Einen Retailkongress strukturiert organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort zuerst fest und erstelle danach den Zeitplan mit Vorträgen, Pausen und Mittagessen. Bestätige Referenten nicht nur mündlich, sondern hole ihre endgültige Zusage spätestens 6 bis 8 Wochen vorher ein.
• Öffne das Anmeldeformular, sobald Programm und Referenten weitgehend feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und sende Parkinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
• Fordere Präsentationen mindestens 5 Werktage vor dem Termin an und prüfe jede Datei auf Format, Schriftarten, Videos und Seitenverhältnis. Teste Projektor, Leinwand, Präsentationslaptops, Funkmikrofone, Mischpult sowie HDMI-Kabel und Adapter vor dem Einlass.
• Plane die Registrierung mit Tisch, Namensschildern und einer finalen Teilnehmerliste. Schließe die Liste 2 bis 3 Tage vorher ab, damit Catering, Sitzplätze, Programmhefte und Beschilderung zur tatsächlichen Zahl passen.
• Bestätige Lieferungen, Möbel und Catering am Vortag und kühle Getränke rechtzeitig. Prüfe vor Ort zusätzlich Kabelkanäle, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Garderobenständer und Abfallbehälter, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Retailkongress planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programmrahmen. Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.

Wann müssen Referenten für einen Retailkongress endgültig zusagen?

Hole die verbindliche Zusage spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress ein. So bleiben mindestens 4 Wochen für Programmänderungen, Ankündigungen und die technische Prüfung der Präsentationen.

Wann soll das Catering für einen Retailkongress final bestätigt werden?

Stimme Menü und Ernährungswünsche zunächst mit der Anmeldung ab und bestätige die Bestellung 5 bis 7 Tage vorher. Die finale Teilnehmerzahl sollte 2 bis 3 Tage vor dem Termin an das Catering gehen.

Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Kongress?

Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass für den vollständigen Test ein. Prüfe dabei Präsentationslaptops, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Adapter und jede benötigte Strom- oder Kabelverbindung.

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