Zo organiseer je een roeivereniging open dag

Begin met de datum, het programma en de goedkeuring van het bestuur. Leg daarna de veiligheid op het water vast, reserveer boten en sanitaire voorzieningen en plan instructeurs en vrijwilligers. Open de aanmeldingen zodra het programma staat, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd verzamelt. In de laatste week draait alles om de deelnemersinformatie, weersverwachting, boodschappen en een duidelijke indeling op de vereniging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Open dag aanmelden bij bestuur
3
Veiligheidsplan voor roeien maken
2 personen
4
Beschikbaarheid instructeurs vastleggen
5
Reserveringen voor boten maken
6
Reservering sanitaire voorzieningen maken
7
Verzekeringsdekking controleren
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
11
Posters ophangen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Deelnemers bevestigen
15
Roeischema indelen
2 personen
16
Instructeursbriefing voorbereiden
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Naamstickers en formulieren printen
25
Routebordjes voorbereiden
2 personen
26
EHBO-set controleren
27
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
28
Botensleutels en riemen klaarleggen
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Terrein en steiger inspecteren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Infostands inrichten
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Verlichting plaatsen
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Roeiboten naar de steiger brengen
4 personen
39
Roeimateriaal per boot klaarleggen
3 personen
40
Kleedkamers controleren
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
43
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
44
Veiligheidsbriefing houden
6 personen

Event

45
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
46
Bezoekers registreren
2 personen
47
Naamstickers uitdelen
48
Rondleidingen geven
3 personen
49
Roeidemonstratie verzorgen
6 personen
50
Proefroeiers instrueren
4 personen
51
Proefvaarten begeleiden
8 personen
52
Reddingsboot bemannen
2 personen
53
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
54
Ledeninformatie geven
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Aanmeldingen voor lidmaatschap noteren
2 personen
60
Avondprogramma aankondigen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Maaltijd serveren
4 personen
63
Muziek verzorgen
64
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

65
Roeimateriaal terugbrengen
4 personen
66
Eten en drinken opruimen
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
69
Geluidsinstallatie uitschakelen
70
Verlichting uitschakelen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Materialen schoonmaken en drogen
3 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
81
Gevonden voorwerpen registreren
82
Bedankbericht aan bezoekers sturen
83
Opvolging met geïnteresseerden doen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Riemenaantal 24
Handroeiriemenaantal 8
Reddingsvestenaantal 30
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Peddelsaantal 6
Reservevoetenbordenaantal 4
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Startnummersaantal 40
Stopwatchesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Antislipmattenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Roeiverenigingbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Plantenbakkenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 30
Informatiebordenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Pijlbordjesaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslangenaantal 4
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het roeischema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Plan per groep een vast tijdblok en houd boten, instructeurs en reddingsvesten vrij voor eventuele uitloop.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, kleding voor op het water, route, wat er gebeurt bij slecht weer en waar naamstickers worden opgehaald.
Plan een aparte instructeursbriefing vóór de ontvangst van bezoekers. Bespreek daarin het veiligheidsplan, de vaarroute, het gebruik van reddingsmiddelen en wie bij een incident de leiding neemt.
Controleer het terrein niet alleen op zitplaatsen, maar ook op doorstroming. Zet routebordjes en afzethekken neer tussen ontvangst, kleedruimte, botenloods en steiger; houd reddingsmateriaal direct bereikbaar.
Doe boodschappen pas nadat het aantal deelnemers en dieetwensen zijn bijgewerkt. Koel dranken op tijd en leg herbruikbare bekers, servies, hapjes en water bij de ontvangst klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens een roeiblok hoeven weg te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een roeivereniging open dag?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, bestuursaanmelding en veiligheidsplan. Open de inschrijving zodra instructeurs, boten en het globale tijdschema zijn bevestigd; controleer alles opnieuw in de laatste week.
Hoeveel instructeurs heb je nodig voor een roeivereniging open dag?: Dat hangt af van het aantal boten en deelnemers, maar plan per gelijktijdige roeigroep minimaal één verantwoordelijke instructeur. Reserveer daarnaast minstens 2 vrijwilligers voor ontvangst, routebegeleiding en praktische hulp aan de kant.
Wat moet je regelen voor de veiligheid tijdens een open dag op de roeivereniging?: Leg vóór de promotie een veiligheidsplan vast met vaarroute, weersgrenzen, toezicht en noodprocedure. Controleer op de dag zelf alle reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en reddingsdekens voordat de eerste boot vertrekt.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een roeivereniging open dag?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, nadat het roeischema definitief is. Verstuur bij een belangrijke weerswijziging nog dezelfde dag een korte update met eventuele aanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.