Zo organiseer je een rouwcafé

Een rouwcafé vraagt om een rustige aanpak, duidelijke grenzen en een programma dat ruimte laat voor stilte. Begin met een passende locatie, bepaal hoeveel gesprekskringen je kunt begeleiden en open daarna de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en contactgegevens vroeg, zodat je de ontvangst en catering goed voorbereidt. Op de dag zelf draait veel om de indeling: stoelen in kringen, een aparte rustruimte en een herkenbare ontvangsttafel helpen bezoekers direct hun plek te vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodiging opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Programma opstellen
2 personen
9
Gespreksbegeleiders briefen
2 personen
10
Contactgegevens controleren
11
Informatiefolders verzamelen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Aanwezigheidslijst printen
17
Locatie en toiletten controleren
2 personen
18
Sleutels ophalen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen in gesprekskringen zetten
3 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Rustruimte inrichten
2 personen
23
Herinneringstafel inrichten
2 personen
24
Tafels met kleedjes bedekken
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Gesprekskaarten klaarleggen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Dranken koud zetten
29
Hapjes voorbereiden
2 personen
30
Allergenen bij hapjes vermelden
31
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

32
Deuren openen
2 personen
33
Bezoekers verwelkomen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Naamkaartjes uitdelen
36
Huisregels toelichten
37
Opening begeleiden
2 personen
38
Gesprekstafels begeleiden
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Rustruimte beschikbaar houden
42
Informatiefolders aanvullen
43
Avondgesprekken begeleiden
4 personen
44
Afsluiting begeleiden
2 personen
45
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

46
Overgebleven eten verzamelen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Ruimtes schoonmaken
3 personen
52
Toiletten schoonmaken
53
Verloren voorwerpen verzamelen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Sleutels retourneren
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kapstokkenaantal 2
Bijzettafelsaantal 4
Kamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 6
Waterkaraffenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
LED-kaarsenaantal 12
Glazen vaasjesaantal 8
Fotolijstjesaantal 6

Verlichting

LED-sfeerlampenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 6
Servertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Materialen

Naamkaarthoudersaantal 45
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 30
Gesprekskaartenaantal 50
Informatiefoldersaantal 60
Tafelaanduidingenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 10
Dweilmop
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de ruimte-indeling en pas daarna het programma. Reken per gesprekskring op voldoende stoelen, een tafel voor water en minimaal één gespreksbegeleider; zo voorkom je dat de opstelling later opnieuw moet.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het rouwcafé en bevestig daarna iedere deelnemer. Controleer namen, telefoonnummers en dieetwensen op één lijst, zodat ontvangst en catering niet op losse briefjes steunen.
Brief gespreksbegeleiders uiterlijk een week vooraf over de tijdsindeling, gesprekskaarten en de manier waarop iemand tijdelijk uit de kring kan stappen. Spreek ook af wie de rustruimte opvangt als een deelnemer daar behoefte aan heeft.
Richt naast de gesprekskringen een rustruimte en herinneringstafel in voordat de eerste bezoeker arriveert. Kamerschermen, zachte LED-verlichting en een paar stoelen geven bezoekers een duidelijke plek zonder dat die ruimte midden in het gesprek ligt.
Controleer op de ochtend zelf waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen. Zet mokken, glazen, gebaksbordjes en theelepels klaar vóór de ontvangst; daarna houd je tijd over voor naamkaartjes en een laatste controle van toiletten en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rouwcafé organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen daarna en stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst een bevestiging met tijd, adres en praktische informatie.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een rouwcafé?: Plan minimaal 1 gespreksbegeleider per gesprekskring en wijs daarnaast 1 persoon aan voor ontvangst en praktische vragen. Bij 3 kringen werk je dus met minstens 4 mensen, exclusief eventuele ondersteuning in de rustruimte.
Hoe richt je een ruimte voor een rouwcafé in?: Zet stoelen in kleine gesprekskringen en houd looppaden naar toiletten en uitgang vrij. Richt daarnaast een ontvangsttafel, rustruimte en herinneringstafel in; controleer de volledige opstelling minstens 60 minuten vóór aanvang.
Wat serveer je tijdens een rouwcafé?: Houd de catering eenvoudig: water, thee en kleine hapjes die vooraf in porties klaarstaan. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 drankjes per persoon en verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór de bijeenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.