Cómo organizar una competición de robótica

Una competición de robótica se organiza de atrás hacia delante: primero defines el formato y las reglas, después calculas participantes, equipos, espacios y necesidades técnicas. El plan debe cubrir tanto la competición como el registro, el jurado, la alimentación y la comunicación. Reserva varias semanas para las inscripciones y deja una prueba técnica completa antes del evento. Así detectas a tiempo los problemas de electricidad, baterías, conexiones, puntuación y circulación por los campos de juego.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Redactar las reglas de la competición
2 personas
3
Contactar a los miembros del jurado
4
Reclutar voluntarios
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Procesar las inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar participantes
2 personas
10
Fijar la distribución del equipo
2 personas
11
Preparar la reunión del jurado
12
Publicar el programa
13
Enviar indicaciones
14
Reservar el catering
15
Encargar premios
16
Hacer el plan de electricidad
2 personas
17
Diseñar los campos de juego
2 personas
18
Preparar las hojas de puntuación
19
Crear credenciales de participantes
2 personas
20
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
21
Probar la técnica
3 personas
22
Comprobar las piezas de repuesto
2 personas
23
Reunir material impreso
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Cargar el equipo técnico
2 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar los campos de competición
4 personas
30
Montar las mesas de los participantes
3 personas
31
Preparar la mesa del jurado
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Conectar la técnica
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

37
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
2 personas
39
Registrar a los participantes
3 personas
40
Repartir acreditaciones
2 personas
41
Dar la explicación de apertura
2 personas
42
Explicar las reglas del concurso
2 personas
43
Realizar comprobaciones de los robots
3 personas
44
Guiar la primera ronda
6 personas
45
Registrar las puntuaciones
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
48
Comprobar los campos de competición
3 personas
49
Guiar la segunda ronda
6 personas
50
Resolver problemas técnicos
3 personas
51
Comprobar puntuaciones
2 personas
52
Anunciar a los finalistas
53
Servir la cena
4 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Preparar la final
4 personas
56
Coordinar la final
6 personas
57
Registrar las puntuaciones finales
3 personas
58
Responder preguntas del público
2 personas
59
Comprobar a los ganadores
2 personas
60
Coordinar la entrega de premios
3 personas
61
Dar el discurso de agradecimiento
62
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

63
Apagar la técnica
3 personas
64
Desmontar los campos de competición
4 personas
65
Clasificar los materiales
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
3 personas
70
Guardar el material técnico de forma segura
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para participantescant. 12
Mesas del juradocant. 2
Mesa de registro
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 8
Ratones de computadoracant. 8
Portátiles para registrocant. 2
Impresorascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 18
Hubs USBcant. 8
Estaciones de cargacant. 6
Cargadores de bateríascant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Relojes de competicióncant. 4
Megáfono de mano
Impresora de etiquetas
Multímetroscant. 3
Estaciones de soldaduracant. 3
Pistolas de pegamentocant. 3
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Cables USBcant. 20
Cables HDMIcant. 4
Kits de piezas de repuestocant. 6
Maletines de herramientascant. 4

Material deportivo

Colchonetas de competicióncant. 4
Bordes del campocant. 16
Obstáculoscant. 24
Objetivoscant. 8
Conoscant. 24
Cintas métricascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Discos numeradoscant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 50
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cucharonescant. 8

Decoración

Credenciales de participantescant. 100
Lanyardscant. 100
Pancartas con nombrescant. 40
Señales direccionalescant. 12
Banderas del equipocant. 20
Mantelescant. 16
Troféos de premiocant. 6
Certificadoscant. 30

Limpieza

Bolsas de basuracant. 60
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las reglas antes de abrir las inscripciones. Indica las pruebas, la duración de cada ronda, los criterios de puntuación, el número máximo de participantes y qué ocurre si un robot no funciona.
Calcula el registro con tiempos reales: prepara una mesa específica, portátiles, impresora de etiquetas y credenciales, y llega al menos 60 minutos antes de la primera ronda para procesar incidencias sin retrasar el programa.
Haz el plan eléctrico por zonas, no solo por enchufes. Separa participantes, jurado, proyección y estaciones de carga; comprueba alargadores, regletas, hubs USB, cargadores y baterías de repuesto durante una prueba completa.
Diseña los campos de juego y las hojas de puntuación antes de confirmar equipos. Imprime copias suficientes para todas las rondas y prepara un procedimiento para revisar una puntuación cuando un equipo presente una objeción.
No dejes la técnica para el día anterior. Prueba portátiles, ratones, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables HDMI y USB, relojes de competición y multímetros; lleva además herramientas y piezas de repuesto para reparaciones rápidas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de robótica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto al jurado, abre las inscripciones con tiempo y deja la última semana para confirmar participantes, publicar el programa y hacer la prueba técnica.
¿Cuánto tiempo debe durar una competición de robótica?: Para una jornada de 4 a 6 horas, calcula tiempo adicional para el registro, las explicaciones, los cambios entre rondas y la entrega de premios. Añade al menos 30 minutos de margen para retrasos técnicos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de robótica?: Como referencia, cuenta con 1 persona para el registro, 1 responsable técnico, 1 coordinador de sala, 2 personas por los campos de juego y al menos 2 para apoyar al jurado por cada 20 equipos.
¿Qué hay que probar antes de una competición de robótica?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, usando los mismos portátiles, cables, relojes, proyectores y sistemas de puntuación del evento. Comprueba también electricidad, carga de baterías, sonido y piezas de repuesto.

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