Cómo organizar una reunión sin dejarlo todo para el último día

Organizar una reunión empieza mucho antes de comprar la comida. Primero fija la fecha y el lugar, calcula cuántas personas asistirán y recoge sus preferencias; después cierra el menú, el mobiliario y los equipos. Los últimos días deben servir para comprar lo fresco, preparar los recuerdos y comprobar que el espacio funciona. Este orden evita quedarse sin sillas, hielo, vajilla o tiempo para probar el sonido y el proyector.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Enviar un recordatorio a los invitados
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
8
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
9
Confirmar la reserva del recinto
10
Reservar mesas y sillas
11
Gestionar neveras y cajas térmicas
12
Probar el equipo de sonido
2 personas
13
Crear lista de reproducción musical
14
Recopilar fotos y recuerdos
2 personas
15
Preparar la presentación de fotos
2 personas
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Crear el programa y el texto de bienvenida
2 personas
18
Preparar el libro de recuerdos
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Comprar productos no perecederos
2 personas
21
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
22
Comprar bebidas y hielo
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Montar mesas de buffet
2 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colgar la iluminación
2 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Preparar la presentación de fotos
2 personas
33
Preparar tarjetas con nombres
34
Preparar café y té
2 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Preparar los platos del buffet
4 personas
38
Colocar carteles de alérgenos
39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
40
Montar la mesa de recepción
2 personas
41
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas

Evento

42
Recibir a los invitados
3 personas
43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Presentar el libro de recuerdos
47
Hacer una foto de grupo
2 personas
48
Mostrar la presentación de fotos
2 personas
49
Abrir el buffet
2 personas
50
Reponer el bufé
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Proporcionar la música
55
Anunciar las partes del programa
56
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
57
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

58
Guardar los restos refrigerados
2 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Limpiar la cocina
2 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Barrer y fregar el recinto
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 5

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 8
Jarronescant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 60
Rotuladorescant. 6
Libro de recuerdos
Bolígrafoscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Farolescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes. Ese dato determina las cantidades del menú, el número de sillas, la vajilla y las tarjetas con nombres.
Envía la invitación con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta. Manda un recordatorio 5 o 7 días antes para recuperar confirmaciones y preferencias dietéticas.
Reserva el recinto, las mesas y las sillas antes de comprar comida. Comprueba también si necesitas carpa, percheros, mesas de buffet o taburetes, porque estos elementos suelen agotarse antes que la vajilla.
Haz la compra de productos no perecederos entre 5 y 7 días antes y deja los frescos para las últimas 24 o 48 horas. Compra las bebidas y el hielo con tiempo suficiente para mantenerlas frías en neveras o cajas térmicas.
Prueba los altavoces, el micrófono y el proyector como mínimo el día anterior. Prepara también la lista musical, la presentación de fotos, el texto de bienvenida y el libro de recuerdos para no improvisarlos durante la reunión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si habrá muchos invitados, reserva de recinto o presentación de fotos. Deja cerrados el menú, las cantidades y el mobiliario al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión?: Envíalas 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta entre 7 y 10 días antes del encuentro. Envía un recordatorio 5 o 7 días antes a quienes todavía no hayan contestado.
¿Cuánta comida y bebida se necesita para una reunión?: Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y añade aproximadamente un 10 % de margen. Para las bebidas, cuenta con 2 o 3 por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración y el tipo de reunión.
¿Cuándo se prepara el lugar de la reunión?: Comprueba el recinto y los baños el día anterior y monta las mesas, las sillas y el buffet entre 2 y 3 horas antes. Lleva previamente la vajilla, las bebidas, el hielo y los equipos para poder probar el sonido antes de recibir a los invitados.

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