Zo organiseer je een samenzangavond

Begin een samenzangavond niet met de boodschappen, maar met de vaste onderdelen: locatie, datum, zangleider, muzikanten en het programma. Kies daarna de liederen en bepaal hoeveel tijd je nodig hebt voor welkom, samenzang, pauze en afsluiting. Open de aanmeldingen zodra de praktische informatie klopt, zodat je aantallen, dieetwensen en zitplaatsen kunt voorbereiden. In de laatste week draait alles om liedbladen, techniek, dranken en een controle van de bezoekerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Reservering definitief vastleggen
3
Zangleider vastleggen
4
Muzikanten vastleggen
5
Liederen selecteren
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Techniek en instrumenten controleren
2 personen
13
Teksten en liedbladen opmaken
2 personen
14
Liedbladen afdrukken
2 personen
15
Bezoekerslijst controleren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Liedbladen sorteren
2 personen
19
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Zaal en entree controleren
2 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Instrumenten opstellen
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Verlichting instellen
2 personen
30
Liedbladen klaarleggen
3 personen
31
Muzikale soundcheck uitvoeren
4 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen
33
Avondmaaltijd voor medewerkers regelen
2 personen

Event

34
Deuren openen
3 personen
35
Bezoekers ontvangen
4 personen
36
Liedbladen uitdelen
3 personen
37
Programma toelichten
38
Samenzang begeleiden
5 personen
39
Pauzedranken serveren
4 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Pauzetafels schoonhouden
2 personen
42
Tweede zangblok begeleiden
5 personen
43
Afsluiting verzorgen
44
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

45
Geleende materialen verzamelen
3 personen
46
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
47
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
48
Servies verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Zaal schoonmaken
4 personen
53
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Overgebleven materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven dranken opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Theelepelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare piano
Muziekstandaardsaantal 6
Batterijenaantal 16

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Entreebord
Programmastandaardsaantal 3

Catering

Liedbladenaantal 120
Naambadgesaantal 100
Servettenaantal 200
Koffielepelsaantal 100
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Leg de zangleider en muzikanten vast voordat je het programma en de uitnodiging afrondt. Zonder bezetting kun je de liedkeuze, begeleiding en benodigde microfoons niet betrouwbaar plannen.
Maak het liedprogramma uiterlijk twee weken vooraf definitief en geef de liedbladen daarna nog één controle op volgorde, leesbaarheid en ontbrekende teksten. Print pas na die laatste controle.
Test techniek en instrumenten niet pas bij aanvang. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, verlengsnoeren en de draagbare piano minstens 3 dagen eerder in de ruimte zelf.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond af, zodat je de bezoekerslijst, stoelen, kopjes, glazen en gebaksbordjes op aantallen kunt afstemmen. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet.
Plan voor het openen van de locatie minimaal 90 minuten voor de eerste bezoekers. Zet eerst stoelen en ontvangsttafels neer, richt daarna koffie en thee in en controleer als laatste entree, verlichting en geluid.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een samenzangavond?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, zangleider en muzikanten. Zet de uitnodigingen daarna klaar en houd de laatste 7 dagen vrij voor aanmeldingen, liedbladen, boodschappen en techniek.
Hoeveel liederen kies je voor een samenzangavond?: Reken bij een programma van ongeveer 90 minuten op 10 tot 15 liederen, afhankelijk van coupletten, toelichtingen en eventuele muzikale bijdragen. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten voor ontvangst of pauze, zodat het programma niet uitloopt.
Wanneer test je de geluidsinstallatie voor een samenzangavond?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en kabels uiterlijk 3 dagen vooraf en doe op de avond zelf nog een korte soundcheck. Neem reservebatterijen mee en controleer of alle stekkerdozen en verlengsnoeren veilig liggen.
Wanneer druk je de liedbladen voor een samenzangavond?: Maak de liedbladen 1 tot 2 weken vooraf op en druk ze pas af nadat het programma definitief is. Sorteer ze op volgorde en leg ze uiterlijk 30 minuten voor binnenkomst klaar op de stoelen of ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.