Zo organiseer je een roboticawedstrijd

Begin een roboticawedstrijd niet met tafels of techniek, maar met het wedstrijdformat. Leg vast hoeveel teams meedoen, hoe lang elke ronde duurt en waarop de jury beoordeelt. Daarna volgen regels, inschrijvingen, teamindeling en een programma dat deelnemers en vrijwilligers kunnen volgen. Reserveer techniek en materialen vroeg: vooral stroom, wedstrijdvelden, laptops, reserveonderdelen en kabels veroorzaken op het laatste moment vertraging. Gebruik de laatste week voor testen, printwerk en een volledige doorloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
2
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
2 personen
10
Teamindeling vastleggen
2 personen
11
Jurybriefing voorbereiden
12
Programma publiceren
13
Routebeschrijving versturen
14
Catering reserveren
15
Prijzen bestellen
16
Stroomplan maken
2 personen
17
Wedstrijdvelden ontwerpen
2 personen
18
Scoreformulieren maken
19
Deelnemersbadges maken
2 personen
20
Naambordjes maken
2 personen
21
Techniek testen
3 personen
22
Reserveonderdelen controleren
2 personen
23
Printmateriaal verzamelen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Techniek opladen
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Wedstrijdvelden opbouwen
4 personen
30
Deelnemerstafels inrichten
3 personen
31
Jurytafel inrichten
2 personen
32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Techniek aansluiten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

37
Jurybriefing geven
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Badges uitdelen
2 personen
41
Openingsuitleg geven
2 personen
42
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
43
Robotcontroles uitvoeren
3 personen
44
Eerste ronde begeleiden
6 personen
45
Scores registreren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Wedstrijdvelden controleren
3 personen
49
Tweede ronde begeleiden
6 personen
50
Technische problemen oplossen
3 personen
51
Scores controleren
2 personen
52
Finalisten bekendmaken
53
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
54
Servies inzamelen
2 personen
55
Finale voorbereiden
4 personen
56
Finale begeleiden
6 personen
57
Finalescores vastleggen
3 personen
58
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
59
Winnaars controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
61
Bedankwoord uitspreken
62
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

63
Techniek uitschakelen
3 personen
64
Wedstrijdvelden afbreken
4 personen
65
Materialen sorteren
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
3 personen
70
Techniek veilig opbergen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Deelnemerstafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Registratietafel
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Computermuizenaantal 8
Laptops voor registratieaantal 2
Printersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 18
USB-hubsaantal 8
Oplaadstationsaantal 6
Batterijladersaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Wedstrijdklokkenaantal 4
Handmegafoon
Labelprinter
Multimetersaantal 3
Soldeerstationsaantal 3
Lijmpistolenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
USB-kabelsaantal 20
HDMI-kabelsaantal 4
Reserveonderdelenkitsaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 4
Veldrandenaantal 16
Obstakelsaantal 24
Doelenaantal 8
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Nummerschijvenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Deelnemersbadgesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Naambordjesaantal 40
Richtingsbordenaantal 12
Teamvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Prijstrofeeënaantal 6
Certificatenaantal 30

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdformat en de regels minimaal 8 weken vooraf vast. Vermeld per ronde de speelduur, het aantal pogingen, de scoremethode en wat er gebeurt bij een gelijkstand.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd en verwerk inschrijvingen wekelijks. Verzamel meteen teamnaam, contactpersoon, aantal deelnemers en dieetwensen, zodat bevestigingen en teamindeling niet blijven liggen.
Maak 2 weken vooraf een vast programma met registratie, jurybriefing, rondes, pauzes en prijsuitreiking. Stuur routebeschrijving, aanvangstijd en praktische informatie tegelijk naar deelnemers en vrijwilligers.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een stroomplan per tafel en test alle laptops, wedstrijdklokken, printers, beamer, microfoon en speakers op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zo dat looproutes vrij blijven.
Plan een technische proef en een materiaalcontrole op de dag vóór de wedstrijd. Test wedstrijdvelden, scoreformulieren en registratie en leg reservebatterijen, USB-kabels, HDMI-kabels en reserveonderdelen apart klaar voor snelle vervanging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roboticawedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het format, de regels, juryleden en locatie. Open de inschrijving ongeveer 6 weken vooraf en gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en printwerk.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb je nodig voor een roboticawedstrijd?: Dat hangt af van het aantal velden en teams, maar wijs per wedstrijdveld minimaal 1 verantwoordelijke aan en regel daarnaast aparte hulp voor registratie en techniek. Bevestig de bezetting uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je nog gaten kunt vullen.
Wanneer moet je de techniek voor een roboticawedstrijd testen?: Doe een eerste test ongeveer 2 weken vooraf en een volledige proef uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd. Controleer per tafel stroom, laptops, wedstrijdklokken, scoreverwerking en kabels; op de wedstrijddag blijft dan alleen een korte opstartcontrole over.
Wat moet je meenemen naar een roboticawedstrijd?: Neem naast wedstrijdvelden en deelnemersmateriaal ook laptops, registratieapparatuur, printers, stroomverdeling, kabels, laders en reservebatterijen mee. Maak 1 week vooraf een afvinklijst en controleer die opnieuw bij het inladen, zodat kleine kabels en reserveonderdelen niet ontbreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.