Zo organiseer je een retailcongres

Begin met de congresdatum, locatie en het doel van de dag. Werk daarna het programma uit en leg sprekers, dagvoorzitter, catering en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Open vervolgens het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en presentaties en houd deadlines bij. In de laatste week draait alles om controles: deelnemerslijst, naamkaartjes, bewegwijzering, leveringen en de technische proef. Zo voorkom je dat een ontbrekende adapter of late presentatie het programma vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Sprekers en dagvoorzitter benaderen
2 personen
4
Sprekers definitief bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Sprekersinformatie verzamelen
10
Presentaties ontvangen
11
Presentaties technisch controleren
2 personen
12
Naamkaartjes ontwerpen
13
Naamkaartjes printen
14
Programmafolders printen
15
Bewegwijzering printen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Lunchmenu afstemmen
2 personen
18
Technische apparatuur reserveren
2 personen
19
Meubilair reserveren
20
Parkeerinformatie versturen
21
Herinnering aan deelnemers sturen
22
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
23
Leveringen bevestigen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Registratietafel voorbereiden
2 personen
27
Zaalindeling uitzetten
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
31
Projector en scherm opstellen
2 personen
32
Microfoons en speakers aansluiten
2 personen
33
Presentatielaptop aansluiten
34
Technische test uitvoeren
2 personen
35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Koffiepunten inrichten
2 personen
38
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
39
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Deelnemers registreren
4 personen
42
Welkomstkoffie serveren
3 personen
43
Openingswoord begeleiden
2 personen
44
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
45
Microfoons beheren
46
Vragenronde begeleiden
2 personen
47
Koffiepauze serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
51
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
52
Borrelhapjes serveren
4 personen
53
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
54
Dinerbuffet serveren
5 personen
55
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Presentaties en apparatuur veiligstellen
2 personen
59
Meubilair afbouwen
4 personen
60
Technische apparatuur afkoppelen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Zaal schoonmaken
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Restanten opslaan
2 personen
68
Deelnemersbedankje versturen
69
Sprekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 16
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Lessenaar
Podiumdelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Tafellopersaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Wegwijspijlenaantal 12
Kleefstripsaantal 4

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 10
Broodmandenaantal 8
Tangenaantal 12
Kannenaantal 12
IJscontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast voordat je sprekers definitief bevestigt. Reserveer per bijdrage een duidelijke begintijd, eindtijd en korte wisselpauze, zodat je later niet hoeft te schuiven met lunch of techniek.
Vraag presentaties niet pas op de congresdag op. Stel een vaste deadline in en controleer elk bestand vooraf op beeldverhouding, lettertypes, video’s en aansluitingen op de presentatielaptop.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor het congres af en finaliseer daarna de deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, catering en de registratiebalie; verwerk dieetwensen niet uit losse e-mails op de ochtend zelf.
Plan een technische proef met projector, scherm, draadloze microfoons, speakers en het mengpaneel. Test ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen in de zaal, want juist aansluitingen en stroompunten worden vaak te laat gecontroleerd.
Bevestig alle leveringen en de opbouwvolgorde uiterlijk één werkdag vooraf. Zet registratie, garderobe, bewegwijzering en podium klaar voordat deelnemers binnenkomen en koel dranken op tijd voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een retailcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Benader sprekers direct daarna; reserveer catering en technische apparatuur zodra het verwachte aantal deelnemers redelijk vaststaat.
Wanneer moet je sprekers voor een retailcongres bevestigen?: Bevestig sprekers uiterlijk 8 tot 10 weken voor het congres, inclusief onderwerp, spreektijd en technische behoeften. Vraag hun presentaties vervolgens minimaal 5 werkdagen vooraf op voor controle.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een retailcongres?: Sluit de aanmelding meestal 3 tot 5 werkdagen voor de congresdatum. Houd daarna nog tijd over om de deelnemerslijst te finaliseren, naamkaartjes te printen en het lunchmenu aan de laatste dieetwensen aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische controle van een congres?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een volledige controle van projector, scherm, laptops, microfoons en geluid. Test per spreker de presentatie en leg reservekabels en HDMI-adapters klaar voordat de registratie begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.