Organiser une journée portes ouvertes d’auto-école

Une journée portes ouvertes d’auto-école repose sur un enchaînement précis : attirer les visiteurs, gérer les inscriptions, puis répartir les essais de conduite sans attente inutile. Commencez par fixer la date et le programme, avant de publier l’événement et d’ouvrir les réservations. Les points souvent oubliés sont le plein des voitures, les besoins alimentaires, les itinéraires d’essai et l’impression des listes d’accueil. Préparez aussi les espaces d’information et les dossiers remis aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Publier la journée portes ouvertes en ligne
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Distribuer les flyers
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les réservations de cours d’essai
2 personnes
9
Créer la répartition des cours d’essai
2 personnes
10
Planifier les moniteurs de conduite
2 personnes
11
Réserver les voitures pédagogiques
12
Commander le catering
13
Faire réaliser les imprimés
14
Imprimer la liste des visiteurs
15
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
16
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
17
Vérifier les voitures d’auto-école
3 personnes
18
Faire le plein des voitures d’auto-école
2 personnes
19
Vérifier l’itinéraire des essais
2 personnes
20
Vérifier le lieu
2 personnes
21
Récupérer les stocks
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
24
Installer les tables d’information
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer le point café
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Balisage du parcours d'essai
3 personnes
30
Positionner les voitures d’instruction
3 personnes
31
Installer le matériel de présentation
2 personnes
32
Passer en revue les consignes de sécurité
6 personnes

Événement

33
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
2 personnes
35
Distribuer les étiquettes nominatives
36
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
37
Présenter les informations de l'auto-école
2 personnes
38
Enregistrer les cours d’essai
2 personnes
39
Encadrer les essais sur route
4 personnes
40
Répondre aux questions sur la circulation
2 personnes
41
Donner des explications théoriques
2 personnes
42
Faire une démonstration de conduite
2 personnes
43
Prendre les inscriptions aux leçons de conduite
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
47
Maintenir le buffet en ordre
48
Vider les poubelles
49
Vérifier les toilettes
50
Prendre des photos de la journée portes ouvertes
51
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
52
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

53
Démonter le parcours d'essai
3 personnes
54
Stationner les voitures d’instruction
3 personnes
55
Ranger le service traiteur
2 personnes
56
Faire la vaisselle
2 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Nettoyer le lieu
3 personnes
60
Vérifier le matériel
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Assurer le suivi des inscriptions
2 personnes
63
Confirmer les rendez-vous des cours d'essai
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Table de comptoir
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4
Porte-parapluies

Équipement

Voitures d'auto-écoleqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceinte portable
Mégaphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Drapeaux d’auto-écoleqté 4
Banderolesqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Chevalets de trottoirqté 3
Étiquettes nominativesqté 150
Pancartes de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Bac à vaisselleqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 10
Disques de stationnementqté 20
Mètre ruban

Catering

Brochures d’informationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires d'essaiqté 80
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 150
Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt et demandez à chaque visiteur ses disponibilités, ses besoins alimentaires et son souhait de réserver un cours d’essai. Traitez les réponses régulièrement plutôt que d’attendre les derniers jours.
Répartissez les cours d’essai avant l’événement, en tenant compte du nombre de moniteurs et de voitures disponibles. Prévoyez des créneaux clairement confirmés afin d’éviter que plusieurs visiteurs se présentent en même temps pour le même véhicule.
Vérifiez les voitures la veille : état général, carburant et itinéraire des essais. Un plein fait le matin même peut retarder le programme, surtout si plusieurs véhicules doivent partir successivement.
Installez un accueil distinct des tables d’information. Préparez la liste imprimée des visiteurs, les étiquettes nominatives et les dossiers d’information avant l’ouverture des portes, avec quelques exemplaires vierges en réserve.
Ne repoussez pas le catering et les boissons au dernier moment. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et vérifiez que les rallonges, multiprises, machines à café et gobelets couvrent chaque zone installée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’auto-école ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de publier l’événement, distribuer les flyers, ouvrir les inscriptions, réserver les voitures et planifier les moniteurs.
Combien de temps faut-il laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire ouvert pendant environ 2 à 3 semaines, puis confirmez les réservations de cours d’essai au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite une liste d’attente pour les désistements.
Quand préparer les voitures pour les essais de conduite ?: Faites le contrôle des voitures et vérifiez l’itinéraire la veille. Faites le plein au plus tard le matin de l’événement, idéalement avant l’installation de l’accueil, pour ne pas interrompre les créneaux d’essai.
Combien de moniteurs prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum un moniteur par voiture utilisée simultanément, puis ajoutez une personne pour l’accueil et les questions sur les formations. Finalisez cette répartition 5 à 7 jours avant la journée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.