Ein Trauercafé Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum früh und prüfe spätestens am Vortag Toiletten, Zugang und Schlüssel. Plane zusätzlich einen abgetrennten Ruheraum ein, damit Gäste jederzeit für einige Minuten Abstand nehmen können.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Kontaktdaten, erfasse Ernährungswünsche und verschicke die Teilnahmebestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
• Bereite Gesprächskreise statt einer Reihenbestuhlung vor. Stelle die Stühle vor Beginn in kleinen Runden auf und lege Gesprächskarten, Namensschilder und Kugelschreiber an den passenden Tischen bereit.
• Briefe die Gesprächsleitung vor dem Einlass mit dem Programm und den Gesprächsregeln. Lege Informationsbroschüren sichtbar aus, aber dränge sie niemandem auf; Trauernde brauchen oft erst Zeit, um anzukommen.
• Richte Empfangs-, Erinnerungs- und Ruhetisch getrennt voneinander ein. Stelle Wasser in Karaffen bereit und kontrolliere mindestens 30 Minuten vor Beginn, ob Verlängerungskabel, Wasserkocher und LED-Beleuchtung funktionieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Trauercafé organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben genügend Zeit für die Raumreservierung, Einladungen, Anmeldungen, das Programm und die Vorbereitung der Gesprächsleitung.

Wann sollte man die Einladungen für ein Trauercafé verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Termin. Eine Teilnahmebestätigung sollte spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Trauercafé verschickt werden.

Wie viele Stühle braucht man pro Gesprächskreis?

Plane pro Gesprächskreis meist 6 bis 8 Stühle, damit Gespräche möglich bleiben und niemand zu weit entfernt sitzt. Die genaue Zahl richtet sich nach den bestätigten Anmeldungen und dem vorhandenen Raum.

Was muss am Veranstaltungstag eines Trauercafés vorbereitet sein?

Sei mindestens 60 Minuten vorher vor Ort. Dann bleiben etwa 30 Minuten für Möbel, Empfang, Ruheraum und Namensschilder sowie weitere 30 Minuten für die Kontrolle von Material, Getränken, Toiletten und Technik.

Ähnliche Pläne

• Atemworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
• Atemworkshop: Was du einkaufen und vorbereiten musst
• Atemworkshop organisieren: So planst du den Tag
• Beiratstreffen organisieren: die vollständige Checkliste