Zo organiseer je een roeiwedstrijd
Begin met de wedstrijddatum, de locatie en het start- en finishgebied. Daarna leg je de wedstrijdstructuur vast: categorieën, reglement, route en startgroepen. Regel vroeg de vergunningen en maak veiligheid leidend met een reddingsboot, EHBO-bezetting en duidelijke communicatie op het water. Pas wanneer de inschrijvingen binnenkomen, plan je tijdwaarnemers, vrijwilligers, boten en startnummers definitief in. Zo voorkom je dat materiaal, briefing of veiligheidscontrole op de wedstrijddag nog geregeld moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Start- en finishgebied reserveren
- 4
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 6
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 7
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
- 8
Inschrijfformulier publiceren
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 14
Startgroepen indelen
2 personen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Tijdwaarnemers inplannen
2 personen
- 17
Boten en roeimateriaal reserveren
2 personen
- 18
Reddingsboot reserveren
- 19
EHBO-bezetting inplannen
2 personen
- 20
Prijzen en medailles bestellen
- 21
Route op het water uitzetten
3 personen
- 22
Waterveiligheid controleren
3 personen
- 23
Wedstrijdbriefing versturen
- 24
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
- 25
Startnummers printen
- 26
Wedstrijdformulieren printen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 30
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
- 31
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
- 32
Tenten opbouwen
4 personen
- 33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 35
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 36
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 37
Start- en finishlijn markeren
3 personen
- 38
Boeien en routeborden plaatsen
4 personen
- 39
Reddingsboot te water laten
3 personen
- 40
Tijdwaarnemingsposten inrichten
3 personen
Event
- 41
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 42
Startnummers uitdelen
2 personen
- 43
Deelnemersbriefing geven
3 personen
- 44
Toeschouwers ontvangen
3 personen
- 45
Roeiers naar de start begeleiden
4 personen
- 46
Wedstrijdstarts begeleiden
5 personen
- 47
Tijden registreren
4 personen
- 48
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
- 49
Koffie en thee schenken
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 53
Voorlopige uitslag controleren
2 personen
- 54
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 55
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
- 56
Bezoekers informeren
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
Nazorg
- 58
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
- 59
Boeien en routeborden verwijderen
4 personen
- 60
Reddingsboot uit het water halen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
4 personen
- 64
Afval afvoeren
2 personen
- 65
Materiaal terugbrengen
4 personen
- 66
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 67
Uitslag naar deelnemers sturen
- 68
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 4
- Kleedtafelsaantal 2
- Kleedmattenaantal 8
Sportmateriaal
- Roeibotenaantal 8
- Riemenaantal 16
- Startblokkenaantal 4
- Reddingsvestenaantal 20
- Routeboeienaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Routebordenaantal 10
- Startnummersaantal 80
- Stopwatchesaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Peddelsaantal 4
- Spanbandenaantal 8
- Transportkaraantal 2
- Waterdichte tonnenaantal 6
Apparatuur
- Portofoonsaantal 10
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Acculampenaantal 6
- Mobiele geluidsset
- Microfoonaantal 2
- Powerbanksaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 2
- Schenkkannenaantal 6
- Dienbladenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer locatie en start- en finishgebied meteen na het vastleggen van de datum. Vraag vergunningen ruim vóór de wedstrijddag aan; zonder goedgekeurd veiligheidsplan kun je route, reddingsboot en EHBO niet verantwoord vastleggen.
- Stel het wedstrijdreglement en de deelnemerscategorieën op voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld ook een sluitingsdatum, zodat je na die termijn de deelnemerslijst kunt controleren en startgroepen kunt indelen.
- Plan veiligheid niet alleen op papier. Zet de route vooraf uit met routeboeien, controleer het water en wijs vaste rollen toe aan de reddingsboot, EHBO, tijdwaarnemers en portofoongebruikers.
- Tel vrijwilligers per functie, niet alleen als totaal. Je hebt afzonderlijke bezetting nodig voor start, finish, tijdwaarneming, deelnemersontvangst, materiaal en waterveiligheid; maak daarnaast een korte briefing met tijden en contactkanalen.
- Maak een wedstrijddagplanning met terugrekentijden. Leg vast wanneer routeborden, startblokken, startnummers, boten en riemen klaarstaan en test printer, laptop, stopwatches, portofoons en geluidsset vóór de eerste deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het veiligheidsplan. Open de inschrijving zodra reglement en categorieën definitief zijn, zodat je uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd de startgroepen kunt maken.
- Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een roeiwedstrijd?
- Regel in elk geval een veiligheidsplan, reddingsboot, reddingsvesten, EHBO-bezetting, portofoons en een gecontroleerde vaarroute. Controleer het water kort voor de wedstrijd en geef vrijwilligers vóór de start een briefing met hun rol en noodprocedure.
- Wanneer deel je de startgroepen van een roeiwedstrijd in?
- Wacht tot de inschrijving is gesloten en controleer eerst namen, categorieën en eventuele dieetwensen voor de catering. Deel de startgroepen bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf in en stuur de wedstrijdbriefing daarna naar de deelnemers.
- Hoeveel tijdwaarnemers heb je nodig bij een roeiwedstrijd?
- Plan minimaal één tijdwaarnemer bij de start en één bij de finish per gelijktijdige baan of wedstrijdstroom. Voeg een reserve toe wanneer meerdere startgroepen kort na elkaar vertrekken; test de stop watches vooraf en spreek de tijdregistratieprocedure schriftelijk af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!