Einen gemeinsamen Singabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gemeinsamer Singabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort und Termin sichern, dann musikalische Leitung, Musiker und Lieder festlegen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Vorbereitung von Liedblättern, Technik und Empfang. Plane besonders die letzten zwei Wochen konkret, denn fehlende Kabel, ungeprüfte Mikrofone oder nicht erfasste Ernährungswünsche sorgen am Veranstaltungstag schnell für Verzögerungen. Am Ende sollte jeder Handgriff vom Öffnen des Saals bis zum ersten Lied feststehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Reservierung endgültig bestätigen
- 3
Gesangsleiter festlegen
- 4
Musiker festlegen
- 5
Lieder auswählen
2 Personen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen öffnen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Technik und Instrumente kontrollieren
2 Personen
- 13
Texte und Liedblätter layouten
2 Personen
- 14
Liedblätter drucken
2 Personen
- 15
Besucherliste prüfen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Liedblätter sortieren
2 Personen
- 19
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 22
Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 24
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 25
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 27
Instrumente aufstellen
3 Personen
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 30
Liedblätter bereitlegen
3 Personen
- 31
Musikalischen Soundcheck durchführen
4 Personen
- 32
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 33
Abendessen für Mitarbeitende organisieren
2 Personen
Event
- 34
Türen öffnen
3 Personen
- 35
Besucher empfangen
4 Personen
- 36
Liedblätter verteilen
3 Personen
- 37
Programm vorstellen
- 38
Gemeindegesang begleiten
5 Personen
- 39
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Pausentische sauber halten
2 Personen
- 42
Zweiten Gesangsblock begleiten
5 Personen
- 43
Abschluss organisieren
- 44
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 45
Geliehene Materialien einsammeln
3 Personen
- 46
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 47
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
- 48
Geschirr sammeln
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 51
Abfall sammeln
2 Personen
- 52
Saal reinigen
4 Personen
- 53
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
- 54
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
2 Personen
- 56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 57
Übrig gebliebene Getränke aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- TischeAnz. 8
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeefilterAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherstativeAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Tragbares Klavier
- NotenständerAnz. 6
- BatterienAnz. 16
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Eingangsschild
- ProgrammständerAnz. 3
Catering
- LiedblätterAnz. 120
- NamensschilderAnz. 100
- ServiettenAnz. 200
- KaffeelöffelAnz. 100
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
Tipps
- Lege Gesangsleitung, Musiker und Repertoire fest, bevor du die Einladungen verschickst. Für einen Abend mit etwa 90 Minuten Musik reichen meist 12 bis 18 gut vorbereitete Lieder, wenn Begrüßung und Pausen dazukommen.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Singabend. Prüfe danach die Besucherliste und frage Ernährungswünsche ab, damit Kaffee, Tee und Kuchen nicht erst beim Empfang improvisiert werden müssen.
- Kontrolliere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, Audiokabel und das tragbare Klavier mindestens 3 Tage vorher. Teste jedes Mikrofon mit den tatsächlich verwendeten Kabeln und halte Batterien sowie Verlängerungskabel bereit.
- Setze die Liedblätter nicht am Veranstaltungstag zusammen. Drucke sie 2 bis 3 Tage vorher, sortiere sie in der Programmreihenfolge und lege beim Einlass einige zusätzliche Exemplare zurück.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Beginn ein. Zuerst Saal, Eingang und Stühle kontrollieren, danach Empfangstisch sowie Kaffee- und Teebereich einrichten und gekühlte Getränke bereitstellen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen gemeinsamen Singabend organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Reservierung und musikalischer Besetzung. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; eine verbindliche Besucherliste sollte etwa 7 Tage vor dem Termin vorliegen.
- Wie viele Lieder braucht man für einen gemeinsamen Singabend?
- Für 90 Minuten Programm sind 12 bis 18 Lieder meist passend, abhängig von Moderation und Pausen. Lege die endgültige Reihenfolge spätestens 2 Wochen vor dem Abend fest, damit Liedblätter und Ansagen rechtzeitig fertig werden.
- Wann sollte die Technik für den Singabend geprüft werden?
- Führe den vollständigen Techniktest mindestens 3 Tage vorher durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel. Der Aufbau sollte mindestens 90 Minuten vor Beginn starten.
- Wie viele Liedblätter sollte man drucken?
- Drucke pro angemeldeter Person ein Liedblatt und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Sortiere und kontrolliere die Exemplare 2 bis 3 Tage vorher, damit fehlende Seiten noch nachgedruckt werden können.
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