Zo organiseer je een relatiebarbecue zonder last-minute stress

Begin een relatiebarbecue met de gastenlijst en werk daarna terug vanaf het gewenste eetmoment. Verzamel meteen dieetwensen, controleer of je locatie en barbecue geschikt zijn en reserveer een partytent op tijd. Zodra het aantal gasten vaststaat, kun je boodschappen, drank, servies en zitplaatsen berekenen. Op de dag zelf draait alles om een droge opstelling, een gecontroleerde barbecue en een aparte plek voor vegetarische opties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie en vergunning controleren
6
Barbecue en tent reserveren
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Vlees en salades voorbereiden
3 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Locatie en toiletten controleren
2 personen
14
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
15
Partytent opbouwen
4 personen
16
Barbecue en gas controleren
2 personen
17
Buffettafels inrichten
2 personen
18
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Verlichting aansluiten
2 personen
21
Bar en drankpunt inrichten
2 personen
22
Salades en brood klaarzetten
3 personen
23
Vegetarische opties apart zetten

Event

24
Grill aansteken
2 personen
25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Barbecueën
3 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dieetmaaltijden uitserveren
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Dessert en fruit serveren
2 personen
34
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

35
Barbecue veilig doven
2 personen
36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies en glazen afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Meubilair opruimen
3 personen
40
Decoratie verwijderen
2 personen
41
Voorraad controleren
42
Barbecue en materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 55
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 5
Koks- en barbecuetangenaantal 6
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de barbecue. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor boodschappen, stoelen, glazen en dieetwensen.
Controleer de locatie uiterlijk 2 weken vooraf op vergunningen, toiletten, stroom en een plan B bij regen. Bouw de partytent niet pas op het moment van ontvangst op: reserveer minstens 2 uur voor opbouw en controle.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de voorraad minimaal 4 uur vooraf. Zet drank, koelboxen en koelelementen bij een apart barpunt, zodat de barbecue niet als uitgiftepunt wordt gebruikt.
Leg vegetarische producten op een aparte serveerschaal en gebruik aparte tangen en een schoon grillgedeelte. Markeer dit vóór het aansteken van de barbecue; achteraf scheiden voorkomt kruiscontact niet meer.
Zet tafels, stoelen, buffettafels, servies, verlichting en afvalbakken minimaal 90 minuten vooraf klaar. Test verlengsnoeren, lichtsnoeren, gasflessen en koffiezetapparaten voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een relatiebarbecue?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Reserveer barbecue, partytent en eventueel extra meubilair uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Plan de boodschappen en definitieve aantallen in de laatste 7 dagen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een relatiebarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en houd ook water en alcoholvrije opties apart beschikbaar.
Wanneer moet je dieetwensen voor een barbecue uitvragen?: Vraag dieetwensen direct mee met de uitnodiging en verwerk ze uiterlijk 7 dagen vooraf in de boodschappenlijst. Controleer de lijst nog één keer wanneer je de definitieve gastenlijst maakt, zodat vegetarische opties en allergieën niet tussen de gewone producten verdwijnen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een relatiebarbecue op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tent, tafels, stoelen, buffettafels, verlichting en het barpunt. Trek daar nog 30 minuten bij op voor het controleren van de barbecue, gasflessen, toiletten, stroom en de laatste weersverwachting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.