnering met het programma.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een schilderworkshop?: Reken naast de tafels en stoelen op extra loopruimte voor de docent, een ontvangsttafel en droogrekken. Houd minimaal 1 meter vrije doorgang aan en reserveer een aparte plek voor verf, doeken en nat werk.
Wanneer zet je de schildermaterialen klaar?: Verdeel de materialen per tafel op de dag zelf, nadat tafels, vloerfolie en tafelhoezen zijn geplaatst. Leg de sets uiterlijk 30 minuten voor de start klaar en controleer daarna nog verf, penselen, doeken en waterbekers.
Hoe voorkom je vlekken tijdens een schilderworkshop?: Bescherm vloer en tafels vooraf met vloerfolie en tafelhoezen en zet afplaktape klaar voor randen en kabels. Leg op iedere tafel papieren handdoeken en plan na afloop minimaal 30 minuten voor schoonmaak en controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.