Zo organiseer je een schaatskamp zonder last-minute chaos

Een schaatskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een ijsbaan en een paar schaatsen. Begin met de baan, het aantal deelnemers en voldoende begeleiders; daarna volgen toestemmingen, medische informatie en groepsindeling. Reserveer materiaal pas nadat je de schaatsmaten hebt verzameld en controleer vooraf helmen en beschermers. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, duidelijke groepen en eten dat al per portie klaarstaat. Met deze volgorde voorkom je wachtrijen, ontbrekende maten en onduidelijkheid op het ijs.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Schaatsbaan reserveren
2
Begeleiders vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Toestemmingen verzamelen
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Medische informatie controleren
2 personen
8
Groepsindeling maken
2 personen
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Schaatsmaten inventariseren
2 personen
11
Schaatsen reserveren
12
Boodschappenlijst maken
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Schaatsen en helmen controleren
2 personen
15
Naamlabels voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijsten printen
17
Maaltijden voorbereiden
3 personen
18
Snacks portioneren
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Cateringpunt inrichten
3 personen
24
Veiligheidsborden ophangen
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
4 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Schaatsen uitreiken
4 personen
28
Helmen en bescherming controleren
3 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
30
Eerste schaatsronde begeleiden
6 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
33
Tweede schaatsronde begeleiden
6 personen
34
Avondmaaltijd serveren
4 personen
35
Servies en afval verzamelen
3 personen
36
Derde schaatsronde begeleiden
6 personen
37
Warme dranken serveren
3 personen
38
Afsluitende groepsfoto maken
2 personen
39
Schaatsen innemen
4 personen
40
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

41
Catering opruimen
3 personen
42
Materialen verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Afval afvoeren
2 personen
46
Schaatsen retourneren
2 personen
47
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen registreren
49
Ouders informeren over nazorg

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Klaptafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 4

Sportmateriaal

Schaatsenaantal 45
Schaatshelmenaantal 45
Polsbeschermersaantal 45
Kniebeschermersaantal 45
Schaatshulpenaantal 6
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 6
Trainingshesjesaantal 45

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Soepkommenaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Verlichting

Batterijlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de schaatsbaan zodra je de gewenste datum en het verwachte aantal deelnemers kent. Leg tegelijk vast hoeveel begeleiders nodig zijn en wie tijdens het kamp bereikbaar is voor de organisatie.
Stuur uitnodigingen met een vaste uiterste aanmelddatum, bijvoorbeeld 3 weken voor het kamp. Verzamel in dezelfde ronde toestemmingen, dieetwensen, medische informatie en de schaatsmaat; losse navraag kost later veel tijd.
Maak de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd beginners bij elkaar, wijs per groep een begeleider aan en leg de groepsnamen vast op deelnemerslijsten en naamlabels.
Reserveer schaatsen op basis van de verzamelde maten en neem enkele passende extra maten mee als de locatie dat toestaat. Controleer schaatsen, helmen, beschermers en schaatshulpen vóór vertrek, niet bij de ontvangstbalie.
Richt de locatie op vóór de deelnemers binnenkomen: ontvangstbalie, tafels, kapstokken, veiligheidsborden en cateringpunt. Portioneren van snacks, vullen van koelboxen en klaarmaken van thermoskannen op voorhand voorkomt uitgifteproblemen tijdens de pauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schaatskamp organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met het reserveren van de schaatsbaan en het vastleggen van begeleiders. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de activiteit, zodat je daarna maten, toestemmingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een schaatskamp?: Plan minimaal één vaste begeleider per groep en daarnaast één organisator voor ontvangst en praktische zaken. Bij vier groepen heb je dus minstens vijf volwassenen nodig, exclusief eventuele hulp vanuit de schaatsbaan.
Wanneer moet ik de schaatsmaten en toestemmingen verzamelen?: Vraag schaatsmaten en toestemmingen op het moment dat deelnemers zich aanmelden, met een sluitingsdatum ongeveer 3 weken voor het kamp. Controleer de gegevens daarna nog één keer voordat je de schaatsen reserveert en de groepsindeling maakt.
Wat moet ik op de dag van een schaatskamp als eerste doen?: Bouw minstens 60 minuten vóór aankomst de ontvangstbalie, tafels, kapstokken en het cateringpunt op. Leg deelnemerslijsten, naamlabels en groepsinformatie klaar, zodat je de eerste deelnemers direct kunt registreren en doorverwijzen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.