Einen reisenden Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Ein reisender Weihnachtsmarkt wechselt den Standort und braucht deshalb mehr Planung als ein Markt an einem festen Ort. Beginne mit Route, Terminen und reservierten Plätzen, bevor du Verkäufer einlädst oder Material bestellst. Danach folgen Genehmigungen, Stromprüfung, Standaufteilung und die Abstimmung der Verkäufer. Besonders am Veranstaltungstag entscheiden ein klarer Lageplan, getestete Geräte und ein genauer Transportplan darüber, ob der Wechsel zum nächsten Standort reibungslos funktioniert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Orte festlegen
2 Personen
- 2
Orte reservieren
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 5
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
- 6
Stände und Verkaufsstände reservieren
- 7
Verkäufer einladen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Verkäuferliste bestätigen
- 12
Weg zum nächsten Standort teilen
- 13
Preisliste erstellen
2 Personen
- 14
Lageplan drucken
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
3 Personen
- 18
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
- 19
Geräte testen
2 Personen
- 20
Kassen und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 21
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort transportieren
4 Personen
- 23
Gelände absperren
2 Personen
- 24
Stände aufbauen
4 Personen
- 25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Strom anschließen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 31
Cateringstände einrichten
4 Personen
- 32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 37
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 38
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 39
Stände kontrollieren
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 43
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Buffets sauber halten
2 Personen
- 47
Geschirr einsammeln
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 51
Lichtschalter prüfen
- 52
Verkäufer über die Schließung informieren
- 53
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Kassen abschließen
2 Personen
- 55
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
- 56
Stände leeren
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 59
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Gelände reinigen
3 Personen
- 62
Strom sicher trennen
2 Personen
- 63
Materialien zurückladen
4 Personen
- 64
Materialien ausladen
3 Personen
- 65
Mehrwegartikel reinigen
3 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundgegenstände registrieren
- 69
Reste kontrollieren
2 Personen
- 70
Lieferantenrechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 12
- KlappischeAnz. 18
- BiertischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 24
- StandplanenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LaternenAnz. 10
- Ersatz-LED-LampenAnz. 12
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelrollenAnz. 4
- AkkuschrauberAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
- KassenAnz. 3
- KartenlesegeräteAnz. 3
- Mobile KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 20
- ThermometerAnz. 3
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 4
- WeihnachtskugelnAnz. 120
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 8
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- TischdekorationenAnz. 18
- PreisschildständerAnz. 30
- InfotafelnAnz. 6
- PläneAnz. 150
- WegweiserAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 12
- HandfegerAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 30
- SpülwanneAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Aufenthaltsdauer pro Ort früh fest und reserviere jeden Standort, bevor du Einladungen verschickst. Teile den Verkäufern den Weg zum nächsten Standort spätestens mit der Anmeldebestätigung mit.
- Beantrage Genehmigungen nicht erst kurz vor dem ersten Markt. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein und kläre je Standort Stromanschlüsse, Zufahrt und die zulässige Standaufteilung.
- Bestätige die Verkäuferliste spätestens 7 Tage vor dem Start. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Verkaufsangebote, damit Preisliste, Lageplan und Ausstattung nicht in letzter Minute geändert werden müssen.
- Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenlesegeräte, Mikrofone und Bluetooth-Lautsprecher vor dem Transport. Plane pro Stromkreis genügend Verlängerungskabel, Kabelrollen und Kabelkanäle ein; lose Kabel werden bei mehreren Standorten schnell zur Stolperfalle.
- Bereite Kassen, Wechselgeld, gekühlte Lebensmittel und Warmhaltebehälter getrennt für jeden Standort vor. Lade Dekoration, Ersatz-LED-Lampen und Werkzeug so, dass sie beim Aufbau sofort erreichbar sind und nicht unter den Marktständen liegen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen reisenden Weihnachtsmarkt planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem ersten Termin. Route, Reservierungen und Genehmigungen müssen vor der Verkäuferakquise geklärt sein; die endgültige Verkäuferliste sollte etwa 7 Tage vorher feststehen.
- Wie organisiert man mehrere Standorte für einen Weihnachtsmarkt?
- Erstelle eine feste Route mit Datum, Aufbauzeit, Abfahrtszeit und Ansprechpartner für jeden Ort. Teile den Weg zum nächsten Standort zusammen mit dem Lageplan und plane für Abbau, Transport und Aufbau mindestens mehrere Stunden ein.
- Wann sollte man Genehmigungen für einen Weihnachtsmarkt beantragen?
- Reiche die Anträge möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem jeweiligen Markt ein. Bei mehreren Standorten braucht jeder Ort eine eigene Prüfung; warte daher nicht, bis Route und Verkäuferliste vollständig abgeschlossen sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines reisenden Weihnachtsmarkts?
- Plane für einen kleinen Markt mindestens 2 bis 3 Stunden für Absperrung, Zelte, Stände, Beleuchtung und Strom ein. Geräte und Kassen sollten vor dem Aufbau getestet sein, damit die verfügbare Zeit nicht durch Fehlersuche verloren geht.
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