Cómo organizar un congreso minorista sin dejar cabos sueltos

Organizar un congreso minorista exige coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y tecnología en un orden preciso. Empieza por fijar fecha y lugar, y después cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Las presentaciones, los datos dietéticos y las comprobaciones técnicas suelen llegar tarde, así que necesitan plazos propios. Durante la última semana, concentra la atención en participantes, entregas, señalización y pruebas del equipo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del congreso
2 personas
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Contactar a los ponentes y al presentador
2 personas
4
Confirmar definitivamente a los ponentes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Recopilar información de los ponentes
10
Recibir presentaciones
11
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
12
Diseñar tarjetas de nombre
13
Imprimir etiquetas con nombres
14
Imprimir folletos del programa
15
Imprimir señalización
16
Reservar el catering
2 personas
17
Coordinar el menú del almuerzo
2 personas
18
Reservar equipo técnico
2 personas
19
Reservar mobiliario
20
Enviar la información de aparcamiento
21
Enviar un recordatorio a los participantes
22
Finalizar la lista de participantes
2 personas
23
Confirmar entregas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar la mesa de registro
2 personas
27
Marcar la distribución de la sala
2 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
31
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
32
Conectar micrófonos y altavoces
2 personas
33
Conectar el portátil de presentación
34
Realizar prueba técnica
2 personas
35
Colgar señalización
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Montar puntos de café
2 personas
38
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
39
Preparar el material de registro
2 personas

Evento

40
Recibir a los ponentes
2 personas
41
Registrar a los participantes
4 personas
42
Servir café de bienvenida
3 personas
43
Presentar el discurso de apertura
2 personas
44
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
45
Gestionar micrófonos
46
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
47
Servir la pausa para el café
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Coordinar a los ponentes
2 personas
50
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
51
Montar el aperitivo de networking
3 personas
52
Servir aperitivos
4 personas
53
Montar el bufé de cena
4 personas
54
Servir el bufé de cena
5 personas
55
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
56
Coordinar el programa de la noche
2 personas
57
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

58
Asegurar las presentaciones y el equipo
2 personas
59
Desmontar el mobiliario
4 personas
60
Desconectar el equipo técnico
2 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar la sala
3 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Guardar los restos
2 personas
68
Enviar agradecimiento a los participantes
69
Enviar agradecimiento a los ponentes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 16
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Atril
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 4

Decoración

Banners del congresocant. 4
Manteles runnerscant. 16
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 120
Pulserascant. 120
Flechas de señalizacióncant. 12
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 10
Cestas de pancant. 8
Pinzascant. 12
Jarrascant. 12
Contenedores para hielocant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar invitaciones. Reserva también el atril, las piezas de escenario, las sillas y las mesas cuando conozcas el formato de las sesiones.
Pide a cada ponente su información y presentación al menos 7 días antes. Comprueba en el portátil del congreso los archivos, vídeos, adaptadores HDMI y cables necesarios, en lugar de esperar al día del evento.
Abre la inscripción cuando el horario esté suficientemente definido y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Congela la lista de participantes entre 3 y 5 días antes para ajustar el almuerzo y las tarjetas con nombres.
Envía la información de aparcamiento y un recordatorio entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de registro, porque la mesa de acreditación necesita recibir a los asistentes antes de que empiece la primera ponencia.
Haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Revisa proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y canaletas para cables; después enfría las bebidas y confirma las entregas pendientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso minorista?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, catering y equipo técnico. Deja la última semana para confirmaciones, impresión, entregas y pruebas, no para decidir el programa.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas al menos 7 días antes del congreso y fija una fecha límite concreta. Así puedes probar vídeos, fuentes y conexiones HDMI con tiempo para pedir cambios o adaptadores.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala entre 3 y 5 días antes. Ese plazo permite preparar etiquetas con nombres, folletos del programa, tarjetas de nombre, catering y una previsión realista de vasos, tazas y platos.
¿Cuánto antes hay que hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de abrir el registro. Comprueba cada micrófono, el proyector, la pantalla, los altavoces y las presentaciones desde los portátiles que se usarán durante el congreso.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.