Organiser une sortie en fauteuil roulant, étape par étape
Une sortie en fauteuil roulant se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de l’accueil et de la sécurité. Commencez par fixer la date, vérifier chaque portion de l’itinéraire et obtenir les autorisations nécessaires. Ensuite, recueillez les inscriptions, les besoins alimentaires et les coordonnées d’urgence afin de répartir les accompagnateurs efficacement. Le jour venu, prévoyez un départ accessible, une signalisation visible, des moyens de communication chargés et un plan météo partagé à l’avance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
3 personnes
- 3
Demander l’autorisation de parcours
- 4
Organiser la gestion de la circulation
2 personnes
- 5
Réserver le lieu de départ
- 6
Vérifier les toilettes accessibles
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Vérifier les coordonnées
2 personnes
- 11
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
- 12
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
- 13
Répartir les postes de circulation
2 personnes
- 14
Créer une carte d'itinéraire
- 15
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Envoyer les prévisions météo aux participants
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
3 personnes
- 20
Vérifier le matériel
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 23
Vérifier le matériel de premiers secours
- 24
Charger les talkies-walkies
Événement
- 25
Rendre le lieu de départ accessible
4 personnes
- 26
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 27
Installer les tables
3 personnes
- 28
Installer les chaises
3 personnes
- 29
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
- 30
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 31
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
- 32
Occuper les postes de circulation
6 personnes
- 33
Informer les accompagnateurs
2 personnes
- 34
Accueillir les participants
4 personnes
- 35
Cocher les inscriptions
3 personnes
- 36
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 37
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
- 38
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 39
Accompagner la randonnée en fauteuil roulant
12 personnes
- 40
Tenir le point de repos
3 personnes
- 41
Distribuer de l’eau en route
3 personnes
- 42
Ramener les participants
6 personnes
- 43
Désinscrire les participants
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Servir les boissons
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 48
Rassembler les déchets
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 50
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
- 51
Démonter les postes de circulation
6 personnes
- 52
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
- 53
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes
Suivi
- 54
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 57
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
- 58
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Vérifier le matériel
2 personnes
- 62
Retourner les matériels
2 personnes
- 63
Traiter les objets trouvés
- 64
Remercier les participants
2 personnes
- 65
Partager les photos avec autorisation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 30
- Tables de bièreqté 4
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Louchesqté 6
Catering
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Courses
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphonesqté 2
- Batteries externesqté 6
- Téléphones portablesqté 4
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 8
Matériel de sport
- Cônes de signalisationqté 30
- Flèches de directionqté 25
- Panneaux de directionqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Braceletsqté 80
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Parapluiesqté 10
- Couvertures polairesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
Soins
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gants jetablesqté 2
- Gel hydroalcooliqueqté 6
Conseils
- Testez l’itinéraire en conditions réelles avant d’envoyer les invitations : contrôlez les pentes, les passages étroits, les revêtements et l’accès aux toilettes. Une carte annotée permet aussi de repérer les points où une pause sera nécessaire.
- Ne réduisez pas l’organisation à l’accueil des participants. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les coordonnées vérifiées et un contact d’urgence, puis transmettez ces informations uniquement aux personnes qui en ont besoin.
- Répartissez les accompagnateurs et les postes de circulation plusieurs jours avant la sortie. Donnez à chacun un rôle précis, un point de rendez-vous et un moyen de communication ; chargez les talkies-walkies et les batteries externes la veille.
- Préparez la signalisation avant le départ : flèches, panneaux, cônes, ruban de balisage et gilets réfléchissants doivent être regroupés et contrôlés. Prévoyez aussi des lampes ou lanternes si une partie de l’accueil se déroule par faible luminosité.
- Consultez les prévisions météo au moins 24 heures avant, puis envoyez la mise à jour aux participants. Refroidissez les boissons, remplissez les carafes d’eau et vérifiez les rallonges, multiprises et machines à café avant l’arrivée du groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une sortie en fauteuil roulant ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de tester l’itinéraire, de demander l’autorisation de parcours, de réserver le lieu de départ et de recruter les accompagnateurs.
- Comment vérifier qu’un itinéraire est vraiment accessible en fauteuil roulant ?
- Parcourez l’ensemble du trajet au moins une fois avec un fauteuil roulant, idéalement 2 à 3 semaines avant la sortie. Notez les pentes, obstacles, passages étroits, sanitaires accessibles et endroits où un changement d’itinéraire serait nécessaire.
- Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez l’itinéraire, les horaires, le point de départ et les consignes au moins 7 jours avant. Faites un dernier message 24 heures avant avec la météo, les éventuelles modifications et un numéro de contact.
- Combien d’accompagnateurs prévoir pour une sortie en fauteuil roulant ?
- Le nombre dépend des besoins recensés lors des inscriptions, mais attribuez au minimum un accompagnateur identifié par participant qui en demande un. Ajoutez des personnes dédiées à la circulation, à l’accueil et aux urgences, puis confirmez la répartition 3 à 5 jours avant.
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