Organiser une Journée des relations sans rien oublier
Une Journée des relations se prépare dans un ordre précis : fixer le lieu et la date, construire le programme, puis gérer les invités et les intervenants. Les inscriptions servent aussi à anticiper les besoins alimentaires, les badges et la liste de présence. La veille, vérifiez les livraisons, les réservations et le matériel technique. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, les tables, le buffet, le bar et les présentations avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Élaborer le programme
2 personnes
- 3
Établir la liste des invités
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer les livraisons
- 8
Faire les réservations
- 9
Confirmer les intervenants
- 10
Envoyer les informations d’itinéraire
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Imprimer la liste de présence
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
3 personnes
- 16
Préparer le matériel
2 personnes
Événement
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables
3 personnes
- 19
Installer les chaises
3 personnes
- 20
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 21
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Brancher la technique
2 personnes
- 24
Tester les présentations
2 personnes
- 25
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
- 26
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
- 27
Accueillir les invités
3 personnes
- 28
Enregistrer la présence
2 personnes
- 29
Distribuer les badges
2 personnes
- 30
Servir le café et le thé
2 personnes
- 31
Assurer le mot de bienvenue
- 32
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 35
Animer la présentation
- 36
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
- 37
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 38
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
- 39
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Faire la vaisselle
3 personnes
- 43
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
- 44
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 45
Retirer la décoration
2 personnes
- 46
Inventorier le matériel
2 personnes
- 47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 48
Ranger le stock restant
- 49
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Supports de badges nominatifsqté 60
- Ballonsqté 80
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Pinces de serviceqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme, puis envoyez les invitations dès que les horaires et les intervenants sont confirmés. Gardez au moins 2 semaines pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
- Centralisez les inscriptions dans une seule liste : nom, présence, régime alimentaire et éventuelles informations pratiques. Imprimez une liste de présence et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture.
- Confirmez les livraisons et les réservations 48 heures à l’avance. Cette vérification évite de découvrir le jour même qu’un buffet, une commande ou un intervenant n’est pas disponible.
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, aménager l’inscription et mettre les boissons au frais. Le buffet et le bar doivent être prêts avant le premier accueil.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et les présentations avant le début. Prenez des rallonges et des multiprises adaptées : une prise indisponible peut retarder toute la séance.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une Journée des relations ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de confirmer les intervenants et de recueillir les besoins alimentaires.
- Quand faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez-les au moins 2 semaines avant la Journée des relations. Fixez une date limite de réponse 5 à 7 jours avant l’événement pour finaliser les badges, la liste de présence et les quantités de nourriture.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Réservez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des invités. Comptez ce temps pour les tables, les chaises, le comptoir d’inscription, le buffet, le bar, la décoration et les tests techniques.
- Quand confirmer les livraisons et les réservations ?
- Faites une première vérification 48 heures avant, puis contrôlez les éléments reçus à l’ouverture du lieu. Cette marge permet encore de corriger une livraison incomplète ou un problème de réservation.
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