Zo organiseer je een rijschool open dag

Begin met een helder programma waarin ontvangst, informatie en proeflessen logisch op elkaar aansluiten. Publiceer de open dag online, open het aanmeldformulier en bevestig proeflesreserveringen ruim vooraf. Plan daarna instructeurs, lesauto’s en een vaste route voor proefritten. Op de dag zelf draait alles om een vlotte ontvangst: bezoekerslijst, naamstickers, informatiepakketten en een duidelijke indeling van de locatie. Controleer bovendien lesauto’s, brandstof, techniek en catering voordat de eerste bezoeker arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Open dag online publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Flyers verspreiden
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Proeflesreserveringen bevestigen
2 personen
9
Proeflesindeling maken
2 personen
10
Rijlesinstructeurs inplannen
2 personen
11
Lesauto's reserveren
12
Catering bestellen
13
Drukwerk laten maken
14
Bezoekerslijst afdrukken
15
Naamstickers voorbereiden
2 personen
16
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
17
Lesauto's controleren
3 personen
18
Lesauto's aftanken
2 personen
19
Route voor proefritten controleren
2 personen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Voorraad ophalen
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
23
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
24
Informatietafels inrichten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Proefritparcours afzetten
3 personen
30
Lesauto's positioneren
3 personen
31
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
32
Veiligheidsinstructie doornemen
6 personen

Event

33
Registratiebalie bemannen
2 personen
34
Bezoekers verwelkomen
2 personen
35
Naamstickers uitdelen
36
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
37
Rijschoolinformatie presenteren
2 personen
38
Proeflessen registreren
2 personen
39
Proefritten begeleiden
4 personen
40
Verkeersvragen beantwoorden
2 personen
41
Theorie-uitleg geven
2 personen
42
Rijlesdemonstratie geven
2 personen
43
Inschrijvingen voor rijlessen opnemen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
47
Buffet netjes houden
48
Afvalbakken legen
49
Toiletten controleren
50
Foto's van de open dag maken
51
Laatste inschrijvingen verwerken
2 personen
52
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

53
Proefritparcours afbreken
3 personen
54
Lesauto's parkeren
3 personen
55
Catering opruimen
2 personen
56
Servies afwassen
2 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
58
Versiering verwijderen
2 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Materialen controleren
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Aanmeldingen opvolgen
2 personen
63
Proeflesafspraken bevestigen
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Balietafel
Tafelkledenaantal 8
Statafelsaantal 4
Paraplubak

Apparatuur

Lesauto'saantal 3
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megafon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Rijschoolvlaggenaantal 4
Spandoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Stoepbordenaantal 3
Naamstickersaantal 150
Tafelbordjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Afwasteilaantal 2
Koelmattenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 10
Parkeerschijvenaantal 20
Meetlint

Catering

Informatiebrochuresaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 100
Proeflesformulierenaantal 80
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Plan proeflessen in tijdsblokken en koppel per blok een instructeur en lesauto. Zo voorkom je dat bezoekers wachten terwijl een auto nog bezet of niet afgetankt is.
Sluit het aanmeldformulier enkele dagen voor de open dag en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Neem een geprinte bezoekerslijst mee voor mensen die zich wel hebben aangemeld maar geen bevestiging kunnen tonen.
Controleer de proefrittenroute vooraf op bereikbaarheid, verkeerssituaties en wegwerkzaamheden. Rijd de route minimaal één keer met een instructeur voordat je de indeling definitief maakt.
Richt de ontvangstbalie als eerste herkenningspunt in met naamstickers, bezoekerslijst en informatiepakketten. Zet informatie- en statafels zo neer dat de doorgang naar de proeflessen vrij blijft.
Test laptop, tablets, printer, speaker en alle verlengsnoeren vóór opening. Zet dranken vooraf koud en maak koffie- en waterpunten klaar, zodat instructeurs niet tijdens de eerste ontvangst hoeven te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rijschool open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Publiceer daarna direct de open dag en open het aanmeldformulier, zodat je genoeg tijd hebt om proeflessen, instructeurs en lesauto’s te plannen.
Hoe plan je proeflessen tijdens een rijschool open dag?: Werk met vaste tijdsblokken en plan per blok een instructeur, lesauto en route. Bevestig elke reservering uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en houd een korte buffer tussen twee proefritten.
Wanneer moet je de lesauto’s controleren en aftanken?: Controleer de lesauto’s uiterlijk de dag vóór de open dag en tank ze dan af. Controleer op de ochtend zelf nog banden, verlichting, papieren en de beschikbare route voordat de eerste proefles vertrekt.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor het opbouwen van ontvangstbalie, informatiepunten, tafels, stoelen en catering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van techniek, bezoekerslijst en proeflesindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.