Tag der offenen Tür im Ruderverein planen
Ein Tag der offenen Tür im Ruderverein braucht mehr als freie Boote und ein paar Helfer. Lege zuerst Programm, Sicherheitsregeln und verfügbare Ausbilder fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Bootsreservierungen, Teilnehmerkommunikation und die Einteilung der Ruderzeiten. Plane außerdem Umkleiden, Wegweiser, Verpflegung und einen klaren Wetterplan ein – diese Punkte werden am Veranstaltungstag besonders häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Tag der offenen Tür beim Vorstand anmelden
- 3
Sicherheitsplan für das Rudern erstellen
2 Personen
- 4
Verfügbarkeit der Ausbilder festlegen
- 5
Bootsreservierungen vornehmen
- 6
Reservierung für sanitäre Anlagen machen
- 7
Versicherungsschutz prüfen
- 8
Anmeldeformular veröffentlichen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbung in sozialen Medien posten
- 11
Poster aufhängen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Teilnehmer bestätigen
- 15
Ruderplan einteilen
2 Personen
- 16
Instruktorenbriefing vorbereiten
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Namensaufkleber und Formulare drucken
- 25
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
- 26
Erste-Hilfe-Set prüfen
- 27
Rettungsmittel überprüfen
2 Personen
- 28
Bootsschlüssel und Ruder bereitlegen
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Gelände und Gerüst überprüfen
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 34
Infostände einrichten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 37
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 38
Ruderboote zum Steg bringen
4 Personen
- 39
Ruderausrüstung pro Boot bereitlegen
3 Personen
- 40
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 43
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
- 44
Sicherheitsbriefing abhalten
6 Personen
Event
- 45
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 46
Besucher registrieren
2 Personen
- 47
Namensaufkleber verteilen
- 48
Führungen geben
3 Personen
- 49
Rudervorführung durchführen
6 Personen
- 50
Probeschwimmer einweisen
4 Personen
- 51
Probefahrten betreuen
8 Personen
- 52
Rettungsboot besetzen
2 Personen
- 53
Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
- 54
Mitgliederinformationen geben
3 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 56
Snacks servieren
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Anmeldungen für die Mitgliedschaft notieren
2 Personen
- 60
Abendprogramm ankündigen
- 61
Buffet auffüllen
3 Personen
- 62
Mahlzeit servieren
4 Personen
- 63
Musik organisieren
- 64
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 65
Ruderausrüstung zurückbringen
4 Personen
- 66
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 67
Geschirr sammeln
3 Personen
- 68
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 69
Anlage ausschalten
- 70
Beleuchtung ausschalten
- 71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 72
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 74
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 75
Gelände reinigen
4 Personen
- 76
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 77
Toiletten reinigen
2 Personen
- 78
Materialien reinigen und trocknen
3 Personen
- 79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 80
Restbestand einlagern
2 Personen
- 81
Fundgegenstände registrieren
- 82
Dankesnachricht an Besucher senden
- 83
Nachfassen bei Interessierten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 4
- UmkleidebänkeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
Sportmaterial
- RuderbooteAnz. 8
- GürtelAnz. 24
- HandrudernAnz. 8
- SchwimmwestenAnz. 30
- RettungsringeAnz. 4
- WurfleinenAnz. 4
- PaddelAnz. 6
- Ersatz-FußbretterAnz. 4
- Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
- StartnummernAnz. 40
- StoppuhrenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- RettungsdeckenAnz. 10
- TaschenlampenAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- HandyladegeräteAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- Banner des RudervereinsAnz. 4
- BallonsAnz. 100
- PflanzkübelAnz. 6
- NamensaufkleberAnz. 120
- StifteAnz. 30
- InfotafelnAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- LichtschläucheAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- BesenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Ruderzeiten und die maximale Gruppengröße fest. Teile die Anmeldungen anschließend in konkrete Zeitfenster ein, damit nicht mehrere Gruppen gleichzeitig auf dieselben Boote oder Ausbilder warten.
- Erstelle den Sicherheitsplan vor der Werbung. Prüfe Schwimmwesten, Rettungsringe, Wurfleinen, Erste-Hilfe-Koffer und Rettungsdecken und kläre, wer bei jeder Ausfahrt die Verantwortung übernimmt.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ausbilder, Boote und sanitäre Anlagen bestätigt sind. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher, einschließlich Treffpunkt, Kleidung, Ruderzeit und Wetterhinweisen.
- Plane die Helfer nicht nur für das Rudern ein. Für Einlass, Namensaufkleber, Wegweiser, Umkleiden, Getränke, Snacks und das Aufräumen brauchst du jeweils eine konkrete Person oder Schicht.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und nochmals am Veranstaltungsmorgen. Lege rechtzeitig fest, ob Rudereinheiten verschoben, verkürzt oder abgesagt werden und wie du die Teilnehmer darüber informierst.
Häufige Fragen
- Wie viele Wochen vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Ruderverein planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Vorstandsanmeldung, Versicherungsschutz, Sicherheitsplan, Ausbilder, Boote und sanitäre Anlagen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie teilt man die Teilnehmer beim Tag der offenen Tür zum Rudern ein?
- Arbeite mit festen Zeitfenstern und kleinen Gruppen, passend zur Zahl der Boote und Ausbilder. Schließe die Einteilung spätestens 3 Tage vorher ab und sende jedem Teilnehmer seine Ruderzeit.
- Wann sollte man die Getränke kühlen und Snacks vorbereiten?
- Kühle die Getränke am Vorabend, sofern ausreichend Platz vorhanden ist. Bereite haltbare Snacks am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor dem ersten Programmpunkt vor und stelle empfindliche Lebensmittel erst kurz vor dem Servieren bereit.
- Was passiert bei schlechtem Wetter am Tag der offenen Tür im Ruderverein?
- Treffe die erste Entscheidung 48 Stunden vorher und prüfe die Lage am Morgen erneut. Definiere vorher klare Abbruchkriterien für Wind, Gewitter und Sicht und informiere angemeldete Teilnehmer spätestens 2 Stunden vor ihrer Ruderzeit.
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