Cómo organizar una barbacoa de la asociación
Una barbacoa de asociación se organiza mejor por fases: primero se cierran los asistentes y el lugar, después se reserva el material y se calcula la compra. En los últimos días conviene confirmar dietas, permisos, previsión meteorológica y baños. El día del evento, separa las tareas de montaje, cocina y recepción para que la parrilla no dependa de una sola persona. Este plan reúne 42 tareas y 33 elementos para seguir el orden sin olvidar lo que suele llegar tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Comprobar el lugar y el permiso
- 6
Reservar barbacoa y tienda
- 7
Hacer la lista definitiva de invitados
- 8
Comprobar la lista de la compra
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
2 personas
- 11
Preparar la carne y las ensaladas
3 personas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
- 14
Montar mesas y sillas
3 personas
- 15
Montar la carpa
4 personas
- 16
Comprobar la barbacoa y el gas
2 personas
- 17
Montar mesas de buffet
2 personas
- 18
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Conectar la iluminación
2 personas
- 21
Montar el bar y el punto de bebidas
2 personas
- 22
Preparar ensaladas y pan
3 personas
- 23
Separar las opciones vegetarianas
Evento
- 24
Encender la parrilla
2 personas
- 25
Recibir a los invitados
3 personas
- 26
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 27
Servir aperitivos
2 personas
- 28
Rellenar las bebidas
2 personas
- 29
Hacer barbacoa
3 personas
- 30
Reponer el bufé
2 personas
- 31
Servir comidas especiales
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Servir el postre y la fruta
2 personas
- 34
Anunciar la última ronda
Seguimiento
- 35
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
- 36
Recoger la basura
3 personas
- 37
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 38
Limpiar el lugar
3 personas
- 39
Recoger el mobiliario
3 personas
- 40
Retirar la decoración
2 personas
- 41
Comprobar el inventario
- 42
Devolver la barbacoa y los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas plegablescant. 2
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 70
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 55
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Barbacoacant. 2
- Botellas de gascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 5
- Pinzas para cocina y barbacoacant. 6
- Cuchilloscant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados antes de hacer la compra. Recoge las preferencias dietéticas con antelación y separa las opciones vegetarianas antes de encender la parrilla.
- Confirma el lugar, el permiso, los baños y la previsión meteorológica unos días antes. Si se espera sol o lluvia, comprueba que la carpa plegable y la iluminación se pueden instalar de forma segura.
- No dejes la reserva de la barbacoa, la carpa y las botellas de gas para la última semana. Comprueba el gas y el funcionamiento de la barbacoa antes de que lleguen los invitados.
- Enfría las bebidas con suficiente margen y monta un punto de bebidas independiente de la parrilla. Así quien sirve la comida no tiene que atender continuamente el bar.
- Prepara el montaje por zonas: mesas y sillas, buffet, vajilla, cocina y residuos. Deja listas las pinzas, tablas de cortar, bandejas y cubos de limpieza antes de empezar a preparar la carne y las ensaladas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una barbacoa de asociación?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción de 7 días antes. Así puedes cerrar la lista definitiva, recoger dietas y calcular la compra con tiempo.
- ¿Cuánta bebida necesito para una barbacoa?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por hora, ajustando según la duración y el tiempo. Enfría una parte con antelación y reserva espacio en varias neveras portátiles.
- ¿Cuándo se prepara la carne y la ensalada?
- Prepara la carne y las ensaladas el mismo día, dejando las ensaladas listas antes de encender la parrilla. Mantén los alimentos fríos hasta el momento de servir y separa las opciones vegetarianas desde la preparación.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior revisa la previsión meteorológica, el permiso, los baños, la barbacoa, el gas, las bebidas y la lista de la compra. También conviene confirmar quién monta la carpa, las mesas, el buffet y la iluminación.
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