Organiser un concours de robotique, étape par étape

Commencez par fixer le format du concours : catégories, durée des manches, taille des équipes et critères de notation. Rédigez ensuite un règlement suffisamment précis pour que le jury et les participants appliquent les mêmes règles. Les inscriptions, le recrutement des bénévoles et la préparation des terrains doivent avancer en parallèle. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, tester la technique et verrouiller le déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les participants
2 personnes
10
Fixer la composition des équipes
2 personnes
11
Préparer le briefing du jury
12
Publier le programme
13
Envoyer les indications d'accès
14
Réserver le catering
15
Commander les prix
16
Établir le plan électrique
2 personnes
17
Concevoir les terrains de compétition
2 personnes
18
Créer les feuilles de score
19
Créer les badges des participants
2 personnes
20
Créer les badges nominatifs
2 personnes
21
Tester la technique
3 personnes
22
Vérifier les pièces de rechange
2 personnes
23
Rassembler le matériel imprimé
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Charger le matériel technique
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les aires de compétition
4 personnes
30
Installer les tables des participants
3 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Brancher la technique
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

37
Briefing du jury
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes
39
Enregistrer les participants
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
42
Expliquer les règles du match
2 personnes
43
Effectuer les contrôles du robot
3 personnes
44
Encadrer la première manche
6 personnes
45
Enregistrer les scores
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir les en-cas de pause
3 personnes
48
Vérifier les terrains de compétition
3 personnes
49
Accompagner le deuxième tour
6 personnes
50
Résoudre les problèmes techniques
3 personnes
51
Vérifier les scores
2 personnes
52
Annoncer les finalistes
53
Servir le dîner
4 personnes
54
Collecter la vaisselle
2 personnes
55
Préparer la finale
4 personnes
56
Encadrer la finale
6 personnes
57
Enregistrer les scores finaux
3 personnes
58
Répondre aux questions du public
2 personnes
59
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
60
Animer la remise des prix
3 personnes
61
Prononcer le discours de remerciement
62
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

63
Éteindre la technique
3 personnes
64
Démonter les terrains de match
4 personnes
65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des participantsqté 12
Tables du juryqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Souris d’ordinateurqté 8
Ordinateurs portables pour l'inscriptionqté 2
Imprimantesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 18
Hubs USBqté 8
Stations de rechargeqté 6
Chargeurs de batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24
Pendule de matchqté 4
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Multimètresqté 3
Stations de soudureqté 3
Pistolets à colleqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Câbles USBqté 20
Câbles HDMIqté 4
Kits de pièces de rechangeqté 6
Boîtes à outilsqté 4

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 4
Bordures du terrainqté 16
Obstaclesqté 24
Objectifsqté 8
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 4
Ruban de balisageqté 4
Disques numérotésqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Louchesqté 8

Décoration

Badges des participantsqté 100
Lanyardsqté 100
Badges nominatifsqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 20
Nappesqté 16
Trophéesqté 6
Certificatsqté 30

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement au moins 6 semaines avant le concours. Précisez les dimensions des robots, les règles de sécurité, la durée de chaque manche, les pénalités et la méthode de départage avant d’ouvrir les inscriptions.
Ouvrez les inscriptions avec une date de clôture 3 semaines avant l’événement. Demandez le nom de l’équipe, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les contraintes techniques à prévoir.
Constituez le jury et l’équipe bénévole au plus tard 4 semaines avant. Prévoyez un briefing séparé pour le jury et attribuez des responsables à l’accueil, aux terrains, au chronométrage et à la circulation des équipes.
Publiez le programme et les indications d’accès 7 jours avant. Indiquez les horaires d’accueil, le briefing, les passages sur les terrains, les pauses, la remise des prix et l’emplacement de la table d’inscription.
Testez la technique 48 heures avant, puis refaites un contrôle sur place le matin même. Vérifiez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, le son, les multiprises, les rallonges, les câbles USB et HDMI, les stations de recharge et les pièces de rechange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de robotique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 4 premières semaines servent à définir le format, rédiger le règlement, contacter le jury et lancer les inscriptions ; les 2 dernières sont consacrées aux confirmations, aux terrains et aux tests.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de robotique ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant le concours et clôturez-les 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, de fixer la composition des équipes et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par zone de compétition, 1 pour le chronométrage et 1 coordinateur. Pour quatre terrains, comptez donc au moins 8 personnes afin de couvrir les pauses et les imprévus.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un test complet 48 heures avant, avec les robots, les ordinateurs, les écrans, le son et les branchements électriques. Refaites un contrôle de 30 à 45 minutes avant l’arrivée des participants, car les câbles ou les batteries manquants sont souvent détectés trop tard.

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