Eislager organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Eislager müssen Sport, Sicherheit und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Starte deshalb mit der Reservierung der Eislaufbahn und kläre früh, wie viele Kinder teilnehmen, welche Schuhgrößen gebraucht werden und wer die Betreuung übernimmt. Danach folgen Einwilligungen, medizinische Angaben und die Gruppeneinteilung. Am Veranstaltungstag helfen vorbereitete Listen, Namensschilder und ein klarer Empfang, damit niemand bei der Ausgabe von Schlittschuhen oder Helmen lange warten muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Eislaufbahn reservieren
2
Betreuer festlegen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Einwilligungen einholen
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Medizinische Informationen prüfen
2 Personen
8
Gruppen einteilen
2 Personen
9
Programm finalisieren
2 Personen
10
Eislaufgrößen erfassen
2 Personen
11
Schlittschuhe reservieren
12
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Schlittschuhe und Helme prüfen
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Teilnehmerlisten drucken
17
Mahlzeiten vorbereiten
3 Personen
18
Snacks portionieren
2 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
23
Cateringbereich einrichten
3 Personen
24
Sicherheitsschilder aufhängen
2 Personen

Event

25
Teilnehmende empfangen
4 Personen
26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Schlittschuhe ausgeben
4 Personen
28
Helme und Schutzausrüstung kontrollieren
3 Personen
29
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
30
Erste Eislaufrunde begleiten
6 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Pausensnacks verteilen
3 Personen
33
Die zweite Eislaufrunde betreuen
6 Personen
34
Abendessen servieren
4 Personen
35
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
36
Die dritte Eislaufrunde betreuen
6 Personen
37
Heiße Getränke servieren
3 Personen
38
Abschluss-Gruppenfoto machen
2 Personen
39
Schlittschuhe einsammeln
4 Personen
40
Teilnehmer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

41
Catering aufräumen
3 Personen
42
Materialien zusammenstellen
3 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Location reinigen
4 Personen
45
Abfall entsorgen
2 Personen
46
Schlittschuhe zurückgeben
2 Personen
47
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
48
Fundgegenstände registrieren
49
Eltern über die Nachsorge informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 20
KlappischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

SchlittschuheAnz. 45
EislaufhelmeAnz. 45
HandgelenkschützerAnz. 45
KnieschonerAnz. 45
SchlittschuhhelferAnz. 6
KegelAnz. 20
PfeifenAnz. 6
TrainingswestenAnz. 45

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
Mehrweg-TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
ServierlöffelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 8
VorratsboxenAnz. 10
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Beleuchtung

BatterielampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Eislaufbahn zuerst und lege spätestens drei bis vier Wochen vorher fest, wie viele Betreuende du für die Gruppen brauchst. Ohne diese Zahlen lassen sich Schuhgrößen, Helme und Verpflegung nur ungenau planen.
Setze für Anmeldungen eine feste Frist von etwa zehn Tagen vor dem Eislager. Erfasse dabei Einwilligungen, Ernährungswünsche, medizinische Informationen und die benötigten Eislaufgrößen in einer gemeinsamen Liste.
Teile die Teilnehmenden vorab in Gruppen ein und drucke die Listen spätestens am Vortag aus. Namensschilder verhindern, dass Betreuende beim Empfang oder bei der Ausgabe der Ausrüstung erst alle Namen erfragen müssen.
Prüfe Schlittschuhe, Helme und Schutzausrüstung mindestens einen Tag vorher auf Vollständigkeit und Zustand. Gerade passende Schuhgrößen und genügend Schlittschuhhelfer werden häufig erst beim Ankommen vermisst.
Plane die Ausgabe und die Mahlzeiten zeitlich getrennt vom Einlass. Portionierte Snacks, gefüllte Kühlboxen und vorbereitete Servierutensilien sollten vor dem Aufbau bereitstehen, damit die Betreuung nicht während des ersten Programmpunkts ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Eislaufbahn für ein Eislager reservieren?: Reserviere die Eislaufbahn möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Termin. In den letzten zwei Wochen solltest du nur noch Teilnehmerzahl, Programm und Ausrüstung anpassen, nicht mehr nach einer passenden Eiszeit suchen.
Wie viele Betreuer braucht man für ein Eislager?: Plane mindestens eine betreuende Person pro Gruppe und zusätzlich eine Person für Empfang, Notfälle und organisatorische Aufgaben ein. Teile die Gruppen spätestens sieben Tage vorher ein, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind.
Wann sollte man die Einwilligungen für ein Eislager einholen?: Fordere die Einwilligungen mit der Einladung an und setze eine Rückgabefrist von zehn bis vierzehn Tagen vor dem Eislager. Prüfe die Unterlagen spätestens drei Tage vorher, damit fehlende Angaben noch nachgefragt werden können.
Wie plant man Schlittschuhe und Helme für ein Eislager?: Erfasse die Schuhgrößen spätestens zehn Tage vor dem Termin und reserviere die Ausrüstung danach mit einer kleinen Reserve. Kontrolliere Schlittschuhe und Helme am Vortag und sortiere sie nach Größen, bevor die Teilnehmenden eintreffen.

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