Cómo organizar una búsqueda del tesoro sin perder el control

Empieza por el recorrido y no por las pistas: define la zona, comprueba la seguridad y confirma los permisos necesarios. Después fija la salida, la llegada y los descansos, y divide a los participantes en equipos con horarios escalonados. Las pistas, mapas y cofres deben estar listos y protegidos de la lluvia antes del día del evento. También conviene asignar voluntarios y preparar una alternativa si cambia el tiempo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el recorrido y la zona de búsqueda
2 personas
2
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
3
Gestionar el permiso para la ruta
4
Fijar la ubicación de salida y llegada
5
Determinar los puntos de descanso en la ruta
2 personas
6
Desarrollar el concepto de la búsqueda del tesoro
2 personas
7
Escribir puzles y pruebas
2 personas
8
Diseñar pistas en los puntos de la ruta
2 personas
9
Crear mapas de ruta
2 personas
10
Hacer formularios de respuesta
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Asignar voluntarios
15
Registrar el contacto de primeros auxilios y los números de emergencia
16
Definir las horas de salida por equipo
2 personas
17
Preparar escenario meteorológico
2 personas
18
Comprobar los cofres del tesoro
2 personas
19
Preparar los números de equipo
20
Imprimir pistas y formularios
2 personas
21
Impermeabilizar las pistas
2 personas
22
Comprar el contenido del tesoro
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Reunir los materiales
2 personas
25
Llenar los cofres del tesoro
3 personas
26
Preparar las bolsas del equipo
3 personas
27
Repasar el mapa de la ruta y las respuestas
2 personas
28
Enviar la información para voluntarios

Evento

29
Balizar la ubicación y la ruta
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Montar la mesa de inscripción
2 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Preparar los cofres del tesoro y los premios
3 personas
35
Colgar las pistas de ruta
4 personas
36
Montar zonas de descanso
3 personas
37
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
38
Recibir a los voluntarios
2 personas
39
Instruir a los voluntarios
2 personas
40
Registrar a los participantes
4 personas
41
Repartir tarjetas del equipo
3 personas
42
Explicar las reglas del juego
43
Hacer salir a los equipos por fases
3 personas
44
Cubrir el puesto de ruta uno
2 personas
45
Cubrir el puesto de ruta dos
2 personas
46
Asignar a la ruta 3
2 personas
47
Comprobar respuestas y pistas
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer snacks y fruta
2 personas
50
Atender a los participantes perdidos
2 personas
51
Comprobar la ruta de los rezagados
2 personas
52
Recibir a los equipos en la meta
3 personas
53
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
54
Coordinar las tareas de la meta
3 personas
55
Determinar los ganadores
3 personas
56
Entregar premios
2 personas
57
Servir comida y bebida
4 personas
58
Servir café y té
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

61
Retirar las pistas de ruta
4 personas
62
Recoger el material del tesoro
2 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Limpiar la vajilla y el material
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Recoger y retirar la basura
3 personas
68
Devolver los artículos prestados
2 personas
69
Guardar las compras sobrantes
2 personas
70
Realizar el control de la ruta al finalizar
2 personas
71
Devolver objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 8
Cajas plegablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuencos de serviciocant. 12
Cuencoscant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Equipo de sonido móvil
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material para búsqueda del tesoro

Cofres del tesoro de maderacant. 12
Brújulas pequeñascant. 15
Lupascant. 15
Mochilas del equipocant. 15
Llaves para cofres del tesorocant. 15
Monedas de orocant. 150
Premioscant. 12

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 80
Hojas de respuestacant. 80
Pistas del recorridocant. 30
Tarjetas de equipocant. 20
Portapapelescant. 20
Bloc de notascant. 20
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Fundas impermeablescant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Pancarta de salida
Cartel de meta
Carteles direccionalescant. 20
Petos de equipocant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 8
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Neveras para botellascant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Abrelatascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Esponjascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Prueba toda la ruta caminando antes de redactar las pruebas. Calcula la duración real, identifica cruces o zonas difíciles y coloca descansos donde los equipos puedan detenerse sin bloquear el paso.
Prepara las salidas por equipos con intervalos de 10 a 15 minutos. Así reduces los atascos en los primeros puntos y los voluntarios pueden controlar mejor quién ha recibido cada pista.
Imprime las pistas, los mapas y las hojas de respuesta al menos 3 días antes. Guarda una copia de repuesto de cada documento y protégela con fundas impermeables o bolsas cerradas.
Revisa los cofres, las llaves y el contenido del tesoro 24 horas antes. Cuenta las monedas, los premios y el material de cada equipo por separado para detectar faltantes a tiempo.
Asigna un voluntario por cada punto importante y entrega a todos un contacto de primeros auxilios y los números de emergencia. Lleva baterías externas y un plan de lluvia para no depender de enchufes o documentos secos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una búsqueda del tesoro?: Reserva entre 2 y 3 semanas para una búsqueda con varios equipos y recorrido exterior. La ruta y los permisos deben quedar cerrados al menos 7 días antes; deja los materiales impresos y los cofres preparados para la víspera.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo?: Un equipo de 4 a 6 personas suele ser manejable y permite que todos participen. Si esperas más de 30 participantes, crea varios equipos y programa salidas separadas por 10 o 15 minutos.
¿Cómo preparo una búsqueda del tesoro si llueve?: Define una ruta alternativa o puntos cubiertos con al menos 48 horas de margen cuando el pronóstico sea incierto. Impermeabiliza las pistas, protege los mapas y confirma quién trasladará los cofres si hay que cambiar el recorrido.
¿Cuántas pistas hacen falta para una búsqueda del tesoro?: Calcula una pista o prueba por cada punto de la ruta y añade 2 o 3 copias de reserva por equipo. Para una actividad de 90 minutos, suelen funcionar entre 6 y 10 puntos, según la distancia y la dificultad.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.