Cómo organizar un Café de duelo
Un Café de duelo necesita más preparación que una reunión informal, porque el ambiente y la conversación deben estar cuidados desde la llegada. Empieza reservando un lugar tranquilo, define el programa y controla las inscripciones antes de comprar o montar nada. Después, confirma las preferencias dietéticas, prepara a los moderadores y organiza las mesas en círculos de conversación. El día del encuentro, deja tiempo para revisar los baños, colocar la recepción y comprobar que todos los materiales estén a mano.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar la invitación
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Abrir inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Elaborar el programa
2 personas
- 9
Informar a los moderadores de conversaciones
2 personas
- 10
Comprobar datos de contacto
- 11
Recoger folletos informativos
- 12
Comprobar la lista de la compra
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Reunir los materiales
2 personas
- 15
Preparar tarjetas de nombre
- 16
Imprimir la lista de asistencia
- 17
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
- 18
Recoger las llaves
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas en círculos de conversación
3 personas
- 21
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 22
Montar la zona de descanso
2 personas
- 23
Montar la mesa de recuerdos
2 personas
- 24
Cubrir las mesas con manteles
2 personas
- 25
Preparar tarjetas con nombres
- 26
Preparar las tarjetas de conversación
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
- 29
Preparar aperitivos
2 personas
- 30
Indicar los alérgenos en los aperitivos
- 31
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 32
Abrir las puertas
2 personas
- 33
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 34
Registrar la asistencia
2 personas
- 35
Repartir las tarjetas con nombres
- 36
Explicar las normas de la casa
- 37
Acompañar la inauguración
2 personas
- 38
Coordinar mesas de conversación
4 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Servir aperitivos
2 personas
- 41
Mantener disponible la zona de descanso
- 42
Reponer folletos informativos
- 43
Coordinar las conversaciones de la tarde
4 personas
- 44
Guiar el cierre
2 personas
- 45
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 46
Recoger la comida sobrante
2 personas
- 47
Lavar la vajilla
2 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 49
Retirar la decoración
2 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar espacios
3 personas
- 52
Limpiar los baños
- 53
Recoger objetos perdidos
- 54
Cerrar el recinto
2 personas
- 55
Devolver las llaves
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
- 57
Enviar correo de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 45
- Percheroscant. 2
- Mesas auxiliarescant. 4
- Biomboscant. 2
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Cucharillascant. 50
- Bandejas para servircant. 6
- Jarras de aguacant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Velas LEDcant. 12
- Jarroncitos de vidriocant. 8
- Marcos de fotoscant. 6
Iluminación
- Luces ambientales LEDcant. 6
Equipo
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Materiales
- Portatarjetas de nombrecant. 45
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 30
- Tarjetas de conversacióncant. 50
- Folletos informativoscant. 60
- Señalización de mesascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Guantes de limpiezacant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de microfibracant. 10
- Fregona
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar con al menos 4 semanas de antelación y comprueba que haya una zona tranquila, baños accesibles y espacio suficiente para formar círculos de conversación.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del encuentro. En ese momento confirma asistentes, datos de contacto y preferencias dietéticas para no improvisar la compra.
- Envía a los moderadores el programa y las tarjetas de conversación al menos 3 días antes. También conviene indicarles cuánto dura cada ronda y dónde deben sentarse.
- Prepara la recepción antes de montar las mesas: coloca la lista de asistencia, los portatarjetas y los bolígrafos juntos. Así puedes registrar a cada persona sin interrumpir las conversaciones.
- Termina el montaje 60 minutos antes de la llegada. Revisa las sillas, la iluminación, los termos y las jarras de agua; los alargadores y las regletas suelen olvidarse hasta el último momento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Café de duelo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar y enviar la invitación. Deja cerradas las inscripciones y la compra como máximo 5 a 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los asistentes de un Café de duelo?
- Confirma las inscripciones entre 5 y 7 días antes del encuentro. Comprueba también los datos de contacto y las preferencias dietéticas para poder preparar la recepción y la comida.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un Café de duelo?
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar las mesas en círculos, preparar la recepción, revisar los baños y probar la iluminación.
- ¿Qué se suele olvidar en un Café de duelo?
- A menudo se olvidan los portatarjetas, los bolígrafos, la lista de asistencia y la señalización de las mesas. También conviene revisar con antelación los cables alargadores, las regletas y las llaves del lugar.
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