Fahrschul-Tag der offenen Tür Schritt für Schritt planen

Bei einem Tag der offenen Tür in der Fahrschule müssen Beratung, Anmeldung und Probefahrten gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Programm fest, veröffentliche die Veranstaltung und öffne das Anmeldeformular. Danach planst du Fahrlehrer, Fahrzeuge und feste Zeitfenster für die Probestunden. Kurz vor dem Termin prüfst du Route, Fahrzeuge, Empfang, Informationsmaterial und Verpflegung, damit am Veranstaltungstag keine improvisierten Lösungen nötig sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Flyer verteilen
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Reservierungen für Probestunden bestätigen
2 Personen
9
Einteilung für die Probestunden erstellen
2 Personen
10
Fahrlehrer einplanen
2 Personen
11
Fahrzeuge für Fahrstunden reservieren
12
Catering bestellen
13
Drucksachen anfertigen lassen
14
Besucherliste ausdrucken
15
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
16
Informationspakete zusammenstellen
2 Personen
17
Fahrzeuge für Fahrstunden prüfen
3 Personen
18
Fahrzeuge für den Unterricht auftanken
2 Personen
19
Route für Probefahrten prüfen
2 Personen
20
Ort überprüfen
2 Personen
21
Vorräte abholen
2 Personen
22
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
23
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
24
Informationstische einrichten
2 Personen
25
Getränke kalt stellen
2 Personen
26
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Probefahrt-Parcours absperren
3 Personen
30
Lehrfahrzeuge positionieren
3 Personen
31
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
32
Sicherheitsunterweisung durchgehen
6 Personen

Event

33
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
34
Besucher begrüßen
2 Personen
35
Namensaufkleber verteilen
36
Informationspakete verteilen
2 Personen
37
Fahrschulinformationen präsentieren
2 Personen
38
Schnupperstunden registrieren
2 Personen
39
Probefahrten begleiten
4 Personen
40
Verkehrsfragen beantworten
2 Personen
41
Theorie-Erklärung geben
2 Personen
42
Fahrstunden-Demonstration geben
2 Personen
43
Anmeldungen für Fahrstunden aufnehmen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Snacks servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
47
Buffet ordentlich halten
48
Mülleimer leeren
49
Toiletten kontrollieren
50
Fotos vom Tag der offenen Tür machen
51
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
52
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

53
Probefahrtparcours abbauen
3 Personen
54
Fahrzeuge der Fahrschule parken
3 Personen
55
Catering aufräumen
2 Personen
56
Geschirr abwaschen
2 Personen
57
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
58
Dekoration entfernen
2 Personen
59
Location reinigen
3 Personen
60
Materialien prüfen
2 Personen
61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
62
Anmeldungen nachverfolgen
2 Personen
63
Probestundentermine bestätigen
64
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
Empfangstisch
TischdeckenAnz. 8
StehtischeAnz. 4
Regenschirmständer

Ausstattung

FahrlehrerautosAnz. 3
LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 6
Tragbarer Lautsprecher
Megafon
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

FahrschulflaggenAnz. 4
BannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 4
WegweiserAnz. 8
AufstellerAnz. 3
NamensaufkleberAnz. 150
TischschilderAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ScherenAnz. 3
ServierzangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
SpülwanneAnz. 2
KühlmattenAnz. 6

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
WarnwestenAnz. 10
ParkscheibenAnz. 20
Maßband

Catering

InformationsbroschürenAnz. 150
AnmeldeformulareAnz. 100
ProbefahrtformulareAnz. 80
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
ArmbänderAnz. 150
Einkäufe

Tipps

Plane die Probestunden in festen Zeitfenstern und bestätige jede Reservierung einzeln. Erstelle spätestens eine Woche vorher die Einteilung für Fahrlehrer und Fahrzeuge, damit keine Doppelbelegung entsteht.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke die Besucherliste, Namensaufkleber und Informationspakete spätestens am Vortag aus.
Prüfe die Fahrzeuge vor dem Termin technisch und tanke sie für den Unterricht auf. Kontrolliere außerdem die geplante Route für Probefahrten und plane pro Fahrt ein festes Zeitfenster inklusive Rückkehr ein.
Baue Empfangstheke und Informationstische vor dem Eintreffen der Gäste auf. Lege Anmeldeliste, Namensaufkleber, Tablets oder Laptop und Informationspakete an einem einzigen Empfangsplatz bereit.
Kühle Getränke frühzeitig und richte Kaffee- und Wasserausgabe ein, bevor das Programm beginnt. Stelle Tische, Stühle und bei wechselhaftem Wetter auch einen Platz für Regenschirme mindestens 60 Minuten vorher bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Fahrschule ankündigen?: Veröffentliche Datum und Programm mindestens vier Wochen vorher. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular und verschicke Einladungen; Flyer können in den folgenden zwei bis drei Wochen verteilt werden.
Wie plant man Probefahrten beim Tag der offenen Tür?: Vergib feste Zeitfenster und bestätige die Reservierungen spätestens fünf Tage vorher. Teile anschließend jede Fahrt einem Fahrlehrer und einem geprüften Fahrzeug zu und rechne pro Fahrt mit Rückkehrzeit und kurzem Fahrerwechsel.
Wann sollte man die Fahrzeuge für den Fahrschul-Tag prüfen und tanken?: Führe die technische Prüfung am Vortag durch und tanke die Fahrzeuge spätestens vor Beginn des Aufbaus. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Empfang und Besucherbetreuung statt für spontane Fahrzeugorganisation.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst aufgebaut werden?: Beginne etwa 90 Minuten vorher mit Empfangstheke, Informationstischen, Sitzplätzen und Stromversorgung. Danach stellst du Namensaufkleber und Informationspakete bereit, kühlst Getränke und prüfst zuletzt die Probestunden-Einteilung.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.