Zo organiseer je een schatzoektocht die soepel verloopt

Begin niet met de schatten, maar met de route en het terrein. Controleer eerst waar teams veilig kunnen lopen, reserveer de locatie en bepaal hoeveel teams en begeleiders nodig zijn. Werk daarna het concept, de puzzels en de aanwijzingen uit en test elke opdracht zelf met een timer. Pas als de route klopt, regel je materiaal, eten, drinken en de briefing. Zo voorkom je dat aanwijzingen ontbreken, sloten niet werken of teams op elkaar botsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en terrein controleren
2 personen
2
Locatie en route reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Schatzoektochtconcept uitwerken
2 personen
7
Puzzelopdrachten schrijven
2 personen
8
Route op veiligheid controleren
2 personen
9
Teams en begeleiders indelen
2 personen
10
Schatten en prijzen inkopen
2 personen
11
Kaarten en aanwijzingen drukken
2 personen
12
Aanwijzingen lamineren
2 personen
13
Puzzelkisten voorbereiden
3 personen
14
Sloten en puzzels testen
3 personen
15
Teamhesjes en materialen labelen
2 personen
16
Benodigdheden verzamelen
2 personen
17
Schatten per team verpakken
3 personen
18
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
19
Deelnemers herinneren
20
Verse boodschappen doen
2 personen
21
Eten en drinken voorbereiden
3 personen
22
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

23
Starttafel opbouwen
3 personen
24
Partytenten en tafels opstellen
4 personen
25
Routeaanwijzingen plaatsen
4 personen
26
Puzzelkisten verstoppen
4 personen
27
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
28
Techniek en verlichting testen
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Teams indelen en uitleg geven
3 personen
31
Schatzoektocht begeleiden
8 personen
32
Start- en eindtijden registreren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
35
Barbecue bedienen
2 personen
36
Winnaars controleren
2 personen
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Puzzelkisten en aanwijzingen ophalen
4 personen
40
Meubilair en tenten afbreken
4 personen
41
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
42
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
43
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
44
Materialen controleren en opbergen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Spelmateriaal

Schatkistenaantal 6
Hangslotenaantal 12
Kompasaantal 12
Teamhesjesaantal 50
Clipboardsaantal 12
Potlodenaantal 60
Waterdichte documenthoezenaantal 60
Plastic fichesaantal 100
Prijzentasjesaantal 12
Routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Lantaarnpaalbordjesaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 6
Schatdecoratie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route minstens twee keer: eerst overdag voor obstakels en veiligheid, daarna op het tijdstip van de zoektocht voor zichtbaarheid. Plaats routepijlen en aanwijzingen pas na de laatste controle.
Test elke puzzelkist met de exacte schatten, sloten en aanwijzingen die teams krijgen. Reken per puzzel op minstens één extra kopie van een aanwijzing en label materialen per team.
Maak teams en begeleiders uiterlijk een week vooraf bekend. Geef elke begeleider een routekaart, portofoon en korte instructie over wanneer die mag helpen.
Lamineer aanwijzingen en stop routekaarten in waterdichte documenthoezen. Leg per team een clipboard, potloden, teamhesje en eventuele fiches klaar, zodat de starttafel niet hoeft te zoeken.
Plan de voorbereiding van eten en drinken los van de spelopbouw. Zet koelboxen en thermoskannen klaar vóór de deelnemers arriveren en reserveer minimaal 30 minuten voor de briefing en de starttafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een schatzoektocht?: Reken op één begeleider per twee tot drie teams, plus één persoon bij de starttafel. Bij zes teams heb je dus minimaal drie routebegeleiders en één coördinator nodig.
Hoe lang duurt het om een schatzoektocht te organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, route en concept. Plan de puzzels en materialen uiterlijk twee weken vooraf en test alles minimaal drie dagen voor de zoektocht.
Hoeveel puzzels heeft een schatzoektocht nodig?: Voor een tocht van ongeveer 90 minuten werken meestal vijf tot acht puzzelpunten goed. Houd per punt 10 tot 15 minuten rekentijd aan en bouw één korte routevariant in als een opdracht niet werkt.
Wanneer moet je de deelnemers aan een schatzoektocht herinneren?: Stuur de praktische herinnering drie tot vijf dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, verzamelpunt, verwachte duur, kleding voor buiten en eventuele dieetwensen of afspraken rond eten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.