Organiser une soirée de chant collectif, étape par étape

Une soirée de chant collectif se prépare d’abord autour du lieu, de la date et de l’équipe musicale. Il faut ensuite construire un programme chantable, recueillir les inscriptions et anticiper les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier la technique, préparer les feuilles de chants et confirmer les participants. Le jour même, l’accueil, les boissons et l’installation des chaises doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Finaliser définitivement la réservation
3
Convoquer le chef de chant
4
Réserver les musiciens
5
Sélectionner les chants
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier la technique et les instruments
2 personnes
13
Mettre en page les textes et les feuilles de chants
2 personnes
14
Imprimer les feuilles de chansons
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Trier les feuilles de chants
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
22
Installer les chaises
4 personnes
23
Installer des tables d'accueil
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Installer le point café et thé
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Installer les instruments
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Régler l’éclairage
2 personnes
30
Préparer les feuillets de chants
3 personnes
31
Réaliser la balance sonore
4 personnes
32
Briefer les bénévoles
2 personnes
33
Organiser le repas du soir pour les employés
2 personnes

Événement

34
Ouvrir les portes
3 personnes
35
Accueillir les visiteurs
4 personnes
36
Distribuer les feuilles de chants
3 personnes
37
Présenter le programme
38
Accompagner le chant en commun
5 personnes
39
Servir les boissons de pause
4 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Garder les tables de pause propres
2 personnes
42
Encadrer le deuxième bloc de chant
5 personnes
43
Assurer la clôture
44
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

45
Rassembler le matériel emprunté
3 personnes
46
Démonter la sono
3 personnes
47
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer le point café
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Nettoyer la salle
4 personnes
53
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
54
Fermer le lieu
2 personnes
55
Inventorier le matériel restant
2 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Ranger les boissons restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Filtres à caféqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piano portable
Pieds de microqté 6
Pilesqté 16

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 3

Catering

Partitionsqté 120
Badges nominatifsqté 100
Serviettesqté 200
Cuillères à caféqté 100
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 12

Conseils

Bloquez d’abord le lieu et la date, puis finalisez la réservation avant de solliciter le chef de chant et les musiciens. Sans cette confirmation, le programme et les invitations risquent d’être refaits.
Prévoyez le programme en fonction du temps disponible : comptez environ 5 minutes par chant, transitions comprises, puis ajoutez une pause de 15 à 20 minutes si la soirée dure plus de 90 minutes.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réponses et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la soirée. Gardez une liste actualisée des participants à l’entrée.
Testez les haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges et multiprises avant l’ouverture, idéalement lors d’une répétition. Un contrôle de 30 minutes évite de découvrir un câble manquant au moment de commencer.
Préparez les feuilles de chants, les boissons et le point café-thé la veille. Le jour même, installez les chaises et la table d’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de chant collectif ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, réserver les musiciens, choisir les chants, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la soirée et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Réservez les 30 dernières minutes au test du son, à la mise en place des feuilles de chants et au contrôle de l’entrée.
Que faut-il vérifier pour la sonorisation ?: Testez au minimum les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les rallonges et les multiprises. Faites ce test au moins la veille, puis un contrôle rapide de 15 minutes le jour même.

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