Organiser un marché de Noël itinérant, étape par étape

Un marché de Noël itinérant se prépare d’abord comme un parcours, pas comme un simple marché. Commencez par définir les lieux et l’itinéraire, puis réservez les emplacements et demandez les autorisations avant d’inviter les vendeurs. Ensuite, planifiez les stands, l’alimentation électrique, le transport et le montage pour chaque étape. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, la monnaie, la conservation des aliments et les informations envoyées aux exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les lieux
2 personnes
2
Réserver des lieux
3
Demander les autorisations
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Dessiner le plan du marché
2 personnes
6
Réserver des échoppes et des stands
7
Inviter les vendeurs
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer la liste des fournisseurs
12
Partager l’itinéraire vers le prochain lieu
13
Établir les listes de prix
2 personnes
14
Imprimer le plan
15
Vérifier les prévisions météo
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Trier les décorations de Noël
2 personnes
19
Tester l'équipement
2 personnes
20
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
21
Conserver les aliments au frais
2 personnes
22
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
23
Balisage du site
2 personnes
24
Monter les stands
4 personnes
25
Installer les tentes de fête
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer le comptoir d'information
2 personnes
31
Installer les stands de restauration
4 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

38
Accueil des vendeurs
3 personnes
39
Vérifier les stands
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Fournir les informations
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir les buffets propres
2 personnes
47
Collecter la vaisselle
2 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
51
Vérifier les interrupteurs d’éclairage
52
Informer les vendeurs de la fermeture
53
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

54
Fermer les caisses
2 personnes
55
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
56
Vider les stands
4 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Démonter l’éclairage
3 personnes
59
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le site
3 personnes
62
Débrancher l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
63
Recharger le matériel
4 personnes
64
Décharger le matériel
3 personnes
65
Nettoyer les articles réutilisables
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Vérifier les restes
2 personnes
70
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappes de tableqté 24
Bâches de standqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 10
Ampoules LED de rechangeqté 12

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Enrouleursqté 4
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Glacières mobilesqté 4
Bains-marieqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Thermomètreqté 3

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Décorations de tableqté 18
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Panneaux d’informationqté 6
Plansqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Poubellesqté 12
Balais à mainqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Bac à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les lieux avant toute invitation. Pour chaque étape, notez les horaires, l’accès pour le chargement, les points d’alimentation électrique et les contraintes de stationnement.
Demandez les autorisations plusieurs semaines à l’avance et gardez une confirmation écrite pour chaque lieu. Le plan du marché doit ensuite préciser l’emplacement des tentes, des stands, des tables et des passages.
Demandez aux vendeurs leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Regroupez ensuite ces informations dans une liste finale afin de prévoir les rallonges, multiprises, enrouleurs et goulottes de câbles nécessaires.
Préparez le déplacement entre deux lieux avant le premier jour. Partagez l’itinéraire suivant aux vendeurs et répartissez le matériel dans des caisses, glacières mobiles et véhicules identifiés pour éviter les retards au démontage.
Faites un essai complet la veille : éclairage, terminaux de paiement, machines à café, bains-marie, haut-parleurs et talkies-walkies. Préparez aussi la monnaie, les ampoules LED de rechange et une solution pour conserver les aliments au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël itinérant ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour définir l’itinéraire, réserver les lieux, obtenir les autorisations et recruter les vendeurs. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats, les tests et le plan de transport.
Quand faut-il inviter les vendeurs pour un marché de Noël itinérant ?: Envoyez les invitations dès que les lieux et les dates sont suffisamment confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la première étape. Fixez une date limite d’inscription au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Comment gérer l’électricité sur un marché de Noël itinérant ?: Recensez la puissance nécessaire pour chaque stand et vérifiez chaque point d’alimentation avant le montage. Prévoyez les rallonges, multiprises, enrouleurs et protections de câbles au moins 48 heures avant le départ.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël itinérant ?: La veille, contrôlez le matériel électrique, les terminaux de paiement, l’éclairage et les appareils de service. Vérifiez aussi la météo, la liste des courses, la monnaie, les aliments réfrigérés et le chargement prévu pour chaque lieu.

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