Cómo organizar un Día de relaciones sin dejar cabos sueltos
Un Día de relaciones funciona mejor cuando separas la preparación administrativa del montaje y de la recepción de invitados. Empieza por fijar fecha y lugar, prepara el programa y controla las inscripciones antes de cerrar comida, bebidas y reservas. Después confirma entregas, ponentes y necesidades técnicas. El día anterior deja listas las acreditaciones, los materiales y las bebidas frías; el mismo día reserva tiempo para probar el proyector, el micrófono y las presentaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar entregas
- 8
Hacer reservas
- 9
Confirmar ponentes
- 10
Enviar los datos de la ruta
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Imprimir la lista de asistencia
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar las bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Preparar los materiales
2 personas
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 21
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Conectar la técnica
2 personas
- 24
Probar presentaciones
2 personas
- 25
Montar aperitivos
3 personas
- 26
Instruir al equipo de recepción
2 personas
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Registrar la asistencia
2 personas
- 29
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Dar la bienvenida
- 32
Coordinar la actividad de networking
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer los aperitivos
2 personas
- 35
Coordinar la presentación
- 36
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 37
Reponer el bufé
2 personas
- 38
Repartir los obsequios de despedida
2 personas
- 39
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger la vajilla
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Inventariar materiales
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 48
Guardar el stock restante
- 49
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portanombrescant. 60
- Globoscant. 80
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las inscripciones al menos 7 días antes. Así puedes recoger las preferencias dietéticas, imprimir la lista de asistencia y preparar las tarjetas de nombre sin trabajar con datos incompletos.
- Define el programa con horas de inicio, pausas y cambios de sala. Confirma a cada ponente entre 3 y 5 días antes y envíale los datos de la ruta para evitar llegadas tarde o consultas durante el registro.
- Haz la compra y confirma las entregas como máximo 2 días antes. Enfría las bebidas la víspera: las neveras portátiles y los termos deben estar preparados antes de montar el bufé y la barra.
- Llega al lugar al menos 3 horas antes de recibir invitados. Monta primero las mesas, sillas y el mostrador de registro; después coloca el bufé, la barra, los aperitivos y la decoración para mantener despejada la entrada.
- Prueba la técnica 90 minutos antes del comienzo, con las presentaciones reales. Comprueba altavoces, micrófono, proyector, pantalla, cables alargadores y regletas; llevarlos al lugar no garantiza que sean compatibles ni que estén bien colocados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de relaciones?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, programa e invitados. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes, y confirma ponentes y entregas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes?
- Confírmalo 7 días antes del evento y vuelve a revisar los cambios 48 horas antes. Ese plazo permite ajustar la compra, el bufé, las tarjetas de nombre y la lista de asistencia.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el lugar?
- Reserva como mínimo 3 horas para abrir la ubicación y montar mesas, sillas, registro, bufé, barra y decoración. Haz la prueba técnica 90 minutos antes de la llegada de los invitados.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un evento?
- Enfría las bebidas la víspera y comprueba el frío unas 2 horas antes de abrir. Si el espacio no tiene suficiente refrigeración, reparte las bebidas entre neveras portátiles y evita llenar los recipientes justo antes del registro.
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