Zo organiseer je een relatiedag zonder last-minute stress

Begin een relatiedag niet met versiering of boodschappen, maar met datum, locatie en doel van de bijeenkomst. Werk daarna het programma uit, maak de gastenlijst en verstuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel dieetwensen en routegegevens voordat je catering, reserveringen en techniek definitief bevestigt. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: registratie bij binnenkomst, een getest programma en eten en drinken dat op tijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma opstellen
2 personen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Leveringen bevestigen
8
Reserveringen maken
9
Sprekers bevestigen
10
Routegegevens versturen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Aanwezigheidslijst printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Registratiebalie inrichten
2 personen
21
Buffet en bar inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Techniek aansluiten
2 personen
24
Presentaties testen
2 personen
25
Hapjes uitstallen
3 personen
26
Ontvangstteam instrueren
2 personen
27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Welkomstwoord verzorgen
32
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Presentatie begeleiden
36
Dinerbuffet openen
2 personen
37
Buffet bijvullen
2 personen
38
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Servies verzamelen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voorraad opslaan
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naambadgehoudersaantal 60
Ballonnenaantal 80
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmelddeadline 10 tot 14 dagen vóór de relatiedag. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst af te ronden.
Zet het programma op tijd vast en bevestig sprekers minimaal 2 weken vooraf. Plan voor elke presentatie een korte technische test met microfoon, beamer, projectiescherm en aansluitkabels.
Maak de registratiebalie herkenbaar en leg naamkaartjes, naambadgehouders en de geprinte aanwezigheidslijst daar vóór opening klaar. Houd een aparte lijst bij voor late wijzigingen.
Bevestig leveringen en reserveringen uiterlijk 3 werkdagen vóór het evenement. Controleer daarbij niet alleen de aantallen, maar ook het tijdstip waarop tafels, stoelen, buffetmateriaal en catering aankomen.
Begin opbouwend met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna registratie, buffet en bar, vervolgens techniek en versiering. Zet dranken minstens 2 uur vóór ontvangst koud en test presentaties vóór gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een relatiedag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vóór de relatiedag en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een relatiedag regelen?: Vraag catering en dieetwensen uiterlijk 3 weken vooraf uit en bevestig de definitieve aantallen 5 tot 7 werkdagen vóór het evenement. Controleer de levering nogmaals 3 werkdagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een relatiedag op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, buffet, techniek en versiering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige test van microfoon, beamer en presentaties.
Wanneer stuur je de route en praktische informatie voor een relatiedag?: Stuur routegegevens en praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf mee met een korte herinnering. Vermeld ook het starttijdstip, de registratieplek en eventuele parkeerinformatie, zodat gasten bij aankomst direct weten waar ze moeten zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.