Organiser un café funéraire, étape par étape

Un café funéraire demande une organisation précise, mais aussi un cadre suffisamment souple pour laisser place aux échanges. Commence par réserver un lieu calme, puis fixe le nombre de participants et le déroulement de la rencontre. Prévois plusieurs espaces distincts : accueil, discussions, repos et souvenir. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les coordonnées des inscrits, l’accès aux toilettes et la préparation des animateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger l’invitation
3
Envoyer les invitations
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Élaborer le programme
2 personnes
9
Briefer les animateurs de discussion
2 personnes
10
Vérifier les coordonnées
11
Rassembler les brochures d’information
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
16
Imprimer la liste de présence
17
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
18
Récupérer les clés
19
Installer les tables
3 personnes
20
Disposer les chaises en cercles de discussion
3 personnes
21
Aménager la table d'accueil
2 personnes
22
Aménager l’espace de repos
2 personnes
23
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
24
Recouvrir les tables de nappes
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
26
Préparer les cartes de discussion
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
29
Préparer les en-cas
2 personnes
30
Indiquer les allergènes sur les amuse-bouches
31
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

32
Ouvrir les portes
2 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Enregistrer la présence
2 personnes
35
Distribuer les badges
36
Expliquer le règlement intérieur
37
Accompagner l'ouverture
2 personnes
38
Animer les tables de discussion
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Garder la salle de repos disponible
42
Ravitailer les brochures d'information
43
Animer les discussions du soir
4 personnes
44
Encadrer la clôture
2 personnes
45
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

46
Rassembler les restes
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Nettoyer les espaces
3 personnes
52
Nettoyer les toilettes
53
Rassembler les objets perdus
54
Fermer le lieu
2 personnes
55
Rendre les clés
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Porte-manteauxqté 2
Tables d'appointqté 4
Paraventsqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d'eauqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Bougies LEDqté 12
Petits vases en verreqté 8
Cadres photoqté 6

Éclairage

Lampes d’ambiance LEDqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Matériel

Porte-nomsqté 45
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 30
Cartes de discussionqté 50
Brochures d’informationqté 60
Panneaux de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gants de nettoyageqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 10
Serpillière
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Vérifie avant l’envoi des invitations la capacité de la salle, l’accès aux toilettes, les possibilités d’installation et la récupération des clés.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme-les 7 jours avant la rencontre. Cela permet d’acheter les bonnes quantités de boissons, de pâtisseries et d’alternatives adaptées.
Prévois des cercles de discussion plutôt qu’une disposition en rangées. Pour un groupe important, installe plusieurs tables et briefe chaque animateur avec des cartes de discussion avant l’arrivée des participants.
Installe l’accueil au moins 60 minutes avant le début. Prépare les badges, la liste de présence, les stylos et les brochures d’information au même endroit afin d’éviter les allers-retours.
Crée une zone de repos séparée des discussions, avec des paravents et un éclairage doux. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, bouilloires et thermos avant l’ouverture, car ces éléments sont souvent réglés trop tard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un café funéraire ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires environ 7 jours avant l’événement.
Combien de boissons prévoir pour un café funéraire ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis une boisson supplémentaire par personne et par heure. Ajoute de l’eau en carafes et prévois une solution sans café ni thé.
Quand envoyer les invitations pour un café funéraire ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une date limite d’inscription à environ 7 jours. Tu pourras ainsi confirmer les participants, les besoins alimentaires et la répartition des espaces.
Comment aménager la salle pour un café funéraire ?: Prévois au moins quatre zones : accueil, discussions, repos et souvenir. Installe les chaises en cercles, laisse un passage dégagé et vérifie l’accès aux toilettes avant l’arrivée, idéalement 60 minutes à l’avance.

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