Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare d’abord sur le plan administratif et de sécurité, avant de gérer les inscriptions et la logistique du jour J. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et la zone de départ et d’arrivée, puis obtenez les autorisations nécessaires. Le parcours sur l’eau, le bateau de sauvetage et les secours doivent être planifiés avant l’ouverture des inscriptions. Ensuite, répartissez les équipages, les bénévoles et le matériel avec un calendrier précis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Réserver la zone de départ et d’arrivée
4
Demander les autorisations
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
6
Établir le règlement du concours
2 personnes
7
Définir les catégories de participants
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Planifier les chronométreurs
2 personnes
17
Réserver les bateaux et le matériel d'aviron
2 personnes
18
Réserver un canot de sauvetage
19
Planifier le personnel de premiers secours
2 personnes
20
Commander les prix et médailles
21
Tracer le parcours sur l'eau
3 personnes
22
Vérifier la sécurité aquatique
3 personnes
23
Envoyer le briefing de la compétition
24
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
25
Imprimer les numéros de dossard
26
Imprimer les formulaires de match
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
38
Placer les balises et les panneaux de parcours
4 personnes
39
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
40
Installer les postes de chronométrage
3 personnes

Événement

41
Inscrire les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Faire le briefing des participants
3 personnes
44
Accueillir les spectateurs
3 personnes
45
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
46
Encadrer les départs de course
5 personnes
47
Enregistrement des horaires
4 personnes
48
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Vérifier le résultat provisoire
2 personnes
54
Animer la remise des prix
3 personnes
55
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
56
Informer les visiteurs
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

58
Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
59
Retirer les bouées et les panneaux de route
4 personnes
60
Sortir le canot de sauvetage de l’eau
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Rapporter le matériel
4 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Envoyer les résultats aux participants
68
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 2
Tapis de changeqté 8

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Blocs de départqté 4
Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de parcoursqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de directionqté 10
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Mégaphonesqté 2
Pagaiesqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Chariot de transportqté 2
Tonneaux étanchesqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes sur batterieqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Carafesqté 6
Plateauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la zone de départ et d’arrivée avant de publier les inscriptions : sa disponibilité détermine le parcours, les horaires et la circulation des bateaux.
Finalisez le plan de sécurité plusieurs semaines avant la course. Prévoyez notamment un canot de sauvetage, des gilets de sauvetage, des talkies-walkies et une équipe de premiers secours.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les catégories, les besoins alimentaires et la liste des participants, puis répartir les groupes de départ et attribuer les numéros.
Ne laissez pas le chronométrage au dernier moment : désignez les chronométreurs, préparez les chronomètres et testez la communication entre le départ, l’arrivée et la coordination.
Envoyez le briefing de compétition avant le jour J et organisez un briefing séparé pour les bénévoles. Indiquez les horaires, le parcours, les consignes de sécurité et le rôle de chacun.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer la sécurité sur l’eau, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course d’aviron ?: Déposez les demandes au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les délais varient selon le plan d’eau et les autorités concernées, alors vérifiez les exigences avant de publier le formulaire d’inscription.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’aviron ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste clé : départ, arrivée, chronométrage, accueil, circulation du matériel et coordination. Pour une course avec plusieurs groupes, ajoutez 2 à 4 personnes de réserve.
Quand envoyer le briefing aux participants ?: Envoyez-le 5 à 7 jours avant la compétition, puis rappelez les horaires et les consignes le jour précédent. Les bénévoles doivent recevoir leur briefing séparément, idéalement 1 à 2 jours avant.

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