Organiser une journée portes ouvertes dans un club d’aviron

Une journée portes ouvertes d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de l’accueil des visiteurs. Commencez par fixer la date et le programme, valider la sécurité avec le conseil d’administration et vérifier les disponibilités des instructeurs. Ensuite, ouvrez les inscriptions afin de répartir les participants par créneaux et d’éviter de mobiliser plus de bateaux que prévu. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les présences, briefer l’équipe et transmettre des consignes claires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inscrire la journée portes ouvertes auprès du conseil d’administration
3
Élaborer un plan de sécurité pour l'aviron
2 personnes
4
Renseigner les disponibilités des instructeurs
5
Faire des réservations pour les bateaux
6
Réserver les sanitaires
7
Vérifier la couverture d'assurance
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Accrocher les affiches
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les participants
15
Répartir les créneaux d’aviron
2 personnes
16
Préparer le briefing des instructeurs
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux participants
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Imprimer les étiquettes nominatives et les formulaires
25
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
26
Vérifier la trousse de premiers secours
27
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
28
Préparer les clés de bateau et les sangles
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Inspecter le terrain et la jetée
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Aménager les stands d'information
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer l’éclairage
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Amener les bateaux d’aviron à la jetée
4 personnes
39
Préparer le matériel d’aviron par bateau
3 personnes
40
Vérifier les vestiaires
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Installer le point café et thé
2 personnes
43
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
44
Donner le briefing de sécurité
6 personnes

Événement

45
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
47
Distribuer les étiquettes nominatives
48
Faire des visites guidées
3 personnes
49
Animer une démonstration d’aviron
6 personnes
50
Donner les consignes aux rameurs d’essai
4 personnes
51
Encadrer les essais de navigation
8 personnes
52
Armer le canot de sauvetage
2 personnes
53
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
54
Fournir les informations aux membres
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Noter les inscriptions à l'adhésion
2 personnes
60
Annoncer le programme du soir
61
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
62
Servir le repas
4 personnes
63
Fournir la musique
64
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

65
Rendre le matériel d’aviron
4 personnes
66
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Éteindre l'installation sonore
70
Éteindre l’éclairage
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
79
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Enregistrer les objets trouvés
82
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
83
Faire un suivi avec les personnes intéressées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 24
Avirons à mainqté 8
Gilets de sauvetageqté 30
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 6
Pieds de rechange pour panneauqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 8
Numéros de départqté 40
Chronomètresqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Tapis antidérapantsqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières du club d’avironqté 4
Ballonsqté 100
Bacs à plantesqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les créneaux d’aviron avant de communiquer largement : le nombre d’instructeurs, de bateaux et de gilets de sauvetage détermine directement la capacité d’accueil. Gardez une marge pour les retardataires et les changements de météo.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée. Confirmez ensuite chaque participant avec son horaire, les consignes d’arrivée, les besoins alimentaires signalés et les vêtements adaptés à une activité sur l’eau.
Ne laissez pas le plan de sécurité au dernier moment : prévoyez les bouées, lignes de lancer, trousses de premiers secours et couvertures de survie, puis attribuez clairement les rôles des instructeurs et des bénévoles lors du briefing.
Organisez le parcours visiteur avant l’installation : panneaux d’itinéraire, étiquettes nominatives, zone d’accueil, vestiaires et sanitaires doivent être repérables dès l’entrée. Installez les barrières de sécurité avant l’arrivée du public, pas pendant les premiers embarquements.
Planifiez les achats et le refroidissement des boissons sur les 48 dernières heures. Préparez les en-cas, gobelets réutilisables, assiettes et couverts en tenant compte des besoins alimentaires recueillis dans le formulaire.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes d’aviron ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de faire valider le programme et l’assurance, réserver les bateaux et sanitaires, recruter les bénévoles et lancer les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement.
Comment répartir les participants entre les créneaux d’aviron ?: Répartissez-les par groupes selon la capacité réelle des bateaux, le nombre d’instructeurs et les gilets disponibles. Envoyez l’horaire définitif 5 à 7 jours avant la journée et gardez quelques places pour les ajustements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’aviron ?: Vérifiez les prévisions météo, les réservations, les inscriptions confirmées et la disponibilité du matériel de sécurité. Préparez aussi les panneaux, formulaires, étiquettes nominatives, boissons et en-cas afin que l’équipe puisse se concentrer sur l’accueil le jour même.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès leur inscription, puis une confirmation complète 5 à 7 jours avant l’événement. Indiquez l’heure du créneau, le point d’accueil, les vêtements à prévoir, les consignes de sécurité et la procédure en cas de météo défavorable.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.