Zo organiseer je een repaircafé zonder chaos

Een repaircafé organiseren begint niet bij het gereedschap, maar bij de capaciteit: hoeveel reparateurs, tafels en bezoekers kun je tegelijk aan? Bevestig eerst datum en locatie, werf daarna reparateurs en vrijwilligers en maak duidelijk waarvoor bezoekers zich aanmelden. Plan vervolgens de werkplekken, test alle elektrische apparatuur en richt een vaste ontvangst- en wachtrij in. Op de dag zelf voorkom je opstoppingen met reparatiebonnen, een korte inspectie vooraf en duidelijke afspraken over onderdelen en elektrische tests.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reparateurs benaderen
2 personen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie ophangen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Gereedschap inventariseren
2 personen
9
Reparatietafels indelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen sorteren
2 personen
13
Accu's opladen

Event

14
Reparaties aanmelden
2 personen
15
Bezoekers ontvangen
2 personen
16
Reparatiebonnen invullen
2 personen
17
Apparaten inspecteren
4 personen
18
Kleine reparaties uitvoeren
6 personen
19
Elektrische reparaties testen
2 personen
20
Onderdelen registreren
21
Wachtrij begeleiden
22
Reparatieadvies geven
3 personen
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Dranken bijvullen
25
Werktafels veilig houden
2 personen
26
Afval sorteren
27
Laatste reparaties afronden
4 personen
28
Geleende spullen terugnemen
2 personen
29
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

30
Werktafels afbouwen
4 personen
31
Gereedschap schoonmaken
3 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Ruimte schoonmaken
3 personen
34
Afval wegbrengen
2 personen
35
Materialen inpakken
3 personen
36
Locatie afsluiten
2 personen
37
Geleende spullen retourneren
2 personen
38
Niet-gerepareerde spullen terugbellen
39
Reparatiegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Reparatietafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Ontvangsttafel
Wachtrijpaaltjesaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
USB-ladersaantal 6
Soldeerstationsaantal 4
Multimetersaantal 4
Testlampenaantal 3
Werkbankenaantal 4
Accuboormachinesaantal 3
Heteluchtpistolenaantal 2
Lijmpistolenaantal 3
Vergrootlampenaantal 4

Gereedschap

Schroevendraaiersetsaantal 6
Tangensetsaantal 6
Inbussleutelsetsaantal 4
Steeksleutelsetsaantal 3
Hamersaantal 4
Handzagenaantal 2
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 4
Klemmenaantal 8
Pincettenaantal 6
Draadstriptangenaantal 4
Kabelknippersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Gehoorbeschermersaantal 6
Brandblusser
Stekkerdoostestersaantal 2

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerschalenaantal 4
Scharenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordjesaantal 10

Administratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Reparatieformulierenaantal 150
Nummerkaartjesaantal 100
Naamkaartjesaantal 40
Plakbandhoudersaantal 4
Etikettenaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per reparatietafel één duidelijke werkplek en tel vooraf hoeveel reparateurs tegelijk kunnen werken. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand over kabels hoeft te lopen.
Laad accu’s en USB-laders uiterlijk de avond ervoor op. Test soldeerstations, multimeters en testlampen vóór opening; een defect meetinstrument merk je anders pas tijdens een reparatie.
Gebruik bij binnenkomst één reparatiebon per apparaat met klacht, contactgegevens en eventuele onderdelen. Zo blijft zichtbaar wat nog onderzocht, getest of teruggegeven moet worden.
Reserveer dagelijks tijd voor de wachtrijbegeleiding en zet stoelen klaar voor bezoekers die moeten wachten. Geef bij ontvangst meteen aan dat een reparatie afhankelijk is van tijd, kennis en beschikbare onderdelen.
Maak werktafels veilig voordat de eerste bezoeker komt: veiligheidsbrillen en werkhandschoenen binnen handbereik, stanleymessen en kabelknippers op vaste plekken en elektrische reparaties pas na een test vrijgeven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel reparateurs heb je nodig voor een repaircafé?: Reken voor de start op minimaal 1 reparateur per reparatietafel en plan daarnaast 1 vrijwilliger voor ontvangst en 1 voor de wachtrij. Bij meerdere tafels heb je dus minstens 3 mensen nodig om rustig te beginnen.
Wanneer moet je vrijwilligers voor een repaircafé benaderen?: Benader reparateurs en vrijwilligers bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de datum. Zo houd je nog tijd over om gaten in het rooster op te vullen en het gereedschap per reparatietafel te inventariseren.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de voorbereiding van een repaircafé?: Plan minimaal 2 voorbereidingsmomenten: één 4 tot 6 weken vooraf voor locatie, mensen en promotie, en één dag vóór opening voor materialen, accu’s en werktafels. Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor de opbouw en veiligheidstest.
Hoe voorkom je een lange wachtrij bij een repaircafé?: Werk met aanmeldingen of reserveringen en noteer elk apparaat op een reparatiebon. Houd per reparatietafel bij hoeveel reparaties nog lopen en laat één vrijwilliger de wachtrij begeleiden, zodat reparateurs niet tegelijk ontvangst en uitleg hoeven te doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.