Zo organiseer je een rondreizende kerstmarkt

Een rondreizende kerstmarkt vraagt om meer planning dan één marktdag: je verplaatst kramen, verkopers, voorraad en techniek tussen meerdere locaties. Begin daarom met de route en leg daarna locaties, reserveringen en vergunningen vast. Pas als de stroompunten, marktindeling en verkoperslijst kloppen, plan je vervoer en opbouw. Met een vaste controle per locatie voorkom je dat je op de dag zelf zonder wisselgeld, verlichting of gekoelde opslag staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en locaties vastleggen
2 personen
2
Locaties reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Stroompunten controleren
2 personen
5
Marktindeling tekenen
2 personen
6
Kramen en stands reserveren
7
Verkopers uitnodigen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Verkoperslijst bevestigen
12
Route naar volgende locatie delen
13
Prijslijsten opmaken
2 personen
14
Plattegrond afdrukken
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
19
Apparatuur testen
2 personen
20
Kassa's en wisselgeld voorbereiden
2 personen
21
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
22
Materialen naar locatie vervoeren
4 personen
23
Terrein afzetten
2 personen
24
Kramen opbouwen
4 personen
25
Partytenten opzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Stroom aansluiten
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Informatiebalie inrichten
2 personen
31
Cateringkramen inrichten
4 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

38
Verkopers ontvangen
3 personen
39
Kramen controleren
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Informatie verstrekken
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Warme dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffetten schoonhouden
2 personen
47
Servies inzamelen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
51
Lichtschakelaars controleren
52
Verkopers informeren over sluiting
53
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Kassa's afsluiten
2 personen
55
Voedsel veilig verpakken
2 personen
56
Kramen leegmaken
4 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Verlichting afbouwen
3 personen
59
Tenten en tafels afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
3 personen
62
Stroom veilig loskoppelen
2 personen
63
Materialen terugladen
4 personen
64
Materialen lossen
3 personen
65
Herbruikbare spullen reinigen
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Restanten controleren
2 personen
70
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 8
Kleedjes voor tafelsaantal 24
Kraamzeilenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 10
Reserve-ledlampenaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Haspelsaantal 4
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Kassa'saantal 3
Pinapparatenaantal 3
Mobiele koelboxenaantal 4
Warmhoudketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voorraadbakkenaantal 20
Thermometeraantal 3

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstguirlandesaantal 12
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 18
Prijskaartstandaardsaantal 30
Infobordenaantal 6
Plattegrondenaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30
Afwasteilaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en deel per locatie een duidelijke planning met verkopers. Zet uiterlijk 2 weken vooraf de route naar de volgende locatie en de tijden voor afbouw en vervoer op één overzicht.
Controleer stroompunten per locatie vóór je kramen reserveert. Test verlengkabels, stekkerdozen, haspels en apparatuur minstens 1 week vooraf; markeer kabels tijdens de markt met kabelgoten.
Maak de marktindeling op schaal en druk per locatie een plattegrond af. Houd ruimte vrij voor partytenten, kramen, bezoekersstromen en een veilige doorgang voor materiaal tijdens de wissel.
Bevestig de verkoperslijst uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding. Zo kun je prijslijsten, voorraad, mobiele koelboxen en warmhoudketels per verkoper voorbereiden.
Plan een aparte laad- en controlelijst voor elke verplaatsing. Controleer na afbouw onder meer kassa’s, pinapparaten, wisselgeld, portofoons, mokken en reserve-ledlampen voordat het materiaal vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rondreizende kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en vergunningen. Reserveer daarna kramen en stands en bevestig de verkopers uiterlijk 2 weken voor de eerste marktdag.
Wanneer vraag je vergunningen aan voor een rondreizende kerstmarkt?: Vraag vergunningen aan zodra de route en locaties vaststaan, bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Per locatie kunnen voorwaarden verschillen, dus wacht niet tot de marktindeling of verkoperslijst definitief is.
Hoeveel stroom heb je nodig op een kerstmarkt?: Maak per kraam een overzicht van het verbruik en tel verlichting, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudketels apart op. Controleer de beschikbare stroompunten minimaal 1 week vooraf en neem haspels, stekkerdozen en reserve-ledlampen mee.
Wanneer controleer je het weer voor een rondreizende kerstmarkt?: Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur voor elke locatie. Gebruik die controle om partytenten, kraamzeilen, kledingadvies, vervoer en de opbouwvolgorde aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.