Ein Repaircafé organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum letzten Gerät

Ein Repaircafé braucht vor allem passende Reparateure, klar eingerichtete Arbeitsplätze und einen Ablauf, der Warteschlangen verhindert. Lege zuerst Datum, Ort und Reparaturangebot fest, bevor du Helfer und Besucher einlädst. Danach folgen Werkzeugprüfung, Tischaufteilung, Anmeldung und die Vorbereitung von Ersatzteilen und Getränken. Am Veranstaltungstag entscheiden Empfang, Reparaturbelege und elektrische Tests darüber, ob alles nachvollziehbar und sicher bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Reparateure ansprechen
2 Personen
3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung aufhängen
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Werkzeug inventarisieren
2 Personen
9
Reparaturtische einteilen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Materialien sortieren
2 Personen
13
Akkus aufladen

Event

14
Reparaturen melden
2 Personen
15
Besucher empfangen
2 Personen
16
Reparaturbelege ausfüllen
2 Personen
17
Geräte überprüfen
4 Personen
18
Kleine Reparaturen durchführen
6 Personen
19
Elektrische Reparaturen testen
2 Personen
20
Teile erfassen
21
Warteschlange betreuen
22
Reparaturberatung geben
3 Personen
23
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
24
Getränke nachfüllen
25
Werktafeln sichern
2 Personen
26
Abfall trennen
27
Letzte Reparaturen abschließen
4 Personen
28
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
29
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

30
Arbeitstische abbauen
4 Personen
31
Werkzeuge reinigen
3 Personen
32
Geschirr abwaschen
2 Personen
33
Raum reinigen
3 Personen
34
Müll entsorgen
2 Personen
35
Materialien einpacken
3 Personen
36
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
37
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
38
Nicht reparierte Gegenstände zurückrufen
39
Reparaturdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ReparaturtischeAnz. 8
StühleAnz. 30
Empfangstisch
AbsperrpfostenAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-LadegeräteAnz. 6
LötstationenAnz. 4
MultimeterAnz. 4
PrüflampenAnz. 3
WerkbänkeAnz. 4
AkkuschrauberAnz. 3
HeißluftpistolenAnz. 2
HeißklebepistolenAnz. 3
LupenlampenAnz. 4

Werkzeug

SchraubendrehersetsAnz. 6
ZangensetsAnz. 6
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
SteckschlüsselsätzeAnz. 3
HämmerAnz. 4
HandsägenAnz. 2
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 4
KlemmenAnz. 8
PinzettenAnz. 6
AbisolierzangenAnz. 4
KabelschneiderAnz. 4

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
GehörschutzAnz. 6
Feuerlöscher
Steckdosenleisten-TesterAnz. 2

Geschirr

TassenAnz. 40
GläserAnz. 40
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
ServierschalenAnz. 4
ScherenAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
InfotafelnAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 10

Verwaltung

KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
ReparaturformulareAnz. 150
NummernkartenAnz. 100
NamensschilderAnz. 40
KlebebandhalterAnz. 4
EtikettenAnz. 200

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Reparaturtisch mindestens eine fachkundige Person ein und teile zusätzlich Helfer für Empfang und Warteschlange ein. Ohne diese Trennung werden Reparaturen angenommen, während niemand die nächsten Besucher betreut.
Prüfe das Werkzeug mindestens eine Woche vorher. Zähle Schraubendreher-, Zangen- und Inbusschlüsselsätze, lade Akkuschrauber und USB-Ladegeräte auf und teste Lötstationen, Multimeter und Prüflampen.
Richte den Empfangstisch direkt am Eingang ein und stelle Absperrpfosten so auf, dass eine klare Warteschlange entsteht. Fülle für jedes Gerät einen Reparaturbeleg aus, bevor es an einen Reparaturtisch geht.
Plane elektrische Reparaturen mit einem zusätzlichen Prüfschritt nach der Arbeit. Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe und sichere Verlängerungskabel müssen an den Arbeitsplätzen liegen, nicht erst im Lager gesucht werden.
Sortiere Materialien und erfasste Ersatzteile nach Reparaturtisch und bewahre Kleinteile wie Schrauben, Kabel und Stecker getrennt auf. Zwei bis drei Tage vor dem Termin solltest du außerdem Getränke, Ernährungswünsche und Reservierungen abschließend prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Repaircafé organisieren?: Beginne mindestens sechs Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und der Suche nach Reparateurinnen und Reparateuren. Einladungen und Werbung sollten etwa drei bis vier Wochen vorher rausgehen, damit genug Anmeldungen eingehen.
Wie viele Helfer braucht ein Repaircafé?: Rechne pro Reparaturtisch mit mindestens einer fachkundigen Person. Zusätzlich brauchst du mindestens zwei Helfer für Empfang, Belege und Warteschlange sowie eine Person für Getränke und Nachschub.
Wie viele Reparaturtische braucht ein Repaircafé?: Plane zunächst einen Tisch pro gleichzeitig arbeitendem Reparaturteam und ergänze einen Empfangstisch. Für vier aktive Teams brauchst du also mindestens fünf Tische, dazu ausreichend Stühle und Platz für Kabel und Werkzeug.
Wie organisiert man die Warteschlange im Repaircafé?: Vergib am Empfang fortlaufende Nummern oder Reparaturbelege und trenne wartende Besucher mit Absperrpfosten von den Arbeitsplätzen. Kontrolliere die Schlange etwa alle 15 Minuten und informiere über die voraussichtliche Wartezeit.

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