Zo organiseer je een reünie zonder last-minute stress

Begin een reünie niet met boodschappen doen, maar met de datum, locatie en gastenlijst. Zodra duidelijk is hoeveel mensen komen, kun je tafels, stoelen, eten, drinken en servies passend regelen. Plan daarna de inhoud: een korte welkomsttekst, foto’s, muziek en eventueel een fotopresentatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en testen. Zo voorkom je dat dieetwensen, koeling of de microfoon pas op de dag zelf problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Herinnering aan genodigden sturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
9
Reservering locatie bevestigen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Koelkasten en koelboxen regelen
12
Geluidsapparatuur testen
2 personen
13
Muziek afspeellijst samenstellen
14
Foto’s en herinneringen verzamelen
2 personen
15
Fotopresentatie voorbereiden
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Programma en welkomsttekst maken
2 personen
18
Herinneringsboek klaarleggen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Houdbare boodschappen doen
2 personen
21
Verse boodschappen doen
2 personen
22
Dranken en ijs inkopen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Locatie en toiletten controleren
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Buffettafels inrichten
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Fotopresentatie klaarzetten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
38
Allergenenkaartjes plaatsen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
41
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

42
Gasten ontvangen
3 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Herinneringsboek presenteren
47
Groepsfoto maken
2 personen
48
Fotopresentatie tonen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Programmaonderdelen aankondigen
56
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Locatie vegen en dweilen
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Foto’s met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 5

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Vazenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 6
Herinneringsboek
Pennenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met twee aantalmomenten: stuur de uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en maak ongeveer één week vooraf de definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst meteen voor het menu, naamkaartjes en de tafelindeling.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer ze opnieuw voordat je verse boodschappen doet. Houd per bijzonder dieet een duidelijk gemarkeerde schaal apart, zodat gasten niet hoeven te raden.
Plan de techniek uiterlijk één dag vooraf. Test speakers, microfoon, beamer en fotopresentatie op de locatie zelf; een kabel of aansluiting die ontbreekt, ontdek je liever niet tijdens de welkomsttekst.
Regel koeling voordat je dranken en verse producten inkoopt. Tel koelruimte voor eten én drinken mee en zet koelboxen klaar als de locatie niet genoeg koelkasten heeft.
Maak de opbouw concreet met een indeling voor klaptafels, stoelen, buffettafels en kapstokken. Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw, controle van toiletten en het klaarzetten van foto’s en het herinneringsboek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een reünie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en stuur 7 dagen voor de reünie een herinnering aan mensen die nog niet hebben gereageerd.
Hoeveel eten moet ik regelen voor een reünie?: Bepaal de hoeveelheden pas nadat de definitieve gastenlijst is gemaakt, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra water en koffie naast het menu.
Wanneer doe je de boodschappen voor een reünie?: Koop houdbare producten 3 tot 5 dagen vooraf en verse boodschappen zo laat mogelijk, bij voorkeur 1 dag vooraf. Dranken en ijs regel je op tijd voor transport en koeling, zodat alles vóór de ontvangst koud staat.
Hoeveel tijd heb je nodig om een reünie op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffet, servies, drank, techniek en decoratieve herinneringen. Test speakers, microfoon en beamer vóór de gasten arriveren en houd daarna nog 15 minuten vrij voor onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.