Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una autoescuela
Una jornada de puertas abiertas de una autoescuela funciona mejor cuando separas la promoción, las inscripciones y la logística de las pruebas de conducción. Empieza fijando la fecha y el programa, y después limita las reservas según los instructores y coches disponibles. En la última semana tendrás que cerrar el catering, preparar los paquetes informativos y confirmar cada prueba. El día del evento, la recepción, la distribución de la clase y la revisión de los vehículos deben estar resueltas antes de que llegue el primer visitante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Repartir flyers
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar reservas de clases de prueba
2 personas
- 9
Hacer la distribución de la clase de prueba
2 personas
- 10
Programar instructores de conducción
2 personas
- 11
Reservar coches de prácticas
- 12
Pedir el catering
- 13
Encargar material impreso
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
- 16
Preparar los paquetes de información
2 personas
- 17
Comprobar los coches de prácticas
3 personas
- 18
Repostar los coches de práctica
2 personas
- 19
Revisar la ruta para las pruebas de conducción
2 personas
- 20
Comprobar el lugar
2 personas
- 21
Recoger el stock
2 personas
- 22
Montar mesas y sillas
3 personas
- 23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 24
Montar mesas de información
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar el rincón del café
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Colgar la decoración
2 personas
- 29
Delimitar el recorrido de prueba
3 personas
- 30
Colocar los coches de la clase
3 personas
- 31
Preparar el material de presentación
2 personas
- 32
Repasar las instrucciones de seguridad
6 personas
Evento
- 33
Atender la mesa de registro
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 35
Repartir etiquetas con nombre
- 36
Repartir paquetes de información
2 personas
- 37
Presentar la información de la autoescuela
2 personas
- 38
Registrar clases de prueba
2 personas
- 39
Guiar las pruebas de conducción
4 personas
- 40
Responder preguntas sobre el tráfico
2 personas
- 41
Dar la explicación teórica
2 personas
- 42
Dar una demostración de clase de conducción
2 personas
- 43
Registrar inscripciones para clases de conducción
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
- 47
Mantener el buffet ordenado
- 48
Vaciar los contenedores de basura
- 49
Comprobar los baños
- 50
Tomar fotos de la jornada de puertas abiertas
- 51
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
- 52
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 53
Desmontar el circuito de prueba
3 personas
- 54
Aparcar los coches de autoescuela
3 personas
- 55
Recoger el catering
2 personas
- 56
Lavar la vajilla
2 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Limpiar el lugar
3 personas
- 60
Comprobar los materiales
2 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Dar seguimiento a las inscripciones
2 personas
- 63
Confirmar las citas de la clase de prueba
- 64
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 50
- Mesa de mostrador
- Mantelescant. 8
- Mesas altascant. 4
- Paragüero
Equipo
- Coches de prácticascant. 3
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 6
- Altavoz portátil
- Megáfono
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Enrollacablescant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Banderas de la autoescuelacant. 4
- Banderolascant. 2
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
- Carteles de aceracant. 3
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Carteles de mesacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tijerascant. 3
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Palangana para lavarcant. 2
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Material deportivo
- Conos de tráficocant. 20
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Chalecos reflectantescant. 10
- Discos de aparcamientocant. 20
- Cinta métrica
Catering
- Folletos informativoscant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Formularios de clase de pruebacant. 80
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 30
- Pulserascant. 150
- Compras
Consejos
- Define primero el programa y el aforo de las pruebas: asigna los instructores y los coches antes de confirmar reservas, porque una inscripción sin horario concreto acaba provocando esperas.
- Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y pregunta también por preferencias dietéticas. Cierra el número de asistentes al menos 5 días antes para poder pedir el catering y preparar las etiquetas con nombres.
- Promociona la jornada por internet, invitaciones y flyers, pero no dejes la comunicación para la última semana. Envía una confirmación con la hora de la prueba de conducción y cualquier indicación de llegada.
- Revisa cada coche de prácticas el día anterior, reposta todos y comprueba la ruta de las pruebas. Es fácil preparar la recepción y olvidar que varios coches pueden necesitar combustible o una revisión básica.
- Monta el mostrador de recepción, las mesas de información y la zona de bebidas antes de abrir. Deja preparada la lista de visitantes, los paquetes informativos, los vasos y las bebidas frías para que la primera hora no dependa de improvisaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una autoescuela?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar el programa, publicar la convocatoria y abrir las inscripciones. Reserva los coches, instructores y catering como máximo 7 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes.
- ¿Cuándo hay que confirmar las pruebas de conducción?
- Confirma cada reserva entre 5 y 7 días antes y vuelve a enviar el horario el día anterior. Así puedes corregir ausencias, reorganizar la distribución de la clase y evitar que dos visitantes lleguen al mismo coche.
- ¿Cuántos coches e instructores necesito para las pruebas?
- Calcula la capacidad según la duración de cada prueba y el horario disponible: un coche con un instructor solo puede atender una reserva cada vez. Deja además un margen de al menos 15 minutos entre turnos para cambios de conductor y retrasos.
- ¿Qué se suele olvidar al preparar una jornada de puertas abiertas de una autoescuela?
- Lo que más se retrasa es repostar los coches, revisar la ruta y preparar la lista de visitantes con las etiquetas. Haz esta comprobación el día anterior y deja la recepción, las mesas y las bebidas montadas al menos 60 minutos antes de abrir.
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